Phân bổ chi phí trả trước – phân bổ công cụ dụng cụ là 02 nghiệp vụ quan trọng trong kế toán giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hợp lý theo từng kỳ kế toán. Trung Tâm Kế Toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn cách lập bảng phân bổ chi phí trả trước, bảng phân bổ công cụ dụng cụ trên Excel chi tiết giúp bạn dễ dàng thực hiện và tối ưu quy trình kế toán doanh nghiệp một cách chính xác, khoa học.
1. Phân bổ chi phí trả trước và phân bổ công cụ dụng cụ là gì?
1.1. Phân bổ chi phí trả trước là gì?
Phân bổ chi phí trả trước là quá trình ghi nhận các khoản chi phí đã trả trước nhưng chưa được ghi nhận vào chi phí trong kỳ, mà sẽ được phân bổ dần theo thời gian.
Ví dụ các khoản chi phí trả trước phổ biến:
– Tiền thuê nhà xưởng, văn phòng trả trước cho nhiều tháng/năm.
– Tiền bảo hiểm tài sản, xe ô tô, nhân viên.
– Chi phí nâng cấp tài sản cố định không đủ điều kiện ghi nhận nguyên giá.
1.2. Phân bổ công cụ dụng cụ là gì?
Phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC) là việc ghi nhận giá trị của các công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng dài nhưng không đủ điều kiện để ghi nhận là tài sản cố định (TSCĐ).
Các loại công cụ dụng cụ phổ biến cần phân bổ:
– Dụng cụ văn phòng (bàn, ghế, máy in).
– Dụng cụ sản xuất (khuôn mẫu, máy móc nhỏ).
– Nguyên vật liệu nhập kho nhưng sử dụng dần theo tháng.
1.3 So sánh bảng phân bổ chi phí trả trước và phân bổ công cụ dụng cụ
Trong kế toán doanh nghiệp, bảng phân bổ chi phí trả trước và bảng phân bổ công cụ dụng cụ là hai nghiệp vụ quan trọng giúp kiểm soát và ghi nhận chi phí hợp lý theo thời gian. Tuy nhiên, không ít kế toán viên mới vẫn nhầm lẫn giữa hai khái niệm này. Vậy điểm khác biệt giữa chúng là:
Hiểu rõ sự khác nhau giữa phân bổ chi phí trả trước và phân bổ công cụ dụng cụ giúp kế toán hạch toán chính xác.
2. Khi nào hạch toán chi phí vào TK 153 và TK 242?
Tài khoản sử dụng để phân bổ chi phí trả trước và công cụ dụng cụ theo Thông tư 200 và Thông tư 133:
LOẠI CHI PHÍ | THÔNG TƯ 200 | THÔNG TƯ 133 |
Chi phí trả trước – Bộ phận quản lý | TK 6423 | TK 6422 |
Chi phí trả trước – Bộ phận sản xuất | TK 6273 | TK 154 |
Công cụ dụng cụ – Bộ phận quản lý | TK 242 | TK 242 |
Công cụ dụng cụ – Bộ phận sản xuất | TK 6273 | TK 154 |
2.1 Hạch toán vào TK 153 – Công cụ dụng cụ
– Nếu nguyên vật liệu hoặc công cụ dụng cụ mua về nhập kho để sử dụng dần cho sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp ghi nhận vào TK 153.
– Khi xuất dùng, sẽ phân bổ một phần chi phí từ TK 153 vào chi phí hoạt động theo thời gian sử dụng thực tế.
2.2 Hạch toán vào TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn
– Nếu công cụ dụng cụ được sử dụng ngay hoặc doanh nghiệp trả trước một khoản chi phí lớn có thời gian sử dụng trên 12 tháng, khoản này sẽ được ghi nhận vào TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn.
– Hàng tháng sẽ phân bổ dần chi phí này vào từng kỳ kế toán.
3. Cách lập bảng phân bổ công cụ dụng cụ và chi phí trả trước trên Excel
Công thức Excel tự động tính toán:
[1] Giá trị phân bổ mỗi tháng = Nguyên giá / Số kỳ phân bổ
→ Tính số tiền cần phân bổ mỗi tháng để đảm bảo chi phí được trải đều.
