Gửi hồ sơ bảo hiểm qua bưu điện có dễ không?

Bạn đã biết cách gửi hồ sơ bảo hiểm qua bưu điện đơn giản và chính xác nhất chưa? Đừng để việc làm bảo hiểm xã hội của bạn phải thực hiện quá nhiều lần, làm mất thời gian công sức của mình. Tham khảo ngay bài viết hướng dẫn chi tiết về cách gửi hồ sơ bảo hiểm qua bưu điện của Kế Toán Việt Hưng dưới đây nhé! 

Bảo hiểm xã hội

1. Bảo hiểm xã hội là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội.

Có hai hình thức để tham gia BHXH là BHXH bắt buộc và BHXH tự nguyện:

+ BHXH bắt buộc gồm các chế độ: Ốm, thai sản, TNLĐ, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất.

+ BHXH tự nguyện bao gồm: Hưu trí, tử tuất.

Đối với NLĐ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc sẽ được đơn vị hoặc DN đại diện làm hồ sơ để tham gia BHXH. Đơn vị hoặc DN gửi hồ sơ qua giao dịch điện tử trên các phần mềm HTKK bảo hiểm xã hội. Ngoài ra, có thể gửi hồ sơ bảo hiểm qua bưu điện. Riêng với người tham gia BHXH tự nguyện cần tự đến cơ quan BHXH để nộp hồ sơ hoặc tự mình gửi hồ sơ bảo hiểm qua bưu điện.

Việc gửi hồ sơ bảo hiểm qua bưu điện thuận tiện và phù hợp với người tham gia BHXH tự nguyện và các đơn vị ít nhân lực hạn chế về việc đi lại trong giờ làm. Khi tham gia BHXH tự nguyện, NLĐ sẽ được lựa chọn mức đóng cũng như phương thức đóng BH phù hợp thu nhập của bản thân. Nhà nước luôn có chính sách để hỗ trợ tiền cho người tham gia BHXH tự nguyện, nhằm khuyến khích đông đảo người dân tham gia, đảm bảo về an sinh xã hội.

Hướng dẫn gửi hồ sơ bảo hiểm qua bưu điện

Căn cứ theo Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg, việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC qua dịch vụ bưu chính đã được quy định cụ thể. Khi nộp hồ sơ bảo hiểm qua bưu điện người tham gia cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ trước khi gửi bảo hiểm qua bưu điện

Người tham gia bảo hiểm chuẩn bị hồ sơ BHXH theo quy định. Cần gửi hồ sơ, giấy tờ khác nhau tuỳ vào nghiệp vụ khác nhau. Bước chuẩn bị hồ sơ cần được làm cẩn thận, đầy đủ các giấy tờ cần thiết. Khi đã có đủ bộ hồ sơ theo yêu cầu từ cơ quan bảo hiểm, bạn có thể thực hiện gửi hồ sơ bảo hiểm qua bưu điện nhanh chóng nhất.

Bước 2: Ghi rõ thông tin cần thiết lên ngoài bì thư

Trước khi gửi hồ sơ bảo hiểm qua bưu điện, đơn vị cần ghi rõ thông tin bao gồm:

+ Chi tiết về địa chỉ, tên đơn vị, mã đơn vị lên bì thư và địa chỉ cơ quan BHXH nhận hồ sơ để nhân viên BĐ chuyển về đúng địa chỉ. Bởi Cơ quan BHXH sẽ dựa trên địa chỉ này để chuyển kết quả hồ sơ về cho đơn vị/DN.

+ Loại hồ sơ cần ghi theo mã số của Phiếu giao nhận hồ sơ.

+ Ghi rõ phòng, cơ quan BHXH hoặc tên bộ phận của BHXH quận, huyện.

Bước 3: Gửi hồ sơ BHXH qua bưu điện

Cách gửi hồ sơ bảo hiểm qua bưu điện tại đơn vị:

– Đơn vị truy cập vào wwebsite: http://hosobhxh.hcmpost.vn/

– Nhập mã đơn vị/DN do BHXH cấp, sau đó bấm kiểm tra thông tin.

– Sau khi “kiểm tra thông tin” giao diện mới xuất hiện. Ở đó có hai tùy chọn để nhân viên bưu điện đến nhận hồ sơ bảo hiểm của các bạn:

+ Nếu cùng địa chỉ đã khai báo với cơ quan BHXH): nhập thông tin của người liên hệ là hoàn tất hồ sơ.

+ Nếu khác địa chỉ: nhập chi tiết địa chỉ hồ sơ bảo hiểm và thông tin người liên hệ.

Sau khi hoàn tất các bước trên, bạn thực hiện gửi hồ sơ BH cho nhân viên bưu điện. Thời gian nhận kết quả đã được định sẵn trên Phiếu giao nhận của từng loại hồ sơ và cộng thêm 3 ngày qua bưu điện.

Để kiểm tra hồ sơ của bạn đã đến đúng cơ quan BHXH chưa, sau hai ngày kể từ khi gửi, hãy truy cập vào website của Bưu điện để tra cứu: www.vnpost.vn. Bạn nhập mã bưu gửi (số hiệu ID) và ô định vị bưu gửi, chọn dịch vụ Bưu kiện – Parcel bấm nút Track.

