Nhận diện thế nào là một hoá đơn chứng từ GTGT hợp pháp?

Hóa đơn chứng từ GTGT hợp pháp được cơ quan thuế chấp nhận khi quyết toán thuế cuối năm. Vậy làm thế nào để nhận biết hóa đơn chứng từ GTGT là hợp pháp? Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn.

hoá đơn chứng từ
Nhận diện thế nào là một hoá đơn chứng từ GTGT hợp pháp?

1. Việc sử dụng hoá đơn bất hợp pháp

– Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng

–  Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn là việc lập khống hóa đơn

–  Cho hoặc bán hóa đơn chưa lập để tổ chức, cá nhân khác lập khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (trừ các trường hợp được sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế bán hoặc cấp và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư này)

–  Cho hoặc bán hóa đơn đã lập để tổ chức, cá nhân khác hạch toán, khai thuế hoặc thanh toán vốn ngân sách

– Lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc

– Lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên

– Dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác

Theo Điều 23 Thông tư 39/2014/TT-BTCcũng quy định rõ trường hợp cụ thể của việc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn như sau:

♦ Hóa đơn có nội dung được ghi không có thực một phần hoặc toàn bộ

♦ Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán ra, để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào không có chứng từ hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra để gian lận thuế, để bán hàng hóa nhưng không kê khai nộp thuế

♦ Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán hàng hóa, dịch vụ, nhưng không kê khai nộp thuế, gian lận thuế; để hợp thức hàng hóa, dịch vụ mua vào không có chứng từ

♦ Hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn

♦ Sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ mà cơ quan thuế, cơ quan công an và các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn

2. Thế nào là hóa đơn chứng từ hợp pháp theo quy định?

– Hoá đơn là hóa đơn do Bộ Tài chính (Tổng cục thuế) phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho các cơ sở kinh doanh.

– Hóa đơn do các cơ sở kinh doanh tự in theo mẫu quy định. Và được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng.

– Hóa đơn đã được DN làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn. Nếu doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn mà đã sử dụng thì đó là hóa đơn bất hợp pháp.

Các bạn có thể kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn bằng cách tra cứu sau:

– Hoá đơn do các cơ sở tự in để sử dụng theo mẫu quy định và đã được Tổng cục Thuế chấp nhận cho sử dụng.

– Các loại hoá đơn, chứng từ đặc thù khác được sử dụng theo quy định.

– Các Bảng kê hàng hoá, dịch vụ mua vào, bán theo quy định của pháp luật

– Cơ sở sản xuất, kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế bán hàng hoá, dịch vụ sau đây; hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, bán hàng hoá, dịch vụ cho đối tượng được miễn thuế GTGT, bán vàng bạc, đá quý, ngoại tệ phải sử dụng hoá đơn GTGT, trên hoá đơn GTGT chỉ ghi giá bán là giá không có thuế GTGT, dòng thuế suất, số thuế GTGT không ghi và gạch bỏ. Hoá đơn ghi rõ là hàng hoá không chịu thuế GTGT hoặc hàng hoá bán cho đối tượng được miễn thuế GTGT.

– Cơ sở kinh doanh theo phương pháp khấu trừ thuế là đại lý bán hàng đúng giá theo quy định của bên chủ hàng hưởng hoa hồng, khi bán hàng đại lý sử dụng hoá đơn GTGT của cơ sở đại lý. Hoá đơn ghi rõ hàng hoá bán đại lý, giá bán chưa có thuế, thuế suất, mức thuế GTGT và tổng cộng tiền thanh toán theo đúng giá quy định của bên chủ hàng. Khi thanh toán hoa hồng, cơ sở đại lý phải lập hoá đơn GTGT để thanh toán với chủ hàng, trên hoá đơn GTGT ghi giá bán là tiền hoa hồng được hưởng, thuế suất, tiền thuế GTGT ghi đầy đủ, đúng quy định. Riêng đối với cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ là đại lý bán hàng chịu thuế TTĐB của cơ sở sản xuất theo đúng giá quy định của cơ sở sản xuất, hưởng hoa hồng, khi bán hàng cơ sở sử dụng hoá đơn GTGT, trên hoá đơn ghi rõ là hàng bán đại lý. Cơ sở làm đại lý khi thanh toán tiền hoa hồng được hưởng phải chỉ phải nộp thuế GTGT đối với phần hoá hồng được hưởng.

– Cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế trực tiếp trên GTGT là đại lý bán hàng theo đúng giá quy định của bên chủ hàng, hưởng hoa hồng sử dụng hoá đơn bán hàng của cơ sở đại lý. Giá bán hàng hoá, dịch vụ ghi trên hoá đơn là giá đã có thuế GTGT theo quy định của bên chủ hàng. Khi thanh toán tiền hoa hồng được hưởng do bán hàng đại lý, cơ sở làm đại lý phải lập hoá đơn bán hàng ghi tiền hoa hồng được hưởng để bên chủ hàng thanh toán. Trường hợp hàng hoá bán đại lý là hàng chịu thuế TTĐB của cơ sở sản xuất gửi bán, trên hoá đơn phải ghi rõ là hàng bán đại lý.

 Cơ sở kinh doanh nhận làm đại lý mua hàng hoá theo đúng giá quy định của bên giao đại lý, hưởng hoa hồng phải kê khai, nộp thuế, khi mua, trả hàng đại lý thu mua sử dụng chứng từ, hoá đơn, mã số thuế của cơ sở.

– Cơ sở kinh doanh xuất nhập khẩu (thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) nhận nhập khẩu uỷ thác khi xuất trả hàng nhập khẩu uỷ thác, nếu đã nộp thuế ở khâu nhập khẩu thì cơ sở lập hoá đơn GTGT để cơ sở đi uỷ thác nhập khẩu làm căn cứ kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hoá uỷ thác nhập khẩu. Trường hợp cơ sở nhận nhập khẩu uỷ thác chưa nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, khi xuất trả hàng nhập khẩu uỷ thác, cơ sở lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) phát hành kèm theo Lệnh điều động nội bộ làm chứng từ lưu thông hàng hoá trên thị trường. Sau khi đã nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu cho hàng hoá uỷ thác, cơ sở mới lập hoá đơn theo quy định trên.

Hoá đơn GTGT xuất trả hàng nhập khẩu uỷ thác ghi: Giá bán chưa có thuế GTGT bao gồm giá trị hàng hoá thực tế nhập khẩu, thuế nhập khẩu, thuế TTĐB và các khoản phải nộp vào Ngân sách Nhà nước ở khâu nhập khẩu (nếu có), thuế suất thuế GTGT và tiền thuế GTGT ghi theo thông báo nộp thuế của cơ quan Hải quan và tổng cộng tiền thanh toán. Cơ sở nhận nhập khẩu uỷ thác lập hoá đơn GTGT riêng để thanh toán tiền hoa hồng uỷ thác nhập khẩu.

– Cơ sở sản xuất kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế có hàng hoá xuất khẩu (kể cả cơ sở gia công hàng hoá xuất khẩu, hàng chịu thuế TTĐB xuất khẩu) thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, khi xuất khẩu hàng hoá, cơ sở sử dụng hoá đơn GTGT. Khi xuất hàng hoá vận chuyển đến cửa khẩu, nếu chưa có đủ căn cứ để lập hoá đơn GTGT thì cơ cơ sở sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ làm chứng từ lưu thông hàng hoá trên thị trường. Sau khi làm xong thủ tục cho hàng hoá xuất khẩu, cơ sở lập hoá đơn GTGT cho hàng hoá xuất khẩu.

– Đối với sản phẩm, hàng hoá xuất để tiêu dùng nội bộ, khuyến mãi, quảng cáo phục vụ cho sản xuất kinh doanh, dịch vụ chịu thuế GTGT, cơ sở sử dụng hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng, trên hoá đơn ghi rõ hàng tiêu dùng nội bộ phục vụ cho sản xuất kinh doanh hay khuyến mãi, quảng cáo không thu tiền. Đối với hoá đơn GTGT gạch bỏ dòng thuế suất và tiền thuế GTGT chỉ ghi dòng giá thanh toán là giá thành hoặc giá vốn của hàng hoá.

 Đối với sản phẩm, hàng hoá xuất dùng để trao đổi, thưởng hoặc trả thay lương cho người lao động, tiêu dùng nội bộ không phục vụ cho sản xuất kinh doanh hoặc phục vụ cho sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế GTGT thì cơ sở phải lập hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng, trên hoá đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hoá đơn bán hàng hoá cho khách hàng. 

