Hướng dẫn làm thủ tục thông báo huỷ hóa đơn năm 2019

Trong quá trình hoạt động của mỗi công ty lớn nhỏ, thì việc viết sai hóa đơn là việc không thể tránh khỏi, nhưng nếu viết sai hóa đơn thì việc thông báo hủy hóa đơn bắc buộc phải thực hiện. Hôm nay Kế Toán Việt Hưng xin chia sẽ quy trình hủy hoá đơn GTGT cho doanh nghiệp, mời bạn theo dõi qua bài viết dưới đây.

1. Các trường hợp huỷ hoá đơn GTGT

Sau đây là những trường hợp, bắt buộc phải tiến hành làm thủ tục hủy hóa đơn GTGT:

• Hóa đơn in sai, in trùng hay thừa không sử dụng hết được. ( Lưu ý: Trong những trường hợp này cần phải hủy hóa đơn trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn)
• Công ty, đơn vị, cá nhân có hóa đơn nhưng sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn.
• Các hóa đơn đã được lập những phải hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
• Những hóa đơn GTGT chưa được lập nhưng có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc là vật chứng của các vụ án thì đơn vị, cá nhận không được tự ý làm thủ tục hủy hóa đơn GTGT mà phải xử lý theo quy định của pháp luật.

2. Quy trình làm thủ tục huỷ hoá đơn GTGT không sử dụng

Khi thực làm thủ tục hủy hóa đơn GTGT, công ty và cá nhân phải thực hiện các thủ tục hủy hóa đơn theo các trình tự sau đây:

2.1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn

Để tiến hành hủy hóa đơn cần phải có sự đồng ý của chủ doanh nghiệp cho phép thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Trong hội đồng có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức bắt buộc có trách nhiệm trước pháp luật, phải tiến hành các việc sau:

• Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
• Tiến hành hủy hóa đơn và Lập biên bản hủy hóa đơn
• Lập thông báo kết quả hủy hóa đơn

2.2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

Điểm d, Khoản 3, Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC có hướng dẫn cụ thể nội dung như sau:

“Trong bảng kê hóa đơn cần hủy này phải có các thông tin cần thiết như: Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, từ quyển … đến quyển …Từ số … đến số … Và phải có chữ ký của người lập và hội đồng hủy hóa đơn.”

Hội đồng kiểm kê phải tiến hành rà soát lại toàn bộ số hóa đơn cần hủy theo các chỉ tiêu trong bảng kiểm kê và ký xác nhận trước khi tiến hành hủy hóa đơn.

2.3: Tiến hành hủy hóa đơn và lập Biên bản hủy hóa

Theo điểm b khoản 2 điều 29 có ghi về thủ tục hủy hóa đơn GTGT:

“b) Tổ chức, hộ, cá nhân có hoá đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện huỷ hoá đơn. Thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hoá đơn đã mất.”

Hội đồng hủy hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn GTGT theo đúng thời hạn quy định để tránh bị phạt hành chính. Tiến hành lập biên bản hủy hóa đơn. Trên biên bản ghi rõ thông tin cần thiết theo các tiêu thức sau:

Phân loại và mẫu hóa đơn. Ký hiệu, từ quyển … đến quyển …, Từ số … đến số

Hình thức hủy hóa đơn

• Cắt góc
• Xé nhỏ
•  Đốt

Lưu ý: Sau khi biên bản được lập đã hủy phải có đầy đủ chữ ký của những người trong Hội đồng hủy hóa đơn

2.4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Đây là bước cuối cùng sau khi tiến hành hủy hóa đơn hoàn chỉnh.

Theo quy định tại khoản 3 điểm d điều 29 trong Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn như sau:

“Thông báo kết quả hủy hoá đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hoá đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện huỷ hoá đơn.”

Tải mẫu TB03/AC: Tại đây

3. Thủ tục lập hồ sơ hủy hóa đơn

Sau khi hoàn thành các tiêu chí đã nêu, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân tiến hành làm hồ sơ hủy hóa đơn bao gồm các loại giấy tờ sau:

• Biên bản kiểm kê các hóa đơn cần hủy
• Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn
• Biên bản hủy hóa đơn
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Lưu ý: Sau khi lập hoàn chỉnh bộ hồ sơ hủy hóa đơn, thì các chứng từ này phải được lưu lại ở chính đơn vị tiến hành làm thủ tục hủy hóa đơn để xuất trình cho cơ quan thuế nếu có yêu cầu.

Hội đồng làm thủ tục hủy hóa đơn GTGT phải in thành 02 bản thông báo kết quả hủy hóa đơn. một bản gửi đến Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp của doanh nghiệp, cá nhân… và bản còn lại lưu tại chính đơn vị. Thời hạn chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ khi hoàn tất thủ tục hủy hóa đơn.

4: Thời hạn làm thủ tục huỷ hoá đơn GTGT

Theo Điểm b, Khoản 2, Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC do Bộ tài chính ban hành quy định cụ thể về thời hạn hủy hóa đơn GTGT như sau:

• Thời hạn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ khi thông báo với cơ quan thuế.
• Trường hợp bị cưỡng chế bắt buộc là nếu cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng với đơn vị, tổ chức, các nhân (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế) thì các đơn vị này phải có trách nhiệm làm thủ tục hủy hóa đơn GTGT chậm nhất là mười (10) ngày kể từ khi nhận được thông báo cơ quan thuế hoặc từ tính từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Khi tiến hành hủy hóa đơn GTGT được chia thành 2 loại chính: Làm thủ tục hủy hóa đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh và thủ tục hủy hóa đơn của cơ quan thuế.

Trên đây là quy trình hủy hóa đơn 2019, Việt Hưng hy vọng giúp được bạn trong việc hủy hóa đơn GTGT của công ty được thuận lợi, nhanh chóng và đúng quy định. Chúc bạn thành công.