Cách Hạch Toán Tỷ Giá Doanh Thu Hàng Xuất Khẩu Mới Nhất

Hàng xuất khẩu luôn là “mảnh đất màu mỡ” mang lại nguồn doanh thu lớn cho doanh nghiệp, nhưng không phải ai cũng nắm rõ cách hạch toán tỷ giá doanh thu hàng xuất khẩu chuẩn xác để tối ưu lợi nhuận. Trong bối cảnh tỷ giá biến động liên tục, chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Trung tâm Kế Toán Việt Hưng sẽ bật mí hướng dẫn mới nhất giúp bạn xử lý dễ dàng, rõ ràng và an toàn cho mọi giao dịch quốc tế.

1. Hóa đơn sử dụng trong xuất khẩu

Áp dụng cho các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân (sau đây gọi chung là người xuất khẩu) thực hiện hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, bao gồm cả doanh nghiệp chế xuất, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và Thông tư 32/2025/TT-BTC.

1.1 Loại hóa đơn sử dụng trong hoạt động xuất khẩu

(1) Hóa đơn thương mại điện tử

Là hóa đơn áp dụng cho người xuất khẩu có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn bằng phương thức điện tử đến CQT.

Yêu cầu:

– Tuân thủ nội dung hóa đơn theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

– Đáp ứng định dạng chuẩn dữ liệu XML của cơ quan thuế theo Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Ký hiệu: Hóa đơn thương mại điện tử có ký hiệu riêng, bao gồm chữ “X” trong mẫu số.

Trường hợp không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu: Người xuất khẩu phải sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử (nếu kê khai theo phương pháp khấu trừ) hoặc hóa đơn bán hàng điện tử (nếu kê khai theo phương pháp trực tiếp).

(2) Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) điện tử

Áp dụng: Dành cho người xuất khẩu kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bao gồm:

– Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

– Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh trên nền tảng số của nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam (nếu tự nguyện đăng ký sử dụng hóa đơn GTGT điện tử).

– Doanh nghiệp chế xuất có hoạt động kinh doanh ngoài hoạt động chế xuất, kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

Thuế suất: Áp dụng thuế suất 0% nếu đáp ứng các điều kiện tại Thông tư 219/2013/TT-BTC

LƯU Ý: Nếu không đáp ứng điều kiện thuế suất 0%, hóa đơn ghi “Không chịu thuế” và áp dụng thuế GTGT 10% theo quy định.

(3) Hóa đơn bán hàng điện tử

Áp dụng: Dành cho người xuất khẩu kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, bao gồm:

– Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan” trên hóa đơn.

– Doanh nghiệp chế xuất có hoạt động kinh doanh ngoài hoạt động chế xuất, kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.

LƯU Ý: Không áp dụng thuế suất 0% trong trường hợp này.

1.2 Thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu

Theo Điểm a Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP):

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu): Thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

Trường hợp đặc thù:

– Khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hoặc nơi làm thủ tục xuất khẩu, sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc hóa đơn điện tử làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường.

– Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, lập hóa đơn điện tử chính thức (hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử) để ghi nhận doanh thu và kê khai thuế.

Kết luận: Theo quy định trên thì khi doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa trực tiếp ra nước ngoài thì sử dụng hóa đơn thương mại để thay thế hóa đơn xuất khẩu

XEM THÊM

Khóa học thực hành kế toán xuất nhập khẩu

Chỉ dẫn phương pháp cách thức tính thuế xuất nhập khẩu

2. Cách xác định doanh thu hàng xuất khẩu

2.1 Thời điểm xác định doanh thu hàng xuất khẩu

Theo khoản 7 Điều 3 Thông tư 119/2014/TT-BTC:

“Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan”

Cập nhật mới từ Nghị định 181/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 1/7/2025): Đối với hàng hóa xuất khẩu, thời điểm tính thuế GTGT được linh hoạt hơn một chút – do người bán tự xác định, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan (theo hướng dẫn tại Thông tư 69/2025/TT-BTC)

Kết luận: Như vậy, theo quy định trên thì Doanh thu xuất khẩu (Ngày hạch toán Có TK 511) là ngày xác định hoàn tất thủ tục hải quan.

LƯU Ý: Nếu có chênh lệch giữa kế toán và thuế (ví dụ: theo Incoterms FOB, doanh thu kế toán có thể ghi nhận khi hàng lên tàu), doanh nghiệp cần điều chỉnh khi kê khai thuế để tránh phạt (phạt chậm nộp thuế lên đến 0,03%/ngày). Từ 1/7/2025, Luật Thuế GTGT mới nhấn mạnh tính tự nguyện nhưng phải đảm bảo tính chính xác, với CQT kiểm tra dựa trên dữ liệu điện tử.

 2.2 Căn cứ để xác định doanh thu xuất khẩu

Căn cứ chính vẫn giống như bạn nêu, nhưng có cập nhật về sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc từ 1/7/2022 (Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Các chứng từ chính bao gồm:

– Hóa đơn thương mại (Invoice): Dùng để xác định giá trị doanh thu. Kể từ năm 2025, hóa đơn này phải khớp với hóa đơn điện tử xuất khẩu.

