Là một kế toán tiền lương chúng ta cần phải biết thực hiện kết hợp rất nhiều các yếu tố cơ bản và nâng cao để hoàn thành các chỉ tiêu của đơn vị nhưng lại không gây ảnh hưởng xấu đến những người lao động là điều rất khó vì lương là một phần khá nhạy cảm đối với mỗi đơn vị. Vậy để làm được một kế toán tiền lương chúng ta cần thực hiện được những công việc nào sau đây.
1. Khái niệm tiền lương, tiền công và thu nhập tăng thêm
Hiểu một cách cơ bản về những công việc của kế toán tiền lương sẽ được thể hiện như sau:
– Trước hết để làm được một kế toán tiền lương chúng ta cần phải biết tiền lương là gì? tiền công và thu nhập tăng thêm? hình thức trả lương đối với mỗi loại lao động thuộc những đơn vị khác nhau như thế nào?
1.1. Tiền lương:
Là tiền lương được ghi trong hợp đồng làm việc hoặc hợp đồng lao động của thủ trưởng tổ chức KH&CN ký với cán bộ, viên chức trong đơn vị, tối thiểu bằng mức lương cơ bản theo quy định của nhà nước về ngạch lương, bậc lương và phụ cấp chức vụ. Tùy theo kết quả hoạt động tài chính của đơn vị, tiền lương thực tế có thể cao hơn mức lương quy định của nhà nước, không giới hạn mức tối đa.
1.2. Tiền công:
Được trả theo công việc cụ thể, theo thoả thuận.
1.3. Thu nhập tăng thêm:
Là khoản thu nhập từ lợi nhuận sau thuế (dựa trên cơ sở chênh lệch thu chi của tổ chức KH&CN sau khi đã nộp thuế và nghĩa vụ vào ngân sách, trích các quỹ theo quy định) và được phân phối theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
+ Tuỳ thuộc vào tổng thu nhập (bao gồm cả tiền lương, tiền công và thu nhập tăng thêm), cán bộ, viên chức phải chịu thuế thu nhập cá nhân theo quy định của pháp luật.
2. Phân loại hình thức tiền lương
2.1. Lương trực tiếp:
Là tiền lương chi trả cho người lao động tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm như công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm.
2.2. Lương gián tiếp:
Là tiền lương chi trả cho người lao động không tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm như bộ phận quản lý đơn vị.
Xem thêm: Chi phí tiền lương hợp lý cần những giấy tờ gì
2.3. Lương thường xuyên:
Là toàn bộ tiền lương được chi trả cho người lao động thường xuyên theo danh sách hợp đồng lao động có thời hạn từ 3 tháng trở lên đối với đơn vị.
2.4. Lương thời vụ:
Là toàn bộ tiền lương được chi trả cho người lao động không thường xuyên theo danh sách hợp đồng lao động có thời hạn không quá 3 tháng đối với đơn vị.
2.5. Lương trả theo thời gian:
– Lương trả theo thời gian là một hình thức trả lương phổ biến được áp dụng chủ yếu đối với bộ máy quản lý và một phần nhỏ đối với các bộ phận không xác định cụ thể sản lượng sản xuất tại các đơn vị, bao gồm:
2.5.1. Tiền lương theo tháng
Là tiền lương trả cố định theo tháng cho người làm cố định trên cơ sở hợp đồng, tháng lương, bậc lương cơ bản do nhà nước quy định.
2.5.2. Tiền lương ngày
Là tiền lương trả cho một ngày làm việc và được xác định bằng cách lấy tiền lương tháng chia cho số ngày làm việc trong tháng theo chế độ.
2.5.3. Tiền lương giờ
Là tiền lương trả cho một người làm việc và tính bằng cách lấy tiền lương ngày chia cho số giờ làm việc trong ngày.
2.6. Lương trả theo sản phẩm:
– Hình thức trả lương theo sản phẩm là một trong số những hình thức trả lương được áp dụng đối với các đơn vị thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm hay bộ phận kinh doanh bán hàng phát triển thị trường. Ngoài ra trả lương theo sản phẩm còn áp dụng trực tiếp đối với một số bộ phận quản lý gián tiếp sản xuất hay kinh doanh, bao gồm:
2.6.1. Tiền lương trực tiếp
Là tiền lương được chi trả cho người lao động tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, xây dựng cho khối lượng công việc hoàn thành theo đúng quy cách, mẫu mã đã được quy định.