 Các cơ sở sản xuất, kinh doanh xuất điều chuyển hàng hoá cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như các chi nhánh, cửa hàng,… ở các địa phương khác (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) để bán hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau, xuất trả hàng từ đơn vị hạch toán phụ thuộc về cơ sở kinh doanh, xuất hàng hoá cho các cơ sở làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng căn cứ vào phương thức tổ chức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán, cơ sở có thể lựa chọn một trong 2 cách sử dụng hoá đơn, chứng từ như sau.

  • Sử dụng hoá đơn GTGT để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau
  • Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) phát hành kèm theo Lệnh điều động nội bộ đối với hàng hoá điều chuyển nội bộ, sử dụng Phiếu gửi bán đối với hàng hoá xuất cho cơ sở làm đại lý kèm theo Lệnh điều động nội bộ

 Cơ sở hạch toán phụ thuộc làm đại lý khi bán hàng hoá phải lập hoá đơn theo quy định đồng thời lập Bảng kê hàng hoá bán ra (Mẫu số 02/GTGT) gửi về cơ sở có hàng hoá điều chuyển đến hoặc hàng hoá gửi bán đại lý để các cơ sở này lập hoá đơn GTGT cho hàng hoá thực tế tiêu thụ. Trường hợp cơ sở có số lượng và doanh số hàng hoá bán ra lớn. Bảng kê có thể lập 5 ngày hoặc 10 ngày một lần. Nếu hàng hoá bán ra có thuế suất khác nhau thì phải lập Bảng kê riêng cho từng loại hàng hoá có cùng mức thuế suất.

– Cơ sở kinh doanh mua hàng hoá, người bán đã xuất hoá đơn, người mua đã nhận hàng nhưng do hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá, khi xuất hàng trả lại cho người bán, cơ sở phải lập hoá đơn, trên hoá đơn ghi rõ hàng hoá trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng,… Hoá đơn này là căn cứ để bên bán, bên mua điều chỉnh số thuế GTGT đã kê khai. 

Trường hợp người mua là đối tượng không có hoá đơn, khi trả hàng hoá, bên mua và bên bán phải lập biên bản hoặc thoả thuận bằng văn bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị hàng trả lại theo hoá đơn bán hàng (có ký hiệu ngày, tháng của hoá đơn), lý do trả hàng kèm theo hoá đơn gửi cho bên bán. Biên bản này được lưu giữ cùng với hoá đơn bán hàng để làm căn cứ điều chỉnh kê khai thuế GTGT của bên bán.

– Trường hợp trả lại một phần thì người bán lập lại hoá đơn cho hàng hoá người mua đã nhận và chấp nhận thanh toán theo số lượng, chủng loại, giá cả mà hai bên đã thoả thuận. 

Trường hợp người bán đã xuất hàng và lập hoá đơn, người mua chưa nhận hàng nhưng phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hàng hoá, khi trả lại hàng bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị, lý do trả hàng theo hoá đơn bán hàng (số, ký hiệu, ngày, tháng của hoá đơn) đồng thời kèm theo hoá đơn để gửi trả bên bán làm căn cứ điều chỉnh doanh số và thuế GTGT đầu ra.

 Đối với cơ sở kinh doanh đã xuất bán, cung ứng hàng hoá, dịch vụ và lập hoá đơn nhưng do hàng hoá, dịch vụ không đảm bảo quy cách, chất lượng phải điều chỉnh tăng (giảm) giá bán thì bên bán và bên mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ số lượng, quy cách hàng hoá, mức giá tăng (giảm) theo hoá đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hoá đơn, thời gian) lý do tăng (giảm) đồng thời bên bán lập hoá đơn để điều chỉnh mức giá được điều chỉnh. Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh giá cho hàng hoá, dịch vụ tại hoá đơn số, ký hiệu,… Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh giá, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh thuế đầu ra, đầu vào.

  Cơ sở kinh doanh xuất hàng hoá bán lưu động sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) phát hành kèm theo Lệnh điều động nội bộ, khi bán hàng cơ sở lập hoá đơn theo quy định. – Cơ sở kinh doanh trực tiếp bán lẻ hàng hoá, cung ứng dịch vụ có giá trị thấp dưới mức quy định không phải lập hoá đơn, nếu người mua yêu cầu lập hoá đơn thì phải lập hoá đơn theo quy định, trường hợp không lập hoá đơn thì lập Bảng kê bán lẻ theo (Mẫu 06/GTGT) để làm căn cứ tính thuế.

