4 Cách đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế | Kế toán Việt Hưng

Đăng ký hóa đơn điện tử | Tới đây ngày 01/11/2020 hạn cuối bắt buộc 100% các Doanh nghiệp phải tham gia đăng ký phát hành hoá đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC Bộ Tài chính chính thức ban hành. Cùng Kế toán Việt Hưng tìm hiểu 4 cách thức đăng ký tham gia hoá đơn điện tử với cơ quan thuế kịp thời đúng quy định qua bài viết ngay dưới đây.

Tại Khoản 3 và 4 Điều 26, Thông tư  68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã quy định:

“Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này”

1. Đâu là đối tượng tham gia đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế?

Theo Điều 2 của Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định:

2. Hai trường hợp đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

2.1 Cách đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế CÓ MÃ SỐ

Theo Điều 8 của Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định:

*) Nhóm đối tượng áp dụng HĐĐT có mã

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

– Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

2.2 Cách đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế KHÔNG CÓ MÃ SỐ

Theo Điều 13 của Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định:

*) Nhóm đối tượng áp dụng HĐĐT không có mã 

– Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (trừ trường hợp nêu tại khoản 3 thuộc rủi ro cao về thuế và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

=> Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi các thông báo theo quy định tại Điều 20 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP tới doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã được đăng ký với cơ quan thuế.

Còn Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuộc trường hợp chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 14 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

TẢI VỀ | Mẫu số 01 – TỜ KHAI Đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

TẢI VỀ| Mẫu số 02 – THÔNG BÁO Về việc chấp nhận/không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử

TẢI VỀ | Mẫu số 07 –THÔNG BÁO Về việc hết thời gian sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế/qua ủy thác tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử; không thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

3. Trình tự các bước đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế 3 cách

Trước khi làm bộ hồ sơ DN đơn vị cần liên hệ cán bộ Thuế quản lý để biết xem Chi cục Thuế quản lý nhận hồ sơ qua hình thức nào để chuẩn bị phù hợp

3.1 Cách đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế nộp trực tiếp qua website tổng cục thuế

(1) Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế tại địa chỉ: http://www.gdt.gov.vn/

(2) Điền đầy đủ thông thông tin đăng ký theo Mẫu số 01 phụ lục Nghị định số 119/2018/NĐ-CP như trên

(3) Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP như trên

(4) Hoàn tất nộp hồ sơ đăng ký hoá đơn điện tử cho cơ quan thuế & Bắt đầu sử dụng 

Đây là trách nhiệm của Cơ quan thuế nên DN đăng ký cần đợi họ gửi thông báo về việc chấp nhận hay từ chối việc đăng ký sử dụng hóa đơn có mã của Cơ quan thuế.

Thông báo này của Cơ quan thuế sẽ được gửi đến các tổ chức trong thời hạn 1 ngày làm việc kể từ ngày Cơ quan thuế nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của các tổ chức.

LƯU Ý

– Sau khi đã được chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã, nếu doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử phải huỷ toàn bộ hóa đơn giấy còn tồn đọng (chưa sử dụng) theo quy định.

– Nếu cần thay đổi thông tin đã đăng ký thì dựa theo Mẫu số 1 phía trên và gửi lại Cơ quan thuế.

– Cơ quan thuế sẽ tiến hành rà soát các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử “có mã” của Cơ quan thuế không thu tiền và gửi thông báo Mẫu số 07 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP nếu như thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế thông qua nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP

– Với các trường hợp Cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì nên đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế.

– Cơ quan thuế sẽ tiến hành rà soát các doanh nghiệp và tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử “không có mã” và sẽ thông báo theo Mẫu số 07 nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế theo quy định.

3.2 Cách đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế nộp bằng văn bản giấy

Lập hồ sơ thông báo phát hành hoá đơn điện tử, bao gồm:

• Truy cập trực tiếp trên nền tảng phần mềm hoá đơn điện tử DN sẽ sử dụng như MISA/FPT/E-VOICE…
• Chọn Mẫu hoá đơn điện tử từ phía đơn vị cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử (THAM KHẢO): Giao diện khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử, nhấn Xem mẫu/ Nhấn Ký điện tử để ký số lên mẫu hóa đơn/ Nhấn In để in ra giấy.
• Tạo Bản “Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử” (Phụ lục 1 Thông tư số 32 /2011/TT-BTC): In ra giấy, ký và đóng dấu.
• Tạo Bản “Thông báo phát hành hóa đơn điện tử” (Phụ lục 2 Thông tư số 32 /2011/TT-BTC): Ký và đóng dấu của doanh nghiệp. Giao diện thông báo phát hành hóa đơn, nhấn In/ Chọn Thông báo phát hành hóa đơn điện tử/ Nhấn In để in ra giấy
• Hoàn tất nộp hồ sơ đăng ký hoá đơn điện tử cho cơ quan thuế & bắt đầu sử dụng HĐĐT

