Thời điểm xuất hóa đơn như thế nào là đúng quy định năm 2019

Thời điểm xuất hóa đơn như thế nào là đúng quy định năm 2019? Đối với mỗi ngành nghề, mảng kinh doanh thì thời điểm xuất hóa đơn là khác nhau. Kế toán Việt Hưng sẽ nêu rõ quy định về thời điểm xuất hóa đơn trong từng lĩnh vực để bạn đọc hiểu rõ và chi tiết nhất.

1. Các thời điểm xuất hoá đơn 

Theo quy định tại Khoản 2 điều 16 thông tư 39/TT-BTC quy định về thời điểm xuất hóa đơn GTGT, cụ thể như sau: 

Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóa: 

• Thời điểm xuất hóa đơn (ngày lập hóa đơn) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.

Thời điểm xuất hóa đơn cung ứng, dịch vụ:

• Ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ. Không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu được tiền.
• Nếu doanh nghiệp cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền. 

Lưu ý: 

• Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”.
• Khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng thì không phải xuất hóa đơn. 

Thời điểm xuất HĐ cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình:

• Ngày lập hóa đơn thực hiện chậm nhất không quá 7 ngày kế tiếp. Kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thị trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. 
• Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua. 

Thời điểm xuất hóa đơn xây dựng, xây lắp:

• Ngày lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành. Không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.

Lưu ý: 

• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
• Trường hợp doanh nghiệp kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thể thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án. Hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Thời điểm xuất HĐ xăng dầu:

• Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh, cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán. Ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm theo bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của bên bán.
• Nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Thời điểm xuất HĐ hàng xuất khẩu:

Khi xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, thì sử dụng hóa đơn thương mại. 

• Thời điểm xuất hóa đơn hàng xuất khẩu cũng được xác định như thời điểm bán hàng hóa bên trên. Tức là ngày chuyển giao hàng hóa cho khách hàng.
• Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan. 

2. Mức phạt khi lập hóa đơn không đúng thời điểm

Từ thực tế hoạt động của DN, có thể chỉ ra một số tình huống liên quan đến thời điểm và thời kỳ lập hóa đơn tài chính mà các DN vi phạm. Để giúp DN hiểu rõ hơn các quy định của Bộ Tài chính, bài viết sẽ đề cập đến các trường hợp thực tế như sau:

Thứ nhất, DN xuất kho giao hàng (hàng hữu hình) ngày 01/5/2015 nhưng đến ngày 02/5/2015 hoặc ngày 05/5/2015 bên bán mới lập hóa đơn tài chính giao cho bên mua mua. Vi phạm này bị xử phạt theo Điểm a Khoản 2 Điều 11 Thông tư số 10/2014/TT-BTC cụ thể như sau:

i) Phạt cảnh cáo nếu việc lập hóa đơn không đúng thời điểm không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt là 4 triệu đồng;

ii) Phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định.

Thứ hai, DN xuất kho giao hàng nhiều lần ở tháng 5/2015 và cuối tháng 5/2015 mới lập hóa đơn GTGT cho người mua. Trường hợp này quy về xuất khống vì theo Điểm a Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì: “Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng”.

Thứ ba, DN bán hàng thống nhất với bên mua là giao hàng cho đến khi nào hết hàng (lô hàng lớn hàng nghìn tấn hàng) thì hai bên nghiệm thu và bên bán lập hóa đơn một lần vì bên mua không đồng ý lấy nhiều hóa đơn. Lúc này sẽ xảy ra các trường hợp:

Bên bán giao hết hàng cho bên mua và cuối tháng đó xuất hóa đơn thì xử phạt từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng.

Bên bán giao hết hàng cho bên mua và sang tháng sau mới xuất hóa đơn (lệch tháng): Bên bán bị xử phạt về hành vi kê khai, nộp thuế chậm theo Thông tư số 156/2013/TT-BTC và Thông tư số 26/2015/TT-BTC.

Kế toán viên cần nắm rõ thời điểm xuất hóa đơn ở từng mảng ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy sẽ tránh được những sai sót cơ bản khi lập hóa đơn bán hàng theo đúng quy định. Chúc các bạn thành công.