1. Khái niệm dự phòng phải thu khó đòi
Trong quan hệ thanh toán hoặc mua bán vật tư hàng hóa, doanh nghiệp có những khoản nợ phải thu nhưng chủ nợ không có khả năng thanh toán. Các khoản nợ không thu được đó gọi là nợ khó đòi và được xác định là một khoản lỗ.
Để đề phòng hạn chế tổn thất vè các khoản nợ phải thu khó đòi có thể xảy ra đồng thời đảm bảo giữa việc ghi nhận doanh thu và chi phí trong kỳ thì cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi vào chi phí quản lý kinh doanh của năm báo cáo.
Như vậy dự phòng nợ phải thu khó đòi là khoản dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thất của các khoản nợ phải thu không có khả năng thu được trong năm kế hoạch.
2. Phương pháp xác định mức dự phòng nợ phải khó đòi
Có hai phương pháp:
– Mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi:
| = Doanh thu bán hàng chưa thu tiền | x | Tỷ lệ % (Được xác định dựa vào kinh nghiệm thực tế của các năm trước) |
= Dư nợ TK 131 x Tỷ lệ %
– Tính theo thời gian thu nợ
Mức trích lập dự phòng xác định dựa vào thời gian quá hạn của nợ phải thu từng kỳ. Sau đó tổng hợp lại, thời gian quá hạn càng dài thì mức dự phòng các lớn. Thời gian quá hạn được xác định dựa vào hóa đơn bán hàng.
3. Phương pháp hạch toán
Sử dụng tài khoản 139 – Dự phòng phải thu khó đòi
– Tính chất: Là tài khoản điều chỉnh giảm cho tài khoản 131, 138.
– Phản ánh tình hình trích lập dự phòng và hoàn nhập xử lý dự phòng nợ phải thu khó đòi của doanh nghiệp.
(1) – Vào cuối niên độ kế toán, căn cứ vào qui định chế độ quản lý tài chính doanh nghiệp, kế toán tính và trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi:
Nợ TK 642: Số dự phòng trích lập
Có TK 159: Số dự phòng trích lập
(2) – Cuối niên độ kế toán sau, kế toán xác định mức dự phòng phải lập cho niên độ sau
– Nếu số phải trích lập lớn hơn số đã lập, kế toán trích bổ sung phần chênh lệch
Nợ TK 642: Số trích lập thêm
Có TK 159: Số trích lập thêm
– Nếu số phải trích lập nhỏ hơn số đã trích lập thì hoàn nhập dự phòng phần chênh lệch
Nợ TK 159 : Phần chênh lệch
Có TK 642: Phần chênh lệch
(3) – Đối với các khoản nợ thực sự không thu được phải xóa nợ
Nợ TK 159: Số dự phòng đã trích lâp
Nợ TK 642: Số còn thiếu chưa trích
Có TK 131, 138:
Đồng thời Nợ TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý
(4) – Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lý xóa nợ nếu các năm sau thu hồi được, căn cứ vào chứng từ:
Nợ TK 111, 112
Có TK 711
Đồng thời Có TK 004
(5) – Nếu Doanh nghiệp không thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi nhưng thực tế lại phát sinh các khoản nợ không có khả năng thu được phải xóa nợ:
Nợ TK 811
Có TK 131, 138