2.6.2. Tiền lương gián tiếp
Là tiền lương chi trả cho các bộ phận quản lý phân xưởng hay không tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất như vận hành máy, vận chuyển, bốc xếp v.v…
+ Trả lương theo sản phẩm thông thường sẽ có những yêu cầu khắt khe tuy nhiên các đơn vị thường có những hình thức khuyến khích lao động tham gia sản xuất đó là thưởng theo thành quả, số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành vượt định mức những đi kèm với đó là một vài hình phạt chung nếu ko xác định rõ lỗi thuộc về lao động nào như việc hỏng hóc, phá hoại công cụ dụng cụ, tscđ trong thời gian tham gia sản xuất hay vi phạm những quy định chung của phân xưởng và đơn vị.
2.7. Lương làm ngoài giờ (thêm giờ)
– Là hình thức làm thêm do nhu cầu của từng đơn vị vượt quá quy định cho phép của nhà nước và luât lao động và lương ngoài giờ được áp dụng theo quy định sau:
+ Lương ngoài giờ = Đơn giá lương giờ * Tỉ lệ lương ngoài giờ
+ Đơn giá lương giờ = Tổng lương / 200 giờ
+ Tỉ lệ lương ngoài giờ:
Ngoài giờ hành chính = 150%
Ngày nghỉ (tùy thuộc vào từng đơn vị có được nghỉ thứ 7 hay không, chủ nhật) = 200%
Ngày lễ, tết (theo quy định của nhà nước) = 300%
3. Hạch toán tiền lương.
– Để tiến hành hạch toán lương phải trả cho người lao động một cách chính xác thì hàng tháng chúng ta cần phải dựa vào bảng chấm công thuộc từng bộ phận như quản lý, phân xưởng. Giấy xin nghỉ phép theo quy định, các quyết định về lương, thưởng, phụ cấp và một số các giấy tờ khác có liên quan v.v…
3.1. Tài khoản sử dụng:
+ 334 – Phải trả cho người lao động
+ 338 – Phải trả, phải nộp khác
+ 3335 – Thuế thu nhập cá nhân
+ 6411 – Chi phí nhân viên bán hàng (QĐ 15)
+ 6421 – Chi phí nhân viên quản lý (QĐ 15)
+ 154 – Chi phí SXKD dở dang (QĐ 48)
+ 6421 – Chi phí bán hàng (QĐ 48)
+ 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (QĐ 48)
+ 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
+ 6231 – Chi phí sử dụng máy thi công (chi phí nhân công)
+ 6271 – Chi phí sản xuất chung (chi phí nhân viên phân xưởng)
3.2. Thao tác hạch toán.
3.2.1. Hạch toán tiền lương phải trả cho người lao động hàng tháng.
Nợ TK 6411 – Chi phí nhân viên bán hàng (QĐ 15)
Nợ TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý (QĐ 15)
Nợ TK 154 – Chi phí SXKD dở dang (QĐ 48)
Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng (QĐ 48)
Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (QĐ 48)
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 6231 – Chi phí sử dụng máy thi công (chi phí nhân công)
Nợ TK 6271 – Chi phí sản xuất chung (chi phí nhân viên phân xưởng)
Có TK 334 – Phải trả cho người lao động
3.2.2. Hạch toán các khoản phải trừ vào chi phí doanh nghiệp.
Nợ TK 6411 – Chi phí nhân viên bán hàng (QĐ 15)
Nợ TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý (QĐ 15)
Nợ TK 154 – Chi phí SXKD dở dang 9 (QĐ 48)
Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng (QĐ 48)
Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (QĐ 48)
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 6231 – Chi phí sử dụng máy thi công (chi phí nhân công)
Nợ TK 6271 – Chi phí sản xuất chung (chi phí nhân viên phân xưởng)
Có TK 3382 – Chi phí công đoàn (2%)
Có TK 3383 – Bảo hiểm xã hội (17%)
Có TK 3384 – Bảo hiểm y tế (3%)
Có TK 3389 – Bảo hiểm thất nghiệp (1%)
3.2.3. Hạch toán các khoản phải trừ vào lương của người lao động.
Nợ TK 334 – Phải trả cho người lao động (9.5%)
Có TK 3383 – Bảo hiểm xã hội (7%)
Có TK 3384 – Bảo hiểm y tế (1.5%)
Có TK 3389 – Bảo hiểm thất nghiệp (1%)
Có TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân (nếu có – áp dụng theo quy định về thuế TNCN)
4. Nộp tiền bảo hiểm bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng.
Nợ TK 3382 – Chi phí công đoàn (2%)
Nợ TK 3383 – Bảo hiểm xã hội (24%)
Nợ TK 3384 – Bảo hiểm y tế (4.5%)
Nợ TK 3389 – Bảo hiểm thất nghiệp (2%)
Có TK 111, 112 (32.5%)
5. Nộp tiền thuế TNCN cho người lao động bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng.
Nợ TK 3335 – Thuế tncn
Có TK 111, 112