– Tờ khai hải quan xuất khẩu: Đây là chứng từ quan trọng nhất để tính thuế. Thời điểm tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan (ngày thông quan).

– Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 1/6/2025), thời điểm lập hóa đơn điện tử xuất khẩu là do doanh nghiệp tự xác định, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo sau ngày thông quan.

– Các chứng từ khác như vận đơn, hợp đồng xuất khẩu và chứng từ thanh toán cũng được sử dụng để đối chiếu và xác minh. DN có thể lập hóa đơn chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo sau ngày thông quan.

– Hóa đơn điện tử này phải được gửi qua Cổng thuế điện tử và lưu trữ trong 10 năm.

– Nếu doanh thu bằng ngoại tệ, phải quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh.

VÍ DỤ

3. Hạch toán doanh thu xuất khẩu theo Thông tư 200

Dựa trên Thông tư 200 và các cập nhật kế toán mới nhất tính đến năm 2025, dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán doanh thu hàng xuất khẩu trong 03 trường hợp khách hàng trả tiền sau, trả trước toàn bộ, và trả trước một phần.

3.1 Trường hợp hàng xuất khẩu khi khách hàng trả tiền sau

NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN

– Bút toán 1: Khi hàng được xác định là xuất khẩu (thường tại thời điểm hoàn tất thủ tục hải quan), ghi nhận doanh thu theo tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày xác định xuất khẩu (thường là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp giao dịch).

– Bút toán 2: Khi nhận tiền từ khách hàng nước ngoài, ghi nhận theo tỷ giá thực tế tại ngày nhận tiền. Chênh lệch tỷ giá được hạch toán vào tài khoản 515 (lãi) hoặc 635 (lỗ).

HẠCH TOÁN

a. Khi hàng được xác định là xuất khẩu:

Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng): Giá trị ngoại tệ * Tỷ giá thực tế tại ngày xuất khẩu

Có TK 511 (Doanh thu bán hàng): Giá trị ngoại tệ * Tỷ giá thực tế tại ngày xuất khẩu

b. Khi nhận tiền từ khách hàng:

– Nếu tỷ giá nhận tiền > tỷ giá ghi sổ (lãi tỷ giá):

Nợ TK 112.2 (Tiền gửi ngoại tệ): Giá trị ngoại tệ * Tỷ giá thực tế tại ngày nhận tiền

Có TK 131: Giá trị ngoại tệ * Tỷ giá ghi sổ

Có TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính): Chênh lệch lãi tỷ giá

– Nếu tỷ giá nhận tiền < tỷ giá ghi sổ (lỗ tỷ giá):

Nợ TK 112.2 (Tiền gửi ngoại tệ): Giá trị ngoại tệ * Tỷ giá thực tế tại ngày nhận tiền

Nợ TK 635 (Chi phí tài chính): Chênh lệch lỗ tỷ giá

Có TK 131: Giá trị ngoại tệ * Tỷ giá ghi sổ

VÍ DỤ MINH HOẠ

3.2 Trường hợp hàng xuất khẩu khi khách hàng trả trước toàn bộ tiền hàng

NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN

– Bút toán 1: Khi nhận trước tiền, ghi nhận khoản phải thu khách hàng theo tỷ giá thực tế tại thời điểm nhận tiền.

– Bút toán 2: Khi hàng được xác định là xuất khẩu, ghi nhận doanh thu theo tỷ giá thực tế tại thời điểm nhận trước tiền, không phát sinh chênh lệch tỷ giá.

HẠCH TOÁN

a. Khi nhận trước tiền hàng:

Nợ TK 112.2 (Tiền gửi ngoại tệ): Giá trị ngoại tệ * Tỷ giá thực tế tại ngày nhận tiền

Có TK 131 (Phải thu khách hàng): Giá trị ngoại tệ * Tỷ giá thực tế tại ngày nhận tiền

b. Khi hàng được xác định là xuất khẩu:

Nợ TK 131: Giá trị ngoại tệ * Tỷ giá thực tế tại ngày nhận trước

Có TK 511: Giá trị ngoại tệ * Tỷ giá thực tế tại ngày nhận trước

VÍ DỤ MINH HOẠ

3.3 Trường hợp hàng xuất khẩu khi khách hàng trả trước một phần tiền hàng

NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN

– Bút toán 1: Khi nhận trước một phần tiền, ghi nhận theo tỷ giá thực tế tại thời điểm nhận tiền.

– Bút toán 2: Khi hàng được xác định là xuất khẩu:

• Doanh thu tương ứng số tiền đã nhận trước: Ghi nhận theo tỷ giá thực tế tại thời điểm nhận trước.
• Doanh thu tương ứng số tiền chưa nhận: Ghi nhận theo tỷ giá thực tế tại thời điểm xuất khẩu.

