Kể từ ngày 01/07/2022, tất cả các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử phát sinh nhiều vướng mắc, trong đó có trường hợp hóa đơn điện tử ngày lập và ngày ký khác nhau.
Vậy khi gặp tình huống này kế toán sẽ xử lý thế nào. Kế Toán Việt Hưng sẽ cùng bạn giải đáp tình huống này. Theo dõi ngay nhé!
1. Căn cứ pháp lý hóa đơn điện tử ngày lập và ngày ký khác nhau
Tại khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định:
“9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.“
Như vậy theo quy định này, thì hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau vẫn được coi là hợp lệ và được xác định như sau:
– Thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn GTGT
– Thời điểm hạch toán ghi nhận doanh thu đối với bên bán và tính vào chi phí đối với bên mua là thời điểm lập hóa đơn
2. Các trường hợp có thể xảy ra đối với hóa đơn điện tử ngày lập và ngày ký khác nhau
Một điểm đặc biệt quan trọng ở đây là: Theo quy định ở trên chúng ta sẽ tuân thủ nguyên tắc: Hóa đơn không được lập cách số, giữ số, lùi ngày nhưng được phép lập hóa đơn điện tử ngày lập và ngày ký khác nhau.
Các trường hợp có thể xảy ra giữa ngày lập hóa đơn và ngày ký hóa đơn như sau:
Trường hợp 1:
– Ngày 27/05/2022: Công ty Việt Hưng xuất hóa đơn số 10. Ngày 28/05/2022, Công ty xuất hàng và có lập 1 hóa đơn đang chờ ký số. Ngày 29/05/2022, Công ty tiến hành ký số hóa đơn lập ngày 28/05/2022, có số hóa đơn 11.
Như vậy: Hóa đơn số 11, lập ngày 28/05/2022 nhưng ký số ngày 29/05/2022. Hóa đơn này vẫn hợp lệ nhưng Công ty sẽ phải giải trình với cơ quan thuế
Trường hợp 2:
– Ngày 27/05/2022: Công ty Việt Hưng xuất hóa đơn số 10. Ngày 28/05/2022, Công ty có lập 1 hóa đơn đang chờ ký số. Ngày 29/05/2022, Công ty Xuất hàng và có lập 1 hóa đơn.
Như vậy: Công ty muốn xuất hàng và ký số hóa đơn ngày 29/05/2022 thì có 2 trường hợp xảy ra:
+ Công ty phải ký số hóa đơn đã lập ngày 28/05/2022, với số hóa đơn: 11, sau đó mới ký số hóa đơn ngày 29/05/2022 với số hóa đơn 12
+ Công ty phải hủy bỏ hóa đơn đã lập ngày 28/05/2022, và ký số hóa đơn ngày 29/05/2022 với số hóa đơn 11
Trường hợp: Nếu Công ty ký hóa đơn ngày 29/05/2022 trước với số hóa đơn 11, và sau đó mới ký hóa đơn đã lập ngày 28/05/2022 với số hóa đơn 12 thì sẽ xảy ra điều bất hợp lý là ngày lập sau nhưng số thứ tự hóa đơn lại nhỏ còn ngày lập nhỏ thì số hóa đơn lại lớn.
| Ngày lập | Số hóa đơn |
| 29/05/2022 | 12 |
| 28/05/2022 | 11 |
3. Cách lập hóa đơn lùi ngày mà vẫn đảm bảo tính hợp lý hợp lệ của hóa đơn điện tử
Nguyên tắc
– Kế toán có thể lập nhiều hóa đơn chờ ký nhưng phải đảm bảo nguyên tắc kế toán là phải trùng với thời điểm bàn giao hàng hóa, dịch vụ
– Muốn xuất hóa đơn mới phải hoàn thành ký số tất cả các hóa đơn chờ ký cần ký (tránh trường hợp ngày lập hóa đơn sau nhưng số thứ tự hóa đơn lại nhỏ còn ngày lập hóa đơn nhỏ thì số hóa đơn lại lớn.
Ví dụ:
Như vậy, muốn ký được hóa đơn ngày 29/05 thì phải ký hóa đơn ngày 27/05, sau khi ký xong hóa đơn ngày 27/05 thì tiếp tục ký hóa đơn ngày 28/05.
4. Nguyên tắc trọng yếu của việc lập hóa đơn điện tử ngày lập và ngày ký khác nhau là thời điểm lập hóa đơn
Thời điểm lập hóa đơn được quy định cụ thể tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
“1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.“
Kết luận: Theo như quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử ngày lập và ngày ký khác nhau vẫn được xác định là hóa đơn hợp lý hợp lệ hợp pháp.
Tuy nhiên tùy từng trường hợp cụ thể Công ty sẽ phải giải trình thêm với có quan thuế khi cơ quan thuế vào kiểm tra. Và một nguyên tắc trọng yếu ở đây chúng ta phải tuân thủ là thời điểm xuất hóa đơn phải trùng với thời điểm bàn giao hoặc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ.
Trên đây Kế Toán Việt Hưng đã hướng dẫn các bạn cách xác định hóa đơn điện tử ngày lập và ngày ký khác nhau. Để được hỗ trợ giải đáp mọi vấn đề phát sinh liên quan đến hóa đơn cũng như các nghiệp vụ kế toán, đăng ký ngay khóa học kế toán của chúng tôi. Nhận thêm tư vấn chi tiết về khóa học phù hợp tại fanpage hoặc Hotline: 0988680223 – 0982929939.
Em có 1 vấn đề muốn hỏi ạ
Hiện tại bên em có 1 hoá đơn bị sai tên hàng hoá và đã xuất hoá đơn điều chỉnh tên đúng nhưng lại tích vào ô tăng tiền nên dẫn đến tiền tăng gấp đôi. Vậy giờ em giải quyết như thế nào ạ
Chào bạn, với câu hỏi của bạn Kế Toán Việt Hưng xin trả lời như sau:
Trường hợp này bạn đã xuất hóa đơn điều chỉnh sai mất rồi thì lại làm hóa đơn điều chỉnh khác điều chỉnh lại số tiền nhé!
Mời bạn truy cập Cộng Đồng Làm Kế Toán https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan để đặt câu hỏi và nhận câu trả lời nhanh chóng, chính xác nhất từ đội ngũ giáo viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi!