Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định số 123

Vậy để áp dụng chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, kế toán phải chuẩn bị hồ sơ ra sao? phải làm những bước nào? Đây là câu hỏi được rất nhiều bạn kế toán trên cả nước đang quan tâm nhiều nhất trong giai đoạn chuyển đổi hóa đơn điện tử bắt buộc này. Kế Toán Việt Hưng hướng dẫn qua dẫn nhà kế và doanh nghiệp, các bước chuyển đổi lên hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, để các bạn kế toán cùng tham khảo nhé.

Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định số 123

1. Lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử giai đoạn 2 áp dụng toàn bộ 57 tỉnh, thành phố còn lại

Ngày 21/11/2021, Tổng cục thuế đã triển khai hệ thống hóa đơn điện tử giai đoạn 1 tại 6 tỉnh, thành phố: Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Phú Thọ và Bình Định. Tính đến ngày 31/3/2022, 100% các tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại 6 tỉnh, thành đã thực hiện chuyển đổi thành công sang sử dụng hóa đơn điện tử, mà không hề gặp chút khó khăn bất cập nào.

Với nhiều thuận lợi mà hóa đơn điện tử mang lại, Tổng cục Thuế đặt ra lộ trình trước 1/7/2022 phải hoàn thành 100% số lượng doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh trên cả nước chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Do đó, Ngày 24/2/2022 vừa qua, Bộ Tài Chính đã ban hành Quyết định 206/QĐ-BTC triển khai áp dụng hóa đơn điện tử Giai đoạn 2 đối với các doanh nghiệp/tổ chức kinh tế, hộ/cá nhân kinh doanh trên địa bàn 57 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương với thời gian thực hiện từ tháng 04/2022.

Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo đến từng doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân cụ thể về hình thức áp dụng hóa đơn có mã hay không có mã, thời gian chuyển đổi từ ngày 01/4/2022 đến ngày 30/6/2022.

2. Hướng dẫn chuyển đổi lên hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

Thực hiện kế hoạch chuyển đổi hóa đơn điện tử sang Thông tư 78/2021/TT-BTC. Để quá trình thực hiện được nhanh chóng, chính xác, cũng như giúp doanh nghiệp hiểu rõ về quy trình thủ tục chuyển đổi, Kế toán Việt Hưng xin hướng dẫn nhà kế các bước chuẩn bị để thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn điện tử Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Bước 1: Xác định Doanh nghiệp thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hay không có mã của cơ quan thuế

– Đối tượng sử dụng hình thức hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

+ Doanh nghiệp vừa và nhỏ theo thông báo của cơ quan thuế, cơ quan các tỉnh có thẩm quyền

+ Doanh nghiệp thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế nhưng có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

+ Doanh nghiệp rủi ro cao về thuế, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo tới doanh nghiệp

+ Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh

– Đối tượng sử dụng hình thức hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

+ Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và đáp ứng các điều kiện về cơ sở hạ tầng về CNTT.

+ Doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế

Bước 2: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 gửi đến cơ quan thuế. Sau đó, cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Bước 3: Chờ thông báo “chấp nhận”’ hoặc “không được chấp nhận” từ Tổng cục Thuế sau khi chuyển đổi hoá đơn điện tử

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 cho doanh nghiệp

– Trường hợp được chấp nhận, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về mail cùng với file đính kèm như sau:

– Trường hợp không được chấp nhận, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước trên.

Bước 4: Tiêu huỷ hoá đơn giấy, hoá đơn điện tử chưa sử dụng theo thông tư cũ

Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận cho đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử, đơn vị phải ngừng sử dụng và tiêu hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử chưa sử dụng đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây.

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:

+ Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh.

+ Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).

+ Biên bản tiêu hủy hóa đơn.

+ Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA – NĐ 123/2020.

Bước 5: Tiến hành lập, xuất, lưu trữ hóa đơn điện tử theo TT78 và gửi cho khách hàng

Theo quy định mới tại Nghị định 123/2020 thì đơn vị được phép sử dụng hóa đơn điện tử ngay sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, đơn vị không phải gửi hóa đơn mẫu và thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế như quy định trước đây.

Theo Nghị định 123, doanh nghiệp sẽ không phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế nữa.

Bước 6: Tới hạn nộp BC tháng/quý thì Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mẫu BC26 lần cuối dành cho hóa đơn giấy và HĐĐT mẫu cũ theo TT32

Công tác chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123 & Thông tư 78 đang trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Kế toán Việt Hưng hy vọng bài viết Hướng dẫn chuyển đổi lên hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sẽ giúp tổ chức/doanh nghiệp/cá nhân thực hiện chuyển đổi HĐĐT nhanh hơn, chính xác, và dễ dàng hơn.

Việc chuyển đổi hoá đơn điện tử luôn là vấn đề được các kế toán viên quan tâm, nhất là trong thời điểm ngày bắt buộc sử dụng HĐĐT ngày càng gần. Vấn đề mà bạn quan tâm liên quan đến hoá đơn điện tử nói riêng, nghiệp vụ kế toán nói chung là gì? Tìm hiểu thêm và chia sẻ với chúng tôi qua fanpage, để được nhận lại nhiều hơn các kiến thức hữu ích nhé!