Thực trạng kế toán bán hàng tại doanh nghiệp thương mại

Kế toán bán hàng và kết quả bán hàng giữ vai trò hết sức quan trọng, là phần hành kế toán chủ yếu trong công tác kế toán của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tăng nhanh khả năng thu hồi vốn, cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác phục vụ việc quản lí và ra quyết định tổ chức quá trình kinh doanh tiếp theo. Bài viết dưới đây của kế toán Việt Hưng sẽ phân tích thực trạng kế toán bán hàng tại doanh nghiệp thương mại.

File tài liệu thực trạng kế toán bán hàng DN thương mại: TẢI VỀ

1. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán bán hàng 

a. Vai trò 

Kế toán bán hàng và kết quả bán hàng có mục đích thu thập, xử lý, cung cấp các thông tin cần thiết liên quan đến hoạt động bán hàng như doanh thu, chi phí và kết quả bán hàng cho các đối tượng sử dụng thông tin để ra các quyết định phù hợp.

Đối với các doanh nghiệp, thông qua các thông tin về quá trình bán hàng và kết quả bán hàng do kế toán cung cấp, các nhà quản lý doanh nghiệp có thể đánh giá được tình hình thực hiện kế hoạch, được hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời các thông tin này sẽ giúp cho các nhà quản lý có thể nhận ra những điểm yếu, những sai sót trong hoạt động của doanh nghiệp từ đó có thể đề ra những biện pháp phù hợp để khắc phục nhằm đề ra kế hoạch, phương hướng và chiến lược kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp.

b. Nhiệm vụ 

– Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp, đồng thời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu khách hàng.

– Phản ánh, tính toán chính xác kết quả của hoạt động bán hàng. Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kết quả bán hàng và tình hình thực hiện kết quả bán hàng và tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước.

– Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng và kết quả bán hàng phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kì phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng phục vụ cho công tác quản lí doanh nghiệp.

2. Thực trạng kế toán bán hàng tại doanh nghiệp thương mại

Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu thực trạng kế toán bán hàng tại DN thương mại sản xuất bóng đèn tròn 

2.1 Quy trình luân chuyển hàng hoá

Với đặc điểm của một doanh nghiệp thương mại, công việc kinh doanh là mua vào, bán ra nên công tác tổ chức kinh doanh là tổ chức quy trình luân chuyển hàng hoá chứ không phải là quy trình công nghệ sản xuất .Công ty áp dụng đồng thời cả hai phương thức kinh doanh mua bán qua kho và mua bán không qua kho.Quy trình luân chuyển hàng hoá của công ty được thực hiện qua sơ đồ sau:

Phòng kế toán: Tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính, đề xuất lên giám đốc các phương án tổ chức kế toán ,đồng thời thông tin cho ban lãnh đạo những hoạt động tài chính, những thông tin cần thiết để kịp thời điều chỉnh quá trình hoạt động kinh doanh trong công ty.

2.2  Hình thức kế toán 

Hình thức kế toán mà chi nhánh DN áp dụng là hình thức Nhật Ký – Chứng từ

• Kết hợp trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế cùng loại phát sinh ở đơn vị vào sổ kế toán tổng hợp riêng là sổ Nhật Ký -Chứng từ.
• Có thể kết hợp được một phần kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp ngay trong các Nhật ký – Chứng từ
• Cuối tháng không cần lập bảng cân đối tài khoản vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán tổng hợp ngay ở dòng số cộng cuối tháng ở các trang Nhật Ký – Chứng Từ

2.3  Chứng từ và tài khoản sử dụng 

Trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, kế toán chi nhánh công ty Điện Quang sử dụng các chứng từ kế toán sau:

Chứng từ sử dụng

+ Hoá đơn GTGT_mẫu số 01/GTGT_3LL

+ Phiếu xuất kho_mẫu số 02_VT

+ Phiếu thu mẫu số 01 _VT

+ Uỷ nhiệm thu ,uỷ nhiệm chi

Tài khoản kế toán sử dụng Xuất phát từ việc công ty vận dụng hệ thống tài khoản ban hành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ có sửa đổi bổ xung theo quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính nên trong hoạch toán bán hàng kế toán của công ty sử dụng một số TK như:

TK 511: “Doanh thu bán hàng”

TK521: “Các khoản giảm trừ “ .

TK này được chi tiết thành

TK5211 “Chiết khấu thương mại”

TK 5212 “Hàng bán bị trả lại”

TK 5213 “Giảm giá hàng bán”

TK 632 “Giá vốn hàng bán

Và các TK khác như TK 111,112,131,3331

2.4 Các phương thức bán hàng

Theo 2 phương thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ.

Phương thức bán buôn hàng hoá: Trong phương thức này,chi nhánh phân công bộ phận bán hàng riêng,bộ phận thu tiền riêng.Khách hàng sau khi xem xong hàng hoá ,đồng ý mua thì người bán viết hoá đơn bán lẻ giao cho khách hàng,khách hàng đem hàng hoá đến bộ phận thu tiền để thanh toán.Sau khi thanh toán xong,khách hàng cầm hoá đơn đến chỗ giao hàng để nhận hàng.

