Để khắc phục những hạn chế của việc sử dụng hóa đơn giấy. Ngày 12/09/2018 Chính phủ đã ban hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/11/2018. Vậy khi nào thì hóa đơn điện tử được xác định là hợp pháp? Không hợp pháp?
1. Cách xác định Hóa đơn điện tử hợp pháp
Hóa đơn điện tử là “hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức; cá nhân bán hàng hóa; cung cấp dịch vụ lập; ghi nhận thông tin bán hàng hóa; cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại nghị định 119/2018/NĐ-CP; bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền; có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế” (Theo khoản 2 điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP)
Theo khoản 1 điều 9 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử hợp pháp khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:
1. Hóa đơn điện tử đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin
2. Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế; đảm bảo nguyên tắc sau:
- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
- Không bắt buộc có chữ ký số
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế”
3. Đảm bảo đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử (theo điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP)
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế)
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hàng hóa giá trị gia tăng
- Tổng số tiền thanh toán;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có)
4. Thời điểm lập hóa đơn điện tử (Theo điều 7 nghị định 119/2018/NĐ-CP)
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền
- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng
5. Đúng định dạng chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (theo điều 9 nghị định 119/2018/NĐ-CP)
Xem thêm:
Sử dụng hoá đơn điện tử từ ngày 01/07/2018
Những điểm mới trong quy định về hóa đơn điện tử theo nghị định 119/2018/NĐ-CP
2. Cách xác định hóa đơn điện tử không hợp pháp
Căn cứ theo khoản 2 điều 9 nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử không hợp pháp khi thuộc một trong các trường hợp sau đây:
- Không đáp ứng được các điều kiện về hóa đơn điện tử hợp pháp (như đã nêu tại mục 1)
- Sử dụng hóa đơn điện tử khi không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử khi chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế cho người mua sau khi có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
- Việc lập khống hóa đơn điện tử; dùng hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; lập hóa đơn điện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn thực tế phát sinh; dùng hóa đơn điện tử quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông