Hóa đơn hợp lý hợp lệ và hợp pháp là thế nào?

Thế nào là hóa đơn hợp pháp, hợp lý đó là thắc mắc của nhiều bạn mới làm kế toán

Công việc của một kế toán thì không thể nào thiếu được đó là việc tiếp xúc với hóa đơn. Và một trong những kĩ năng cần có của một kế toán là việc phân biệt hóa đơn hợp pháp, hợp lý. Hiều được vấn đề đó, hôm nay kế toán Việt Hưng xin chia sẽ với các bạn. Như thế nào là hóa đơn hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.

Tham khảo:

Thông tư 176/2016/TT-BTC Xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn

Hóa đơn tiền điện nước không mang tên công ty được tính vào chi phí hợp lý không?

Danh sách các khóa học thực hành kế toán tại Kế toán Việt Hưng

1. Hóa đơn hợp lý

Hợp lý ở đây là nội dung của hàng hóa, dịch vụ, số tiền; tên; địa chỉ; mã số thuế… Thể hiện trên hóa đơn phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong phạm vi được cấp phép trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp, có thể giải trình, diễn giải được.

Doanh nghiệp kinh doanh hoạt động mảng lĩnh vực nào. Thì hóa đơn chứng từ cũng phải phù hợp và phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đó.

Ví dụ : 

Doanh nghiệp bạn không phải đơn vị kinh doanh vận tải. Doanh nghiệp bạn cũng không có các phương tiện đi lại (ô tô, xe máy) thuộc sở hữu của doanh nghiệp. Nhưng lại có các hóa đơn đầu vào về xăng dầu. Có thể là do giám đốc doanh nghiệp đi xe thuộc sở hữu cá nhân có các hóa đơn đầu vào đổ nhiên liệu. Hóa đơn là hợp pháp nhưng lại không hợp lý vì xe không thuộc sở hữu doanh nghiệp. Thì các nhiên liệu tiêu hao cho xe cũng không thể là chi phí hợp lý. Do đó các hóa đơn này là bất hợp lý.

2. Hóa đơn hợp lệ

Hóa đơn hợp lệ được hiểu là sự phù hợp với các thông lệ. Hoá đơn phải đảm bảo đầy đủ nội dung các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn như:

Ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn, họ tên người mua, bán, địa chỉ công ty mua,bán, mã số thuế, hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản), số tài khoản (nếu có),

Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán; số tiền bằng chữ.

Phải có chữ ký người mua, người bán, chữ ký của Giám đốc. Nếu không có chữ ký của GĐ thì phải có giấy ủy quyền. Và đóng dấu treo vào bên trên góc trái hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.

Hoá đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 (có hiệu lự từ ngày 1/6/2014)

 Lưu ý 

– Hóa đơn hợp lệ sẽ là căn cứ để xác định chi phí được trừ hay không được trừ khi tính thuế TNDN. Ngoài việc phải đáp ứng tính hợp lệ như trên trong một số trường hợp phải đáp ứng các yêu cầu khác như:

– Không vượt định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, …)

– Không vượt mức khống chế (chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; chi hỗ trợ tiếp thị, chi hỗ trợ chi phí, chiết khấu thanh toán; chi báo biếu, báo tặng… )

– Tiền ăn trưa của mỗi người lao động: 680.000đ/ng/tháng.

– Chi trang phục: 5.000.000đ/ng/năm

– Chi phí mua xe ô tô dưới 9 chỗ ngồi

Chú ý: Những hóa đơn có Giá trị > 20 triệu phải chuyển khoản qua Ngân hàng. Thì mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế TNDN.

3. Hóa đơn hợp pháp

Hóa đơn hợp phát là Hoá đơn do tổng cục thuế phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho những cơ sở kinh doanh.

Hoá đơn do các cơ sở kinh doanh tự in theo mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng. DN cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng hàng hóa dịch vụ này. Không nằm trong phạm vi hoạt động đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đó.

Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đã được Doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn. Nếu doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn. Mà đã sử dụng hóa đơn thì hóa đơn đó sẽ bị coi là hóa đơn bất hợp pháp.

Hóa đơn hợp pháp

Để kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, các bạn có thể tra cứu theo cách sau

– Tra cứu xem doanh nghiệp có hoạt động hay không, có tạm dừng kinh doanh hoặc đang bỏ trốn hay không.

Chi tiết: http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp

– Tra cứu xem hóa đơn có thong báo phát hành chưa

Chi tiết: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html