2.5 Các phương thức thanh toán tiền hàng

Hiện nay, chi nhánh Điện Quang áp dụng 2 phương thức thanh toán chủ yếu là:

a) Bán hàng thu tiền ngay (thanh toán nhanh)

Theo phương thức này,hàng hoá của công ty sau khi giao cho khách hàng phải được thanh toan ngay bằng mặt,séc hoặc chuyển khoản

b) Bán hàng chưa thu được tiền ngay (thanh toán chậm)

Đây là hình thức mua hàng trả tiền sau.Theo hình thức này khi công ty xuất hàng thí số hàng đó được coi là tiêu thụ và kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu và theo dõi trên (sổ chi tiết công nợ)

c) Phương thức hoạch toán bán hàng

2.6 Trình tự luân chuyển chứng từ

a) Trường hợp bán hàng thu tiền ngay

Ví dụ :Ngày 5/1/2004 chi nhánh xuất hàng cho nhà bà An thanh toán ngay bằng tiền mặt

Từ nghiệp vụ này, phòng kế toán sẽ tiến hành các công việc

Lập hoá đơn GTGT

Phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho do thủ kho của công ty lập trên cơ sở hoá đơn GTGT, làm căn cứ giá vốn hàng bán.

Kế toán viết phiếu thu và thu tiền

Theo hoá đơn GTGT, nhà bà An thanh toán tiền ngay. Vì vậy sau khi giao hàng, kế toán bán hàng chuyển hoá đơn GTGT (liên 1) cho kế toán để viết phiếu thu và thu tiền.

b) Trường hợp bán hàng chưa thu tiền

Trong trường hợp này,trình tự kế toán bán hàng được tiến hành như sau:

Sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết tại phòng kinh doanh ,kế toán bán hàng lập hoá đơn GTGT( 3 liên), liên 3 chuyển xuống cho thủ kho,thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT đó để viết phiếu xuất kho cho hàng xuất.Sau khi xuất hàng,thủ kho căn cứ vào Hoá đơn GTGT (3 liên) để ghi vào sổ kho (ghi số lượng hàng xuất). Kế toán bán hàng và theo dõi công nợ ghi vào sổ chi tiết theo dõi công nợ sổ theo dõi doanh thu

Ví Dụ: Ngày 30 tháng 1 năm 2004 chi nhánh Điện Quang bán hàng cho nhà Minh Quyền, Minh Quyền chưa thanh toán tiền hàng

Thủ kho viết phiếu xuất kho và vào thẻ kho tương tự như trường hợp bán hàng thu tiền ngay.

3. Đánh giá

Theo khảo sát tại nhiều doanh nghiệp thương mại, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại các công ty đều được xây dựng một cách tương đối hoàn thiện, đảm bảo tuân thủ chuẩn mực kế toán quốc tế và chế độ hiện hành, yêu cầu quản lý nhà nước của các cơ quan chức năng cũng như đáp ứng được các yêu cầu điều hành giám sát của ban lãnh đạo công ty.

Hầu hết kế toán bán hàng tại các doanh nghiệp thương mại đều đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, các báo cáo tài chính được lập theo đúng quy định, phục vụ các yêu cầu quản lý nhà nước cũng như cung cấp một cách khái quát các thông tin về tình hình tài chính, doanh thu, chi phí và lợi nhuận.

Tuy nhiên, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại nhiều doanh nghiệp thương mại còn tồn tại một số vấn đề, cần tiếp tục hoàn thiện.

Dưới góc độ kế toán tài chính, hiện nay, nhiều công ty chỉ áp dụng giảm giá trên đơn hàng với một số ít khách hàng, chưa áp dụng các tiêu thức chiết khấu cụ thể và theo dõi hạch toán riêng các khoản chiết khấu.

Các chứng từ ban đầu về chi phí bốc dỡ hàng hóa, giao nhận hàng, chi phí dịch vụ mua ngoài tuy có giá trị không lớn song nhiều chi phí phát sinh có chứng từ ghi không đầy đủ nội dung làm ảnh hưởng đến căn cứ pháp lý của chứng từ kế toán.

Công ty có các khoản công nợ phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng tài sản, do vậy rủi ro trong thanh toán là rất cao. Trong khi đó, chế độ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi với vai trò là công cụ phòng ngừa rủi ro chưa được quan tâm đúng mức.

THAM KHẢO: Khóa học thực hành kế toán thương mại dịch vụ

Trên đây là thực trạng kế toán bán hàng tại các doanh nghiệp thương mại hiện nay. Hi vọng các bạn nhận thấy được những ưu điểm và nhược điểm để có thể khắc phục, nâng cao hiệu quả công việc. Chúc các bạn thành công!