[2] Giá trị phân bổ lũy kế = Giá trị phân bổ/tháng * Số tháng đã phân bổ
→ Giúp theo dõi tổng số tiền đã phân bổ từ thời điểm bắt đầu đến hiện tại.
[3] Số tháng còn lại = Số kỳ phân bổ – Số tháng đã phân bổ
→ Xác định thời gian còn lại để phân bổ hết giá trị công cụ dụng cụ hoặc chi phí trả trước.
[4] Giá trị còn lại chưa phân bổ = Nguyên giá – Giá trị phân bổ lũy kế
→ Dùng để kiểm soát số tiền chưa được ghi nhận vào chi phí trong kỳ.
[5] Công thức kiểm tra dữ liệu hợp lệ (Tránh lỗi số dư bị lệch) = IF(Giá trị còn lại < 0, “Lỗi phân bổ”, Giá trị còn lại)
→ Nếu giá trị còn lại bị âm, có thể do lỗi nhập sai số kỳ hoặc số tháng đã phân bổ.
[6] Tổng cộng chi phí đã phân bổ đến hiện tại = SUMIF(Danh sách mã CCDC, Mã CCDC hiện tại, Cột Giá trị phân bổ)
→ Tính tổng số tiền đã phân bổ cho từng công cụ dụng cụ theo mã số riêng biệt.
[7] Xác định kỳ cuối cùng cần phân bổ = Ngày bắt đầu phân bổ + (Số kỳ phân bổ * 30)
→ Dự đoán chính xác ngày cuối cùng mà công cụ dụng cụ/chi phí trả trước sẽ được ghi nhận hết vào chi phí.
[8] Làm tròn giá trị phân bổ hàng tháng để tránh sai số lẻ = ROUND( Nguyên giá / Số kỳ phân bổ, 0)
→ Giúp đảm bảo tổng số tiền phân bổ đúng với nguyên giá, tránh sai số làm lệch số liệu.
3.1. Bảng phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC) Excel
3.2 Bảng phân bổ chi phí trả trước Excel
Mẫu bảng phân bổ chi phí trả trước Excel (TẢI VỀ)
XEM THÊM
Hướng Dẫn Kế Toán Hạch Toán Và Phân Bổ Chi Phí Mua Hàng
Chọn Công Cụ Dụng Cụ Là Gì? Cách Phân Bổ Công Cụ Dụng Cụ Như Thế Nào?
4. Các câu hỏi thường gặp liên đến phân bổ chi phí trả trước, phân bổ CCDC
[?] Khi nào cần lập bảng phân bổ CCDC và bảng phân bổ chi phí trả trước?
✅ TRẢ LỜI:
– Khi doanh nghiệp có CCDC không đủ điều kiện ghi nhận tài sản cố định nhưng cần theo dõi và phân bổ chi phí theo thời gian sử dụng.
– Khi có khoản chi phí trả trước như thuê văn phòng, bảo hiểm tài sản, sửa chữa lớn… cần phân bổ dần vào chi phí từng kỳ để phản ánh đúng lợi nhuận.
[?] Công cụ dụng cụ có bắt buộc phải phân bổ không?
✅ TRẢ LỜI:
Có. Nếu công cụ dụng cụ có giá trị lớn và thời gian sử dụng dài, kế toán phải phân bổ theo kỳ để đảm bảo chi phí được ghi nhận hợp lý.
[?] Nếu quên phân bổ chi phí trả trước hoặc công cụ dụng cụ, phải xử lý thế nào?
✅ TRẢ LỜI:
– Nếu chưa nộp báo cáo tài chính, kế toán điều chỉnh lại bảng phân bổ và hạch toán bổ sung.
– Nếu đã nộp báo cáo, có thể lập bút toán điều chỉnh vào kỳ kế toán tiếp theo.
[?] CCDC tháng đầu phân bổ theo ngày xuất do không tròn tháng vậy từ tháng thứ 2 tính như thế nào?
