Hiện nay, làm công việc của kế toán bán hàng tại các siêu thị là lựa chọn của rất nhiều sinh viên mới ra trường, chưa có nhiều kinh nghiệm. Dưới đây, kế toán Việt Hưng sẽ mô tả chi tiết công việc của kế toán bán hàng tại siêu thị cho các bạn nắm được nhé.
1. Thực tế công việc của kế toán bán hàng tại siêu thị
Nghiệp vụ kế toán tại siêu thị – Nhập liệu sản phẩm, hàng hóa
Công việc của kế toán bán hàng trong siêu thị thì đây là công việc bắt buộc và cần có sự hỗ trợ của cả quản lý, chủ cửa hàng tham gia cùng. Việc nắm chắc những thông tin về giá thành sản phẩm, nguồn vốn, những nhu cầu mua sắm, dự đoán sức tiêu thụ, xác định sức chứa của kho hàng, quá trình bảo quản sản phẩm… đều dùng làm căn cứ nhập hàng.
Kiểm kê sản phẩm hàng hóa
Sau khi nhập liệu sản phẩm về kế toán cần kiểm kê lại và phân loại các sản phẩm riêng biệt. Kiểm kê đánh giá lại chất lượng, số lượng của từng sản phẩm. Kế toán chịu trách nhiệm báo cáo với quản lý khi có sự thiếu hụt, sự hỏng hóc của sản phẩm…
Giám sát quá trình bảo quản sản phẩm, hàng hóa
Sau khi hoàn toàn quá trình kiểm kê, nhập liệu thì sản phẩm phải được đưa về những kho chứa để bảo quản lưu trữ. Quá trình này cần sự cẩn trọng vô cùng bởi chỉ cần có sai sót trong khâu bảo quản hàng hóa có thể dễ dàng bị hư hỏng.
Thực hiện bàn giao hàng hóa, chứng từ
Khi kế toán kết thúc ca làm việc, kết thúc ngày làm việc cần có sự tổng kết lại công việc trong ngày, các sản phẩm đã bán ra, sản phẩm còn lại trong quầy… Các số liệu này yêu cầu phải khớp về hóa đơn chứng từ với các bộ phận khác, với người quản ca tiếp theo…
Kiểm kê định kỳ hàng tồn kho
Công việc của kế toán bán hàng không thể thiếu kiểm kê hàng tồn định kỳ. Kế toán bán hàng cùng các bộ phận khác trong siêu thị cần thường xuyên kiểm tra lại số lượng hàng đã bán, hàng tồn kho để làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh, căn cứ để nhập các lô hàng tiếp theo…
2. Nghiệp vụ kế toán tại siêu thị cần lưu ý
– Công việc của kế toán bán hàng tại siêu thị phải luôn luôn kiểm tra, cập nhật nghiệp vụ mua bán hàng hóa phát sinh. Cần kiểm soát để tránh tình trạng khi nhập liệu bị thừa hoặc thiếu gây nên những tổn thất không đáng có.
– Lưu trữ và sắp xếp hóa đơn, chứng từ cẩn thận, khoa học, tránh trường hợp mất hóa đơn GTGT sẽ rất khó xử lý
– Chú ý khi làm báo giá cho khách hàng, phải xem xét kỹ xem khách hàng có thuộc diện ưu tiên nào của công ty, doanh nghiệp hay không. Làm báo giá nhanh chóng, kịp thời theo yêu cầu của khách hàng.
– Trong việc quản lý thông tin của khách hàng cũng như các loại sổ sách, chứng từ, hóa đơn liên quan phải hoàn toàn chính xác và đầy đủ.
– Các khoản tạm ứng nội bộ phải theo dõi chi tiết, cụ thể, tránh thiếu sót, gây tăng chi phí cho doanh nghiệp.
