Hôm nay Việt Hưng xin chia sẻ tới quý vị chi tiết thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu cho công ty mới thành lập qua bài viết sau đây. Với mỗi công ty mới thành lập thì công việc đặt in hóa đơn lần đầu rất quan trọng, chính vì thế sau khi thành lập công ty thì việc đầu tiên cần làm là đặt in hóa đơn GTGT, nhưng việc đặt in hóa đơn nghe có vẻ dễ dàng nhưng không phải ai cũng biết làm.

> Hướng dẫn cách tra cứu thông tin hóa đơn tổng cục thuế
> Đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng thông thường
> Cách tra cứu hóa đơn giá trị gia tăng có hợp lý, hợp lệ hay không

1. Căn cứ theo quy định về đối tượng làm thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu

Theo Điều 5. Sửa đổi, bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

1. Sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 3 Thông tư số 39/2014/TT-BTC như sau:

“2. Các loại hóa đơn:

a) Hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu số 3.1 Phụ lục 3 và mẫu số 5.1 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này) là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

– Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;

– Hoạt động vận tải quốc tế;

– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

b) Hóa đơn bán hàng dùng cho các đối tượng sau đây:

– Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu (mẫu số 3.2 Phụ lục 3 và mẫu số 5.2 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).

– Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan” (mẫu số 5.3 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).

VÍ DỤ

– Doanh nghiệp A là doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ vừa có hoạt động bán hàng trong nước vừa có hoạt động xuất khẩu ra nước ngoài. Doanh nghiệp A sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng cho hoạt động bán hàng trong nước vàkhông cần lập hóa đơn GTGT cho hoạt động xuất khẩu ra nước ngoài.

– Doanh nghiệp B là doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ vừa có hoạt động bán hàng trong nước vừa có hoạt động bán hàng cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan. Doanh nghiệp B sử dụng hóa đơn GTGT cho hoạt động bán hàng trong nước và cho hoạt động bán hàng vào khu phi thuế quan.

– Doanh nghiệp C là doanh nghiệp chế xuất bán hàng vào nội địa và bán hàng hóa ra nước ngoài (ngoài lãnh thổ Việt Nam) thì sử dụng hóa đơn bán hàng khi bán vào nội địa, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”; khi bán hàng hóa ra nước ngoài (ngoài lãnh thổ Việt Nam), doanh nghiệp C không cần lập hóa đơn bán hàng.

– Doanh nghiệp D là doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nước, cho khu phi thuế quan, doanh nghiệp D sử dụng hóa đơn bán hàng. Khi xuất hàng hóa ra nước ngoài, doanh nghiệp D không cần lập hóa đơn bán hàng.

c) Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…

d) Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.”

2. Quy trình thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu

– Bước 1: Nộp đơn đề nghị sử dụng hóa đơn GTGT

Trước khi đặt in hóa đơn lần đầu cho công ty, doanh nghiệp, thì bắt buộc bạn phải gửi Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in theo mẫu số 3.14 đến cơ quan thuế trực tiếp quản lý.

Tải mẫu số 3.14 TẠI ĐÂY

Kể từ ngày 12/6/2017 theo Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định: “Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in (Mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39).

Trong trường hợp sau 02 ngày làm việc cơ quan thuế trực tiếp quản lý không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn đặt in.
Sau khi cơ quan thuế tiếp nhận đầy đủ hồ sơ của doanh nghiệp, thì cơ quan thuế sẽ có giấy hẹn xuống trực tiếp doanh nghiệp, công ty để kiểm tra.

– Bước 2: Tiếp đón cán bộ thuế xuống kiểm tra

Bạn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, yêu cầu sau để cơ quan thuế trực tiếp quản lý đến kiểm tra:

Đã treo biển doanh nghiệp tại địa chỉ trụ sở chính;
Văn bản xác nhận quyền sử dụng địa chỉ trụ sở chính của công ty là hợp pháp
(Hợp đồng thuê nhà, Hợp đồng mượn nhà Hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
ghi tên Giám đốc công ty)
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Đăng ký mẫu dấu và dấu tròn công ty
Có đầy đủ bàn ghế nhân viên, sổ sách và các vật dụng liên quan khác chứng minh công ty có hoạt động
Có hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc Cung cấp dịch vụ chứng tỏ công ty đã hoạt động và có nhu cầu xuất hoá đơn cho khách hàng.

