Chi phí trả trước là một khoản chi phí đã phát sinh mà công ty phải bỏ ra để mua một CCDC hay một số tài sản khác có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ của doanh nghiệp.
1. Khái niệm chi phí trả trước
Chi phí trả trước là một khoản chi phí đã phát sinh; mà công ty phải bỏ ra để mua một CCDC hay một số tài sản khác; có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ của công ty; nhưng chưa được tính hết vào chi phí sản xuất hay kinh doanh của doanh nghiệp. Dựa theo thời gian sử dụng thì chi phí được chia ra làm hai loại chính; là chi phí trả trước ngắn hạn và chi phí trả trước dài hạn.
2. Chi phí trả trước ngắn hạn – TK 142.
Chi phí trả trước ngắn hạn là những khoản chi phí thực tế đã phát sinh; nhưng có liên quan tới hoạt động sản xuất; kinh doanh của nhiều kỳ hạch toán trong một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh; nên chưa thể tính hết vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phát sinh; mà được tính vào hai hay nhiều kỳ kế toán tiếp theo. Một số nghiệp vụ liên quan đến chi phí trả trước như sau.
– Chi phí trả trước về thuê cửa hàng, nhà xưởng, nhà kho, văn phòng; cho một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh.
– Chi phí trả trước về thuê dịch vụ cung cấp cho hoạt động kinh doanh của một năm tài chính; hoặc một chu kỳ kinh doanh.
– Chi phí mua các loại bảo hiểm (Bảo hiểm cháy, nổ; bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải; bảo hiểm thân xe…) và các loại lệ phí mua và trả một lần trong năm.
– Công cụ dụng cụ thuộc tài sản lưu động xuất dùng một lần với giá trị lớn và công cụ; dụng cụ có thời gian sử dụng dưới một năm.
Tham khảo bài viết: Cách lập bảng phân bổ chi phí trả trước trên Excel
– Giá trị bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê với kỳ hạn tối đa là một năm tài chính; hoặc một chu kỳ kinh doanh.
– Chi phí mua các tài liệu kỹ thuật và các khoản chi phí trả trước ngắn hạn khác; được tính phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong một năm tài chính; hoặc một chu kỳ kinh doanh.
Các chi phí ngắn hạn khác
– Chi phí trong thời gian ngừng việc (Không lường trước được).
– Chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần quá lớn cần phải phân bổ cho nhiều kỳ kế toán (tháng, quý) trong năm tài chính; hoặc một chu kỳ kinh doanh.
– Chi phí trả trước ngắn hạn khác (như lãi tiền vay trả trước, lãi mua hàng trả chậm, trả góp…).
* Lưu ý: Trong quá trình hạch toán có một số nghiệp vụ liên quan đến chi phí trả trước; nhưng do giá trị nhỏ thuộc loại phân bổ 1 lần hay thuộc loại phân bổ 2 lần; thì chúng ta cần phải xác định rõ trước khi hạch toán.
3. Chi phí trả trước dài hạn – TK 242.
Chi phí trả trước dài hạn là một khoản chi phí mà công ty đã bỏ ra để mua một tài sản sử dụng trong công ty; và có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty; trong nhiều niên độ kế toán (2 năm tài chính) trở lên; nhưng chưa được tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh; mà phải phân bổ dần vào các kỳ kế toán tiếp theo.
Chi phí trả trước dài hạn gồm có.
– Chi phí trả trước về thuê hoạt động tài sản cố định (Quyền sử dụng đất; nhà xưởng; kho tàng; văn phòng làm việc; cửa hàng và TSCĐ khác) phục vụ cho sản xuất kinh doanh nhiều năm tài chính. Trường hợp trả trước tiền thuê đất có thời hạn nhiều năm; và được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì số tiền trả trước về thuê đất có thời hạn; không được hạch toán vào Tài khoản 242 mà hạch toán vào Tài khoản 213.
– Tiền thuê cơ sở hạ tầng đã trả trước cho nhiều năm và phục cho kinh doanh nhiều kỳ; nhưng không được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng.
– Chi phí trả trước phục vụ cho hoạt động kinh doanh của nhiều năm tài chính.
– Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo; quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động; được phân bổ tối đa không quá 3 năm.
– Chi phí nghiên cứu có giá trị lớn được phép phân bổ cho nhiều năm.
– Chi phí cho giai đoạn triển khai không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ vô hình.
– Chi phí đào tạo cán bộ quản lý và công nhân kỹ thuật.
– Chi phí di chuyển địa điểm kinh doanh; hoặc tổ chức lại doanh nghiệp phát sinh lớn được phân bổ cho nhiều năm. Nếu chưa lập dự phòng cơ cấu doanh nghiệp.
– Chi phí mua các loại bảo hiểm (bảo hiểm cháy, nổ; bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ Phương tiện vận tải; bảo hiểm thân xe, bảo hiểm tài sản…); và các loại lệ phí mà doanh nghiệp mua và trả một lần cho nhiều năm tài chính.
– Công cụ, dụng cụ xuất dùng một lần với giá trị lớn và bản thân công cụ; dụng cụ tham gia vào hoạt động kinh doanh trên một năm tài chính; phải phân bổ dần vào các đối tượng chịu chi phí trong nhiều năm.
Các chi phí dài hạn khác
– Chi phí đi vay trả trước dài hạn như lãi tiền vay trả trước; hoặc trả trước lãi trái phiếu ngay khi phát hành.
– Lãi mua hàng trả chậm, trả góp.
– Chi phí phát hành trái phiếu có giá trị lớn phải phân bổ dần.
– Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, phải phân bổ nhiều năm.
– Số kết chuyển chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh và chênh lệch tỷ giá hối đoái; do đánh giá lại của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (Trường hợp lỗ tỷ giá); của hoạt động đầu tư XDCB (Giai đoạn trước hoạt động) khi hoàn thành đầu tư.
– Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại và thuê tài chính.
– Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê hoạt động.
– Chi phí liên quan đến BĐS đầu tư sau khi ghi nhận ban đầu; không thoả mãn điều kiện ghi tăng nguyên giá BĐS đầu tư nhưng có giá trị lớn phải phân bổ dần.
– Trường hợp hợp nhất kinh doanh không dẫn đến quan hệ công ty mẹ – công ty con có phát sinh lợi thế thương mại; hoặc khi cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước có phát sinh lợi thế kinh doanh.
– Các khoản khác.
Việc hạch toán và phân bổ chi phí trả trước dài hạn cần phải căn cứ vào một số tính chất, giá trị và thời hạn sử dụng của tài sản đó.