✅ TRẢ LỜI:
Từ tháng thứ 2 trở đi, bạn phân bổ theo số tiền cố định mỗi tháng bằng công thức:
Giá trị phân bổ tháng = Nguyên giá / Số kỳ phân bổ
[?] Nếu CQT kiểm tra.bên công ty bị phạt lỗi không phân bổ Công cụ dụng cụ <30.000.000 mà đưa vào chi phí luôn , phạt chậm nộp thuế thì mức phạt khoảng bao nhiêu?
✅ TRẢ LỜI:
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, việc doanh nghiệp không phân bổ công cụ dụng cụ có giá trị dưới 30.000.000 đồng mà hạch toán toàn bộ vào chi phí ngay, dẫn đến kê khai sai chi phí và nộp thiếu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), sẽ bị xử phạt như sau:
– Phạt kê khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp:
Phạt 20% số tiền thuế khai thiếu (theo Khoản 1, Điều 16, Nghị định 125/2020/NĐ-CP)
– Phạt chậm nộp thuế:
Mức phạt: 0,03%/ngày tính trên số tiền thuế chậm nộp (theo Điều 59, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14)
[?] Bên mình có công cụ dụng cụ cần phân bổ từ thời gian tháng 05/2023 đến tháng 05/2024 thời gian là 12 tháng thì nên dùng TK 142 hay 242,?
✅ TRẢ LỜI:
– Nếu thời gian phân bổ là 12 tháng (từ 05/2023 đến 05/2024), DN nên hạch toán vào TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn, vì TK 142 áp dụng cho các khoản chi phí phân bổ dưới 12 tháng.
– Nếu thời gian phân bổ trên 12 tháng, mới sử dụng TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn.
[?] Công ty R thuê cộng tác viên về để thiết kế website cho công ty, bên công ty R trả 18,000,000₫(số tiền không bao gồm thuế TNCN, bên công ty R sẽ đóng thuế TNCN cho CTV). Vậy lúc mà phân bổ chi phí trả trước cho website công ty thì nguyên giá của website sẽ là số tiền không bao gồm thuế TNCN (18tr) mà cty R trả cho bạn đó đúng không?
✅ TRẢ LỜI:
Đúng. Nguyên giá của website sẽ là 18.000.000₫ (không bao gồm thuế TNCN), vì thuế TNCN do công ty nộp thay không được tính vào nguyên giá tài sản.
[?] Chi phí trích trước được phân bổ trong bao lâu?
✅ TRẢ LỜI:
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn đã bị loại bỏ.
Hiện nay, kế toán chỉ sử dụng TK 242 – Chi phí trả trước để hạch toán cả chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn, sau đó phân bổ dần theo thời gian phù hợp.
Lưu ý: Khi lập báo cáo tài chính, kế toán cần phân loại rõ chi phí trả trước theo kỳ hạn:
– Nếu thời gian phân bổ dưới 12 tháng → Ghi vào Tài sản ngắn hạn.
– Nếu thời gian phân bổ trên 12 tháng → Ghi vào Tài sản dài hạn.
[?] Trường hợp CCDC khấu hao giá trị còn lại chỉ còn 50.000 đồng thì có phân bổ tiếp nữa không?
✅ TRẢ LỜI:
Không cần phân bổ tiếp. Khi giá trị còn lại của công cụ dụng cụ quá nhỏ (chỉ còn 50.000 đồng), doanh nghiệp có thể hạch toán toàn bộ vào chi phí trong kỳ để đơn giản hóa việc theo dõi.
Việc lập bảng phân bổ công cụ dụng cụ và bảng phân bổ chi phí trả trước Excel giúp kế toán quản lý chi phí chính xác, tối ưu báo cáo tài chính. Nếu bạn gặp khó khăn trong bất kỳ nghiệp vụ kế toán nào, đừng ngần ngại tham gia ngay Zalo Kế Toán Việt Hưng (Quét Mã QR) để nhận hỗ trợ 1:1 miễn phí và cập nhật ưu đãi đặc biệt cho các khóa học kế toán tổng hợp – thuế và dịch vụ kế toán đa lĩnh vực!