  Đối với công trình xây dựng có thời gian xây dựng kéo dài, việc thanh toán tiền thực hiện theo tiến độ hoặc theo khối lượng công việc hoàn thành bàn giao, cơ sở phải xác định rõ doanh thu chưa có thuế và thuế GTGT. – Đối với cơ sở được Nhà nước giao đất, cho thuê đất để đầu tư xây dựng nhà để bán, đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng để cho thuê, dịch vụ vận tải có doanh thu vận tải quốc tế thì lập hoá đơn như sau

  • Dòng giá bán ghi giá bán nhà, giá cho thuê cơ sở hạ tầng, doanh thu về dịch vụ trọn gói, doanh thu về vận tải chưa có thuế GTGT
  • Ghi dòng giá tính thuế GTGT là giá bán nhà hoặc giá cho thuê cơ sở hạ tầng đã trừ tiền sử dụng đất (hoặc tiền thuê đất) phải nộp NSNN, doanh thu du lịch đã trừ các chi phí phát sinh ở nước ngoài như ăn, ở, cước vận chuyển, doanh thu vận tải đã trừ doanh thu của vận tải quốc tế
  • Dòng thuế suất, tiền thuế GTGT, giá thanh toán ghi theo quy định

– Cơ sở kinh doanh mua các mặt hàng là nông sản, lâm sản, thuỷ sản chưa qua chế biến (hàng hoá không thuộc diện chịu thuế GTGT bán ra) như đất, đá, cát, sỏi, phế liệu của người bán không có hoá đơn thì lập Bảng kê hàng hoá mua vào theo Mẫu số 04/GTGT. Trên Bảng kê có ghi rõ số lượng, giá trị các mặt hàng mua, ngày tháng mua, địa chỉ người bán và ký nhận của bên bán và bên mua. Bảng kê là chứng từ chứng minh giá trị hàng hoá mua trong kỳ và là căn cứ để tính chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế

– Đối với khoản chi bồi thường bảo hiểm phải lập Bảng kê theo chứng từ chi thực tế

Các khoản chi bồi thường bảo hiểm, cơ sở kinh doanh bảo hiểm phải có các hoá đơn chứng từ sau:

  • Hoá đơn GTGT mua hàng hoá, dịch vụ của tổ chức nhận bồi thường, nếu là bản sao phải có đóng dấu xác nhận của tổ chức nhận bồi thường
  • Biên bản xử lý bồi thường của cơ sở kinh doanh bảo hiểm lập có chứng nhận của tổ chức, cá nhân bồi thường
  • Biên lai thanh toán tiền bồi thường có ký nhận của người nhận tiền bồi thường

 Đối với dịch vụ cho thuê tài chính, tài sản cho thuê thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì cơ sở cho thuê tài chính phải lập hoá đơn theo mẫu số 13/GTGT theo quy định của Chính phủ. Hoá đơn do các cơ sở kinh doanh dịch vụ cho thuê tài chính tự in và đăng ký sử dụng với Bộ Tài chính (Tổng Cục thuế)

– Cơ sở hoạt động cho thuê thuê tài chính khi xuất tài sản cho thuê thuộc đối tượng chịu thuế GTGT (đối với tài sản mua trong nước) hoặc chứng từ nộp thuế GTGT (đối với tài sản nhập khẩu), tổng số tiền thuế GTGT ghi trên hoá đơn dịch vụ cho thuê tài chính phải khớp với số tiền thuế GTGT ghi trên hoá đơn GTGT (hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu). – Đối với hoạt động mua, bán ngoại tệ phát sinh ở nước ngoài, cơ sở lập Bảng kê chi tiết doanh số mua, bán từng loại ngoại tệ. Cơ sở phải lưu giữ các chứng từ giao dịch với bên mua, bán theo đúng Pháp lệnh kế toán, thống kê

– Đối với hoạt động mua, bán vàng, bạc, đá quý, nếu cơ sở mua của cá nhân không kinh doanh, không có hoá đơn thì lập Bảng kê hàng hoá mua vào theo Mẫu 04/GTGT để làm căn cứ tính chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế

Kế toán phải nhận biết được đâu là hóa đơn chứng từ hợp pháp đâu là hóa đơn chứng từ bất hợp pháp. Đây là một trong những kỹ năng  cơ bản mà người kế toán phải nắm rõ trong quá trình công tác. Hy vọng bài viết trên mang đến những thông tin hữu ích cho bạn đọc. 

avatar
  Theo dõi  
Thông báo cho