1. Nguyên tắc lập hóa đơn bán hàng
– Hoá đơn được phép viết ra sau 5 ngày gửi thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế quản lý. Được cơ quan thuế chấp nhận và không có ý kiến phản hồi.
– Hoá đơn được viết theo trình tự tăng dần theo thời gian, không được viết lùi thời gian sẽ bị phạt vì viết sai nguyên tắc.
– Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.
– Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.
– Hoá đơn được lập thường có 3 liên, nội dung của 3 liên phải hoàn toàn giống nhau trên cùng một số.
2. Xử lý hoá đơn viết sai
– Hoá đơn viết sai nếu chưa xé ra khỏi cuống thì gạch chéo ghi chữ “ xoá bỏ” cả 3 liên rồi gập lại để khi khai báo tờ khai thuế kế toán nhớ khai vào tờ khai.
– Hoá đơn viết sai mà đã xé ra khỏi cuống.
Có 2 trường hợp xảy ra:
+ Trường hợp 1: Nếu hoá đơn viết ra đã xé khỏi cuống nhưng kế toán bên mua và bên bán chưa kê khai lên tờ khai thuế thì bên bán lập biên bản thu hồi liên 2 và đồng thời xuất lại cho bên mua hoá đơn đúng thay thế hoá đơn sai, Biên bản thu hồi này phải có chữ ký, dấu của cả 2 bên. Bên bán lưu lại liên 2 cùng biên bản thu hồi của hoá đơn sai để phục vụ cho việc kiểm tra thuế sau này.
+ Trưởng hợp 2: Nếu hoá đơn viết ra đã xé khỏi cuống và kế toán đã kê khai trên tờ khai thuế thì bên bán cần viết hoá đơn bổ sung điều chỉnh cho hoá đơn đã xuất chứ không được viết hoá đơn khác thay thế. Cách viết hoá đơn điều chỉnh.