VD phần mềm MISA:

TẢI VỀ MẪU TRÊN

LƯU Ý: Đối với một số Chi cục Thuế có yêu cầu cung cấp thêm bản Hóa đơn thể hiện Hóa đơn chuyển đổi thành hóa đơn giấy, kế toán thực hiện như sau:

Nhấn Chuyển đổi Hoá đơn giấy và nhấn Ký điện tử để ký số lên mẫu hóa đơn

Nhấn In để in ra giấy

3.3 Cách đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế nộp bằng văn bản điện tử

Lập hồ sơ thông báo phát hành hoá đơn điện tử, bao gồm:

• Truy cập trực tiếp trên nền tảng phần mềm hoá đơn điện tử DN sẽ sử dụng như MISA/FPT/E-VOICE…
• Chọn Mẫu hoá đơn điện tử từ phía đơn vị cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử (THAM KHẢO): Giao diện khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử, nhấn Xem mẫu/ Nhấn Ký điện tử để ký số lên mẫu hóa đơn/Nhấn Xuất khẩu\Microsoft Word File để xuất ra file word. Đặt tên file không dấu ví dụ “Mau_hoa_don”

VD phần mềm MISA:

•  Tạo Bản “Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử” (Phụ lục 1 Thông tư số 32 /2011/TT-BTC): In ra giấy, ký và đóng dấu. Và scan màu ra file ảnh và insert ảnh vào file word mới. Và Scan màu ra file ảnh và insert ảnh vào file word mới. Đặt tên file không dấu ví dụ “Quyet_dinh_ap_dung_hoa_don_dien_tu”
• Tạo Bản “Thông báo phát hành hóa đơn điện tử”: Do hệ thống thuế chưa có cấu trúc XML cho Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nên cán bộ thuế hướng dẫn lập theo mẫu của “Thông báo phát hành hoá đơn (Dành cho tổ chức kinh doanh tự đặt in, tự in)“ theo Mẫu TB01/AC tại Thông tư số 26/2015/TT-BTC. Nhấn In và chọn Thông báo phát hành hoá đơn (Dành cho tổ chức kinh doanh tự đặt in, tự in), sau đó nhấn Xuất khẩu XML để nộp báo cáo qua mạng hoặc NK vào HTKK

CÁCH 1:

CÁCH 2:

• Hoàn tất nộp hồ sơ đăng ký hoá đơn điện tử cho cơ quan thuế & bắt đầu sử dụng HĐĐT

LƯU Ý: Đối với một số Chi cục Thuế có yêu cầu cung cấp thêm bản Hóa đơn thể hiện Hóa đơn chuyển đổi thành hóa đơn giấy, kế toán thực hiện như sau:

Nhấn Chuyển đổi Hoá đơn giấy và nhấn Ký điện tử để ký số lên mẫu hoá đơn

Nhấn Xuất khẩu\Microsoft Word File để xuất ra file word. Đặt tên file không dấu ví dụ “Mau_hoa_don_chuyen_doi”

Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế cũng làm như trên.

3.4 Cách đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế nộp trên hệ thống iHTKK

(1) Truy cập vào iHTKKcủa Tổng cục thuế tại địa chỉ: http://nhantokhai.gdt.gov.vn/

(2) Trên thanh công cụ trang chủ phía trên chọn “TÀI KHOẢN” chọn chấm đầu tiên “ĐĂNG KÝ TỜ KHAI” để tham gia đăng ký tờ khai Thông báo phát hành hoá đơn (TB01/AC)

(3) Trên thanh công cụ trang chủ phía trên bên trái chọ “NỘP TỜ KHAI” chọn Tờ khai Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) tiến hành Ký điện tử 

(4) Hoàn tất nộp hồ sơ đăng ký hoá đơn điện tử cho cơ quan thuế & Bắt đầu sử dụng 

(5) Nhấn Chọn biểu tượng nộp phụ lục lần lượt cho Mẫu hóa đơn điện tử, Lập Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và Mẫu hóa đơn chuyển đổi thành hóa đơn giấy (nếu có)