Sau khi Cơ quan thuế kiểm tra, xác minh và đồng ý bằng văn bản cho phép công ty, doanh nghiệp được sử dụng hoá đơn GTGT. Cơ quan Thuế sẽ ra Thông báo theo Mẫu số 3.15 Phụ lục 03 ban hành kèm theo Thông tư 37/2017/TT-BTC về việc Doanh nghiệp đủ điều kiện hay không đủ điều kiện đặt in hóa đơn.

(1) Trường hợp Doanh nghiệp chưa đủ điều kiện sử dụng hóa đơn đặt in:

Doanh nghiệp gặp người quản lý thuế để được giải thích lý do chưa đủ điều kiện.
Nộp Công văn giải trình lý do, tiến hành bổ sung hồ sơ để được xét duyệt lại.

(2) Trường hợp Doanh nghiệp đã đủ điều kiện sử dụng hóa đơn đặt in: Doanh nghiệp tiến hành liên hệ nhà in để đặt in hóa đơn GTGT

– Bước 3: Tìm nhà in hóa đơn GTGT

Khi bạn đã lựa chọn được Nhà in hóa đơn các bạn cần những lưu ý sau :

Chọn mẫu hóa đơn và thống nhất về giá in hóa đơn GTGT.
Đồng nhất về bản Market của tờ Hoá đơn GTGT mà các bạn đặt in.

Lưu ý: Nhà in phải là công ty, doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh còn hiệu lực và có giấy phép hoạt động ngành in và quý vị cũng có thể tìm danh sách các nhà in uy tín trên Chi cục thuế.

– Bước 4: Hồ sơ in hóa đơn GTGT (thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu)

Bản sao Đăng ký kinh doanh công ty có công chứng
Bản sao Chứng minh thư nhân dân của Giám đốc
Giấy giới thiệu nếu cử nhân viên đi làm
Bản sao chứng minh thư người được giới thiệu
Biên bản kiểm tra trụ sở hoặc Xác nhận của Chi cục thuế cho phép đặt in hoá đơn.

Bạn cần để ý 1 số điểm sau:

Hoá đơn GTGT cần phải đặt in phải được in theo hợp đồng.

Hợp đồng in hoá đơn được thể hiện bằng văn bản và trên Hợp đồng cần ghi cụ thể: Loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng, số thứ tự hoá đơn đặt in (số thứ tự bắt đầu và số thứ tự kết thúc)

Kèm theo hóa đơn mẫu và thông báo của cơ quan thuế được phép đặt in.

– Bước 5: Thanh lý hợp động in khi nhận được hóa đơn.

Sau khi nhận hóa đơn đầy đủ theo đúng hợp đồng thì công ty, doanh nghiệp thanh lý hợp đồng với nhà in. (nếu không thanh lý sẽ bị phạt).
Yêu cầu nhà in xuất hóa đơn đỏ cho công ty, doanh nghiệp.

– Bước 6: Đây cũng là bước cuối cùng là làm thông báo phát hành hóa đơn GTGT.

Trước khi sử dụng hóa đơn bạn phải làm thông báo phát hành hóa đơn tới chi cục thuế nơi trực tiếp quản lý trước 2 ngày.

Chú ý nếu quý vị không làm thủ tục thông báo phát hành hoá đơn mà đã sử dụng hoá đơn sẽ bị phạt từ 6 – 18 triệu.

Việt Hưng hy vọng với những gì chúng tôi chia sẻ ở trên giúp ích được phần nào cho các doanh nghiệp, công ty mới thành lập – Mọi thắc mắc cần giải đáp xin liên hệ: 098.868.0223 – 091.292.9959 – 098.292.9939 để được tư vấn miễn phí – chuyên sâu TẤT TẦN TẬT mọi vấn đề.Chúc các bạn thành công!