3. Cơ cấu bộ máy tổ chức bộ máy kế toán siêu thị cơ bản tại Doanh nghiệp
Chức năng – Nhiệm vụ của từng vị trí (công việc của kế toán bán hàng)
(1) THỦ QUỸ
- Nhận tiền từ thu ngân
- Hàng ngày, kiểm tra đối chiếu quỹ tiễn mặt giữa phần mềm bán hàng với tiền mặt nhận được từ nhân viên thu ngân
- Cân đối quỹ tiền mặt để từ đó thực hiện nghiêm túc quy định về lượng tiền mặt được để lại tại két của đơn vị
- Chuẩn bị tiền lẻ (số tiền theo quy định), giao tiền lẻ cho nhân viên thu ngân
- Thu, chi tiền mặt khi có chứng từ thanh toán
- Theo dõi bảng lương và thanh toán lương hàng tháng
- Quản lý, lưu giữ chứng từ thu chi trong tháng
(2) KẾ TOÁN CÔNG NỢ
- Nhận chứng từ của kho: Kiểm tra phiếu nhập kho, phiếu xuất kho hoặc hóa đơn VAT (nếu có), từ đó làm thanh toán cho NCC
- Chuyển các chứng từ thanh toán đã ký trình lãnh đạo ký duyệt
- Theo dõi, cập nhật thường xuyên chính sách giá, tình trạng công nợ, đối chiếu công nợ các bên
- Kiểm tra sửa giá, nhập liệu khi có yêu cầu từ kinh doanh
- Lập báo cáo công nợ theo yêu cầu của Trưởng bộ phận và Giám đốc
- Hỗ trợ công việc các phòng ban, khi có yêu cầu của Trưởng bộ phận
(3) KẾ TOÁN THANH TOÁN
- Làm bảng chấm công và chấm công cho cán bộ nhân viên trong đơn vị
- Viết hóa đơn tài chính
- Theo dõi công nợ của khách hàng để từ đó đôn đốc việc thu hồi công nợ của khách hàng
- Nhận và kiểm tra chứng từ, từ các phòng ban để làm cơ sở thanh toán
- Kiểm tra, phân loại chứng từ hoá đơn hợp lý, hợp lệ theo quy định
- Lập phiếu thu, chi, UNC, hạch toán theo chứng từ có đầy đủ ký duyệt theo quy định
- Chuyển chứng từ thu, chi sang cho TBRP kiểm tra và ký
- Hỗ trợ công việc các phòng ban khi có yêu cầu của Trưởng bộ phận
(4) KẾ TOÁN KHO
- Lập liệu hàng hóa theo đúng mẫu hoặc yêu cầu sửa giá nhập liệu đã được phê duyệt
- Nhận hàng từ nhà cung cấp theo đúng số lượng, chủng loại (Đơn đặt hàng làm căn cứ để đối chiếu) trên hóa đơn đỏ, phiếu xuất kho hoặc phiêu giao hàng
- Nhập kho, bàn giao hàng hoá cho nhân viên bán hàng
- Chuyển chứng từ, phiếu nhập kho cho bộ phận liên quan
- Kế toán TSCĐ
(5) KẾ TOÁN TRƯỞNG (KẾ TOÁN TỔNG HỢP)
- Chịu trách nhiệm quản lý, phân công công việc phòng kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của đơn vị
- Kiểm tra ký duyệt các chứng từ thanh toán
- Tổng hợp cân đối hàng thừa thiếu hàng tháng, từ đó quy trách nhiệm cho từng bộ phận, cá nhân.
- Làm bảng thanh toán tiền lương
- Lập và nộp các báo cáo mà cơ quan thuế yếu cầu
- Lập báo cáo bài chính hàng quý, năm
- Bảo quản, lưu trữ chứng từ, hoá đơn
- Báo cáo trực tiếp cho Ban giám đốc về công việc của phòng
- Hỗ trợ công việc các phòng ban khi có yêu cầu từ Ban giám đốc
Trên đây là thực tế công việc của kế toán bán hàng tại siêu thị mà bạn cần lưu ý. Nếu có câu hỏi hãy liên hệ với kế toán Việt Hưng để được tư vấn và hỗ trợ nhé. Chúc các bạn thành công!