Hóa đơn thương mại (HĐTM) được Bộ Tài Chính ra quyết định lập và sử dụng cho hoạt động xuất nhập khẩu. Vậy hóa đơn thương mại là gì? Những nội dung cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn thương mại? Kế toán Việt Hưng sẽ giải thích những thắc mắc trên của bạn đọc trong bài viết sau.
Hóa đơn thương mại là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán và do người bán hàng thảo ra để yêu cầu người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn.
Hóa đơn TM ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng.
1. Nội dung của hóa đơn thương mại
Hóa đơn TM là chứng từ thể hiện hoạt động mua bán của doanh nghiệp. Mỗi một hóa đơn TM có các điều khoản khác nhau. Tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu mà bên bán hàng đề ra. Tuy vậy, các bản hóa đơn TM đều có các nội dung chính sau:
- Ngày tháng lập hóa đơn thương mại.
- Thông tin người mua, người bán hàng hóa: tên, địa chỉ, mã số thuế…
- Thông tin hàng hóa: tên, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hợp đồng, quy cách, ký hiệu mã…
- Ngày gửi hàng.
- Tên tàu, thuyền, số chuyến.
- Ngày rời cảng, ngày dự kiến hàng đến.
- Địa chỉ cảng đi, cảng đến.
- Điều kiện giao hàng.
- Điều kiện và điều khoản thanh toán.
- Tên và chữ ký của người đại diện bên bán
Đây cũng chính là các lưu ý mà các kế toán thương mại phải lưu ý bởi hóa đơn TM là chứng từ có vai trò và chức năng quan trọng.
2. Một số loại hóa đơn khác
Trong thanh toán quốc tế, ngoài hóa đơn TM thì tùy theo mục đích sử dụng trong từng trường hợp cụ thể, còn có các loại hóa đơn khác.
- Hóa đơn tạm tính: dùng để tính toàn bộ giá trị hàng hóa theo giá tạm tính để thanh toán từng phần trong trường hợp giao hàng nhiều lần.
- Hóa đơn chiếu lệ: không dùng để thanh toán mà được sử dụng để xin giấy phép xuất – nhập khẩu, chào hàng, trưng bày, triển lãm, quảng cáo,…
- Hóa đơn chi tiết: dùng mô tả chi tiết hàng hóa trong trường hợp mặt hàng đa dạng, nhiều loại, quy cách, linh kiện, phụ tùng,…. nên cần phải được mô tả cụ thể.
- Hóa đơn lãnh sự: dùng để làm thủ tục hải quan theo quy định của một số nước. Sử dụng hóa đơn này để xin xác nhận của đại sứ quán nước nhập khẩu tại nước xuất khẩu.
- Hóa đơn hải quan: dùng khai báo và làm thủ tục hải quan khi nhập hàng theo quy định ở một số nước. Nhằm để thuận tiện cho việc thống kê hải quan, xác định nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, xác định giá bán, ngăn chặn tình trạng khai báo giá không chính xác để trốn thuế.
3. Những lưu ý khi lập – sử dụng hóa đơn thương mại
Nếu thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ thì việc lập hóa đơn TM cần chú ý mấy điểm sau:
- Hóa đơn TM phải do người thụ hưởng phát hành
- Người lập hóa đơn TM – người ký tên trong hóa đơn là người hưởng lợi đã được ghi rõ trong hợp đồng thương mại và LC
- Hóa đơn phải được lập cho người mua. Tức là người mở LC và đúng với tên ghi trong hợp đồng. Tránh trường hợp tên người mua và người bán trong LC không khớp với tên ghi trong hợp đồng
- Số bản hóa đơn phải được lập theo yêu cầu của LC
- Mô tả hàng hóa trong hóa đơn phải giống như trong LC quy định như: số lượng, ký hiệu, giá cả, quy cách, chủng loại,… Và là mặt hàng thực tế xuất khẩu
- Giá trị của hóa đơn không được vượt quá giá trị của LC và mức dung sai cho phép.
- Đồng tiền thể hiện trên hóa đơn phải là đồng tiền thể hiện trong LC
- Nếu trong LC đề cập đến giấy phép nhập khẩu, đơn đặt hàng của người mua và những ghi chú khác thì những chi tiết này phải ghi trong hóa đơn.
Trên đây là những nội dung cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn TM mà kế toán viên cần chú ý. Hy vọng bài viết hữu ích với bạn đọc. Chúc bạn thành công.