– Bút toán 3: Khi khách hàng trả nốt số tiền còn lại, ghi nhận theo tỷ giá thực tế tại ngày nhận tiền, hạch toán chênh lệch tỷ giá (lãi/lỗ).

HẠCH TOÁN

a. Khi nhận trước một phần tiền hàng:

Nợ TK 112.2: Giá trị ngoại tệ nhận trước * Tỷ giá thực tế tại ngày nhận trước

Có TK 131: Giá trị ngoại tệ nhận trước * Tỷ giá thực tế tại ngày nhận trước

b. Khi hàng được xác định là xuất khẩu:

– Doanh thu tương ứng số tiền đã nhận trước:

Nợ TK 131: Giá trị ngoại tệ nhận trước * Tỷ giá thực tế tại ngày nhận trước

Có TK 511: Giá trị ngoại tệ nhận trước * Tỷ giá thực tế tại ngày nhận trước

– Doanh thu tương ứng số tiền chưa nhận:

Nợ TK 131: Giá trị ngoại tệ chưa nhận * Tỷ giá thực tế tại ngày xuất khẩu

Có TK 511: Giá trị ngoại tệ chưa nhận * Tỷ giá thực tế tại ngày xuất khẩu

c. Khi nhận nốt số tiền còn lại:

– Nếu tỷ giá nhận tiền > tỷ giá ghi sổ (lãi tỷ giá):

Nợ TK 112.2: Giá trị ngoại tệ còn lại * Tỷ giá thực tế tại ngày nhận tiền

Có TK 131: Giá trị ngoại tệ còn lại * Tỷ giá ghi sổ

Có TK 515: Chênh lệch lãi tỷ giá

– Nếu tỷ giá nhận tiền < tỷ giá ghi sổ (lỗ tỷ giá):

Nợ TK 112.2: Giá trị ngoại tệ còn lại * Tỷ giá thực tế tại ngày nhận tiền

Nợ TK 635: Chênh lệch lỗ tỷ giá

Có TK 131: Giá trị ngoại tệ còn lại * Tỷ giá ghi sổ

VÍ DỤ MINH HOẠ

4. Ví dụ thực tế hạch toán doanh thu xuất khẩu theo thông tư 200

→ PHÂN TÍCH: Công ty SANGDONG (Trung Quốc) trả trước một phần tiền hàng (15.000 USD) trước khi Công ty Việt Hưng xuất khẩu. Tổng giá trị lô hàng xuất khẩu là 28.450 USD, nghĩa là phần chưa trả trước là 28.450 – 15.000 = 13.450 USD. Sau đó, khách hàng thanh toán nốt số tiền còn lại.

Trong đó:

– Có khoản trả trước một phần (15.000 USD) trước ngày xuất khẩu.

– Doanh thu xuất khẩu được ghi nhận tại thời điểm hoàn tất thủ tục hải quan (01/06/20xx), với hai phần: phần trả trước (theo tỷ giá tại thời điểm nhận trước) và phần chưa trả (theo tỷ giá tại thời điểm xuất khẩu).

– Khi nhận nốt tiền, phát sinh chênh lệch tỷ giá do tỷ giá tại ngày nhận tiền khác với tỷ giá ghi sổ.

(1) Khi nhận trước một phần tiền hàng (ngày 25/05/20xx):

Nợ TK 112.2 (Tiền gửi ngoại tệ): 15.000 * 22.214 = 333.210.000 VND

Có TK 131 (Phải thu khách hàng): 333.210.000 VND

→ Khoản nhận trước theo tỷ giá thực tế tại ngày 25/05/20xx (22.214 VND/USD).

(2) Khi hàng được xác định là xuất khẩu (ngày 01/06/20xx):

– Phần doanh thu tương ứng với số tiền đã nhận trước (15.000 USD):

Nợ TK 131: 15.000 * 22.214 = 333.210.000 VND

Có TK 511: 333.210.000 VND

– Phần doanh thu tương ứng với số tiền chưa nhận (13.450 USD):

Nợ TK 131: 13.450 * 22.152 = 297.944.400 VND

Có TK 511: 297.944.400 VND

(3) Khi khách hàng trả nốt số tiền còn lại (ngày 15/06/2019):

Tỷ giá ngày nhận tiền (22.200) > tỷ giá ghi sổ (22.152) → Lãi tỷ giá:

Nợ TK 112.2: 13.450 * 22.200 = 298.590.000 VND

Có TK 131: 13.450 * 22.152 = 297.944.400 VND

Có TK 515 (Lãi tỷ giá): 13.450 * (22.200 – 22.152) = 645.600 VND.

Nắm vững hạch toán và tỷ giá xuất khẩu là chìa khóa thành công. Nếu bạn còn băn khoăn về bất kỳ nghiệp vụ nào, đừng ngần ngại để lại bình luận để được hỗ trợ. Hãy tham gia ngay Zalo Page của Kế Toán Việt Hưng để nhận tư vấn 1:1, cùng vô vàn ưu đãi đặc biệt cho các khóa học và dịch vụ kế toán chuyên nghiệp!