Soạn thảo văn bản hành chính | Đây là một kỹ năng cần thiết cho các bạn khi tham gia vào bất kỳ 1 công việc nào làm nên lợi thế của bạn ở mọi lĩnh vực. Hãy cùng kế toán Việt Hưng tìm hiểu qua bài viết ngay dưới đây nhé.
Soạn thảo văn bản là gì? Là một trong những chức năng chính của người thư ký. Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước. Nó cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý.
Hệ soạn thảo văn bản là gì? Là 1 ứng dụng phần mềm soạn thảo văn bản cho phép thực hiện những thao tác: gõ (nhập) văn bản, sửa đổi, trình bày, lưu trữ và in ấn văn bản.
1. 4 Hình thức văn bản hành chính
Công văn: là giấy tờ giao dịch về công việc của cơ quan đoàn thể, ví dụ như: công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn.
Báo cáo: dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc, ví dụ như: báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị.
Thông báo: báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị bằng văn bản.
Biên bản: bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc để làm chứng về sau. Ví dụ: biên bản hội nghị, biên bản nghiệm thu, biên bản hợp đồng, biên bản bàn giao.
TẢI VỀ Soạn thảo 29 loại Văn bản hành chính đúng chuẩn theo Nghị định 30/2020
2. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức soạn thảo văn bản hành chính
| Ô số | Thành phần thể thức văn bản |
| 1 | Quốc hiệu và Tiêu ngữ |
| 2 | Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản |
| 3 | Số, ký hiệu của văn bản |
| 4 | Địa danh và thời gian ban hành văn bản |
| 5a | Tên loại và trích yếu nội dung văn bản |
| 5b | Trích yếu nội dung công văn |
| 6 | Nội dung văn bản |
| 7a, 7b, 7c | Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền |
| 8 | Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức |
| 9a, 9b | Nơi nhận |
| 10a | Dấu chỉ độ mật |
| 10b | Dấu chỉ mức độ khẩn |
| 11 | Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành |
| 12 | Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành |
| 13 | Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax. |
| 14 | Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử |
2. Mẫu chữ & chi tiết trình bày cách soạn thảo văn bản hành chính
| STT | Thành phần thể thức và chi tiết trình bày | Loại chữ | Cỡ chữ1 | Kiểu chữ | Ví dụ minh hoạ | |||||||||
| Phông chữ Times New Roman | Cỡ chữ | |||||||||||||
| 1 | Quốc hiệu và Tiêu ngữ | |||||||||||||
| – Quốc hiệu | In hoa | 12-13 | Đứng, đậm | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM | 12 | |||||||||
| – Tiêu ngữ | In thường | 13-14 | Đứng, đậm | Độc lập – Tự do – Hạnh phúc | 13 | |||||||||
| – Dòng kẻ bên dưới | ________________________ | |||||||||||||
| 2 | Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản | |||||||||||||
| – Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp | In hoa | 12-13 | Đứng | BỘ NỘI VỤ | 12 | |||||||||
| – Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản | In hoa | 12-13 | Đứng, đậm | CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC | 12 | |||||||||
| – Dòng kẻ bên dưới | _______________ | |||||||||||||
| 3 | Số, ký hiệu của văn bản | In thường | 13 | Đứng | Số: 15/QĐ-BNV; Số: 05/BNV-VP; Số: 12/UBND-VX | 13 | ||||||||
| 4 | Địa danh và thời gian ban hành văn bản | In thường | 13-14 | Nghiêng | Hà Nội, ngày 05 tháng 01 năm 2020 Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 6 năm 2019 | 13 | ||||||||
| 5 | Tên loại và trích yếu nội dung văn bản | |||||||||||||
| a | Đối với văn bản có tên loại | |||||||||||||
| – Tên loại văn bản | In hoa | 13 – 14 | Đứng, đậm | CHỈ THỊ | 14 | |||||||||
| – Trích yếu nội dung | In thường | 13-14 | Đứng, đậm | Về công tác phòng, chống lụt bão | 14 | |||||||||
| – Dòng kẻ bên dưới | __________________ | |||||||||||||
| b | Đối với công văn | |||||||||||||
| Trích yếu nội dung | In thường | 12-13 | Đứng | V/v nâng bậc lương năm 2019 | 12 | |||||||||
| 6 | Nội dung văn bản | In thường | 13-14 | Đứng | Trong công tác chỉ đạo … | 14 | ||||||||
| a | Gồm phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm | |||||||||||||
| – Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương | In thường | 13-14 | Đứng, đậm | Phần 1 | Chương I | 14 | ||||||||
| – Tiêu đề của phần, chương | In hoa | 13-14 | Đứng, đậm | QUY ĐỊNH CHUNG | QUY ĐỊNH CHUNG | 14 | ||||||||
| – Từ “Mục” và số thứ tự | In thường | 13-14 | Đứng, đậm | Mục 1 | 14 | |||||||||
| – Tiêu đề của mục | In hoa | 13-14 | Đứng, đậm | QUẢN LÝ VẢN BẢN | 14 | |||||||||
| – Từ “Tiểu mục” và số thứ tự | In thường | 13-14 | Đứng, đậm | Tiểu mục 1 | 14 | |||||||||
| – Tiêu đề của tiểu mục | In hoa | 13-14 | Đứng, đậm | QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI | 14 | |||||||||
| – Điều | In thường | 13 – 14 | Đứng, đậm | Điều 1. Bản sao văn bản | 14 | |||||||||
| – Khoản | In thường | 13-14 | Đứng | 1. Các hình thức … | 14 | |||||||||
| – Điểm | In thường | 13-14 | Đứng | a) Đối với…. | 14 | |||||||||
| b | Gồm phần, mục, khoản, điểm | |||||||||||||
| – Từ “Phần” và số thứ tự | In thường | 13-14 | Đứng, đậm | Phần 1 | 14 | |||||||||
| – Tiêu đề của phần | In hoa | 13-14 | Đứng, đậm | TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ … | 14 | |||||||||
| – Số thứ tự và tiêu đề của mục | In hoa | 13-14 | Đứng, đậm | I. NHỮNG KẾT QUẢ… | 14 | |||||||||
| – Khoản: | ||||||||||||||
| Trường hợp có tiêu đề | In thường | 13-14 | Đứng, đậm | 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng | 14 | |||||||||
| Trường hợp không có tiêu đề | In thường | 13-14 | Đứng | 1. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày… | 14 | |||||||||
| – Điểm | In thường | 13-14 | Đứng | a) Đối với…. | 14 | |||||||||
| 7 | Chức vụ, họ tên của người có thẩm quyền | |||||||||||||
| – Quyền hạn của người ký | In hoa | 13 – 14 | Đứng, đậm | TM. ỦY BAN NHÂN DÂN | KT. BỘ TRƯỞNG | 14 | ||||||||
| – Chức vụ của người ký | In hoa | 13-14 | Đứng, đậm | CHỦ TỊCH | THỨ TRƯỞNG | 14 | ||||||||
| – Họ tên của người ký | In thường | 13 – 14 | Đứng, đậm | Nguyễn Văn A | Trần Văn B | 14 | ||||||||
| 8 | Nơi nhận | |||||||||||||
| a | Từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản | In thường | 13 -14 | Đứng | 14 | |||||||||
| – Gửi một nơi | Kính gửi: Bộ Nội vụ | 14 | ||||||||||||
| – Gửi nhiều nơi | Kính gửi: – Bộ Nội vụ; – Bộ Kế hoạch và Đầu tư; – Bộ Tài chính. | 14 | ||||||||||||
| b | Từ “Nơi nhận” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản | |||||||||||||
| – Từ “Nơi nhận” | In thường | 12 | Nghiêng, đậm | Nơi nhận: | Nơi nhận: (đối với công văn) | 12 | ||||||||
| – Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản | In thường | 11 | Đứng | – Các bộ, cơ quan ngang bộ,…; – Lưu: VT, TCCB. | – Như trên; – Lưu: VT, NVĐP. | 11 | ||||||||
| 9 | Phụ lục văn bản | |||||||||||||
| – Từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục | In thường | 14 | Đứng, đậm | Phụ lục I | 14 | |||||||||
| – Tiêu đề của phụ lục | In hoa | 13-14 | Đứng, đậm | BẢNG CHỮ VIẾT TẮT | 14 | |||||||||
| 10 | Dấu chi mức độ khẩn | In hoa | 13 – 14 | Đứng, đậm |
| 13 | ||||||||
| 11 | Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành | In thường | 11 | Đứng | PL.(300) | 11 | ||||||||
| 12 | Địa chỈ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax | In thường | 11 – 12 | Đứng | Số:………………………………………………………………………………… ĐT:…………………………….. Fax:………………………………………… E-Mail:…………………………. Website:………………………………….. | 11 | ||||||||
| 13 | Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành | In hoa | 13-14 | Đứng, đậm | XEM XONG TRẢ LẠI | LƯU HÀNH NỘI BỘ | 13 | |||||||
| 14 | Số trang | In thường | 13-14 | Đứng | 2, 7, 13 | 14 | ||||||||
| ———————— 1 Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu cỡ chữ 13, Tiêu ngữ cỡ chữ 14, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 14 hoặc Quốc hiệu cỡ chữ 12, Tiêu ngữ cỡ chữ 13, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 13. | ||||||||||||||
THAM KHẢO: Các Khóa học Online tại Kế toán Việt Hưng
Trên đây là mẫu quy chuẩn dành cho 1 chỉnh thể văn bản hành chính đúng quy định căn cứ theo Nghị định 30/2020 vừa ban hành – mong rằng sẽ hữu ích cho các bạn trong cách soạn thảo văn bản hành chính thông dụng!