Sau khi hoàn tất thông tin của mã bì thư, người tra cứu sẽ tra cứu được thông tin: Thời gian, Bưu cục đã nhận bì thư; Thời gian bì thư tới Bộ phận một cửa tại cơ quan BHXH.

1 vài lưu ý về hồ sơ chuẩn bị

Hợp đồng lao động:

– HĐLĐ: cần ghi đủ nội dung được ký, đóng dấu đầy đủ 2 bên. Chữ ký trên HĐLĐ phải giống chữ ký của bảng thanh toán lương, sơ yếu lý lịch => Tránh bị Bảo hiểm yêu cầu ký lại.

– HĐLĐ thời vụ: 1 số đơn vị BH yêu cầu phải tính ra chẵn tháng, không được ghi số ngày. Làm giống với hợp đồng đã gửi cho bên phòng LĐTBXH khi “đăng ký sử dụng lao động” => Lập cam kết 23/CK–TNCN hoặc 02/CK–TNCN kẹp cùng HĐLĐ.

– HĐLĐ có thời hạn lớn hơn 3 tháng: Nếu không đóng BH thì thẻ bảo hiểm phải còn giá trị sử dụng.

– HĐLĐ với người đã qua độ tuổi LĐ: Phải bổ sung Sổ bảo hiểm xã hội; quyết định hưu hoặc hưởng mất sức…

Sơ yếu lý lịch tất cả LĐ mà doanh nghiệp sử dụng

Trong công văn BH chỉ yêu cầu “sơ yếu lý lịch”. Tuy nhiên để chắc chắn việc gửi hồ sơ bảo hiểm qua bưu điện không bị trả lại, thì bạn cũng cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ (giấy tờ đều phải được công chứng) gồm:

+ Sơ yếu lý lịch

+ Chứng minh thư hoặc hộ chiếu

+ Giấy khám sức khoẻ

+ Sổ lao động (nếu có)

+ Giấy chứng nhận HKTT hoặc tạm trú

+ Bằng cấp, chứng chỉ liên quan

Những giấy tờ được liệt kê trên đây đều cần thiết cho bộ hồ sơ của bạn. Hãy chuẩn bị thật đầy đủ nhé!

Bảng chấm công, bảng thanh toán lương

Bảng chấm công hoặc bảng thanh toán lương liên quan rất nhiều đến việc đóng bảo hiểm xã hội của người lao động tại doanh nghiệp, đơn vị. Vì thế đây cũng là loại giấy tờ cần chuẩn bị khi thực hiện nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội..

– Thời gian lập 2 bảng này: từ khi NLĐ mà DN đang báo giảm/thanh toán trợ cấp bắt đầu đi làm hoặc từ khi DN bắt đầu hoạt động trong trường hợp đặc biệt đến thời điểm báo giảm.

– Thời gian chấm công và tính lương cần khớp với thời gian ghi trong HĐLĐ. Chữ ký trên bảng thanh toán phải khớp trên HĐLĐ và chứng từ xin việc.

– Bạn cần chuẩn bị thêm cả phiếu chi thanh toán lương nếu thanh toán lương bằng tiền mặt hoặc danh sách thanh toán kèm UNC (nếu DN thanh toán lương qua chuyển khoản).

Đăng ký thang bảng lương

Địa điểm đăng ký thang bảng lương: Tại phòng LĐTBXH quận nơi đăng ký trụ sở kinh doanh của DN

Hồ sơ DN cần chuẩn bị khi kiểm tra BHDN gồm:

1. Biên bản họp quyết định thống nhất thang bảng lương

2. Công văn đề nghị việc đăng ký thang bảng lương

3. Quy chế trả lương

4. Quy định về chức danh công việc trong công ty

5. Quyết định việc ban hành thang bảng lương

6. Thang bảng lương

Đăng ký sử dụng LĐ

Địa điểm: Nộp hồ sơ tại phòng LĐTBXH quận nơi đăng ký trụ sở kinh doanh của DN/đơn vị

Hồ sơ chuẩn bị để đăng ký sử dụng lao động cho doanh nghiệp/đơn vị bao gồm:

1. Công văn khai trình LĐ

2. Danh sách đăng ký SDLĐ (xin tại phòng LĐTBXH quận)

3. HĐLĐ (làm theo mẫu HĐLĐ theo TT 21/2003/TT–BLĐTBXH)

Với hướng dẫn chi tiết trên đây, việc gửi hồ sơ bảo hiểm qua bưu điện sẽ được thực hiện dễ dàng hơn bao giờ hết. Các băn khoăn, thắc mắc liên quan đến các tình huống thực tế trong quá trình làm kế toán cần hỗ trợ, mời bạn để lại bình luận dưới bài viết, chat trực tiếp quan fanpage để được giải đáp sớm nhất nhé. Chúc bạn luôn hoàn thành tốt các công việc được giao và trở thành kế toán viên chuyên nghiệp.