Kế toán công nợ – Công nợ là một mảng nhỏ trong công việc của kế toán tổng hợp. Với những công ty có mô hình kinh doanh vừa và nhỏ, thì kế toán tổng hợp kiêm luôn cả việc theo dõi công nợ, tuy nhiên với những doanh nghiệp có mô hình lớn thì phân hệ này sẽ được giao cho một vài cá nhân theo dõi. Kế toán Việt Hưng liệt kê các công việc hàng ngày, tháng, quý, năm mà kế toán công nợ cần phải làm và có trách nhiệm.
Chúng ta nên theo dõi công nợ phải thu, công nợ phải trả riêng
THAM KHẢO: Biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ phải thu, phải trả
1. Với công nợ phải thu của khách hàng
Phải thu của khách hàng thể hiện là công ty bạn đã xuất hàng hoá, thành phẩm cho khách hàng, hay xuất hoàn thành công trình cho chủ đầu tư, đã viết hoá đơn bán hàng, đã kê khai thuế nhưng khách hàng chưa thanh toán hoặc thanh toán một phần.
(Ảnh minh họa: Bảng tổng hợp công nợ phải thu)
Các loại hồ sơ căn cứ để theo dõi công nợ
1.1. Căn cứ hoá đơn bán hàng
Nợ TK 131:
Có TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá
Có TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm
Có TK 5113: Doanh thu dịch vụ
Có TK 3331: Thuế GTGT bán ra
1.2. Căn cứ vào phiếu thu tiền
Trên phiếu thu phải thể hiện đầy đủ các nội dung. Người nộp tiền, địa chỉ, lý do thu tiền, phiếu thu này có đầy đủ chữ ký, dấu của bên khách hàng để kế toán hạch toán – Kế toán công nợ cần kiểm tra kỹ thông tin trên phiếu chi để chuyển cho phòng kế toán hạch toán.
Nợ TK 111: Tiền mặt tăng lên
Có TK 131: Công nợ phải thu của khách hàng – cần phải chi tiết công nợ cho khách hàng nào.
1.3. Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng
Để biết khách hàng nào thanh toán vào tài khoản ngân hàng. Chứng từ này có đầy đủ chữ ký của ngân hàng nơi công ty giao dịch.
Nợ TK 112
Có TK 131.
– Theo dõi các khoản phải thu nội bộ thông qua TK 136 (với hình thức công ty mẹ – con)
– Theo dõi các khoản phải thu khác thông qua TK 1388 (với các nghiệp vụ cho cá nhân vay tiền), kế toán cần lập hợp đồng cho vay, phiếu chi, uỷ nhiệm chi đi kèm rồi chuyển cho phòng kế toán
Nợ TK 1388
Có TK 111,112.
Ví dụ:
Với bảng tổng hợp công nợ phải thu bên trên, tài khoản 131 là tài khoản lưỡng tính, do đó có số dư cả bên nợ và bên có.
- Số dư bên nợ: Thể hiện số tiền còn phải thu của các khách hàng tại thời điểm cuối kỳ, căn cứ vào bảng theo dõi này, kế toán cần có kế hoạch thu hồi nợ trong kỳ sau.
- Số dư bên có: Thể hiện số tiền khách hàng ứng trước, chúng ta cần theo dõi khoản công nợ này để xuất hóa đơn cho khách hàng.
2. Với công nợ phải trả cho nhà cung cấp
Công nợ phải trả là việc theo dõi đối chiếu giữa việc mua hàng, đã nhận hàng và hoá đơn của nhà cung cấp nhưng chưa thanh toán hoặc thanh toán một phần.
( Ảnh minh họa: Bảng tổng hợp công nợ phải trả)
Các chứng từ làm căn cứ
Căn cứ hoá đơn mua hàng đầu vào
– Căn cứ liên 2 kế toán công nợ xác định khoản phải trả nhà cung cấp là số tiền bao gồm cả thuế giá trị gia tăng thể hiện bên có TK 331 bằng nghiệp vụ phát sinh
Nợ TK 152, 156
Nợ TK 1331
Có TK 331
– Khi công ty bạn trả tiền cho nhà cung cấp bằng tiền mặt, kế toán công nợ lập phiếu chi chuyển cho thủ quỹ. Trên phiếu chi có đầy đủ chữ ký của người lập, thủ quỹ, và người nhận tiền. Sau đó chuyển cho kế toán hạch toán:
Nợ TK 331: Chi tiết cho nhà cung cấp.
Có TK 1111
Nếu chuyển trả nhà cung cấp bằng chuyển khoản thì kế toán công nợ cầm uỷ nhiệm chi có đầy đủ thông tin nhà cung cấp và dấu, chữ ký của xếp bạn. Sau khi uỷ nhiệm chi xong kế toán công nợ mang chứng từ này cho kế toán hạch toán và kẹp vào sổ phụ ngân hàng hàng năm
Nợ TK 331: Chi tiết nhà cung cấp
Có TK 1121
– Hàng tháng, quý, năm in báo cáo tồn quỹ tiền mặt chuyển cho thủ quỹ để đối chiếu lại
Ví dụ:
Với bảng tổng hợp công nợ phải trả bên trên, tài khoản 331 là tài khoản lưỡng tính, do đó có số dư cả bên nợ và bên có.
– Số dư bên có: Thể hiện số tiền còn phải trả cho các nhà cung cấp tại thời điểm cuối kỳ, căn cứ vào bảng theo dõi này, kế toán cần có kế hoạch trả nợ trong kỳ sau.
– Số dư bên nợ: Thể hiện số tiền mà công ty mình ứng trước cho các nhà cung cấp, chúng ta theo dõi để lấy hàng hóa và hóa đơn về.
3. Công việc chung cần làm của kế toán công nợ
– Cuối tháng, quý, năm cần in sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi rồi đối chiếu lại với kế toán tổng hợp.
– Kẹp chứng từ theo nghiệp vụ phát sinh (thu, chi, nhập, xuất, hoá đơn)
– Kiểm tra nội dung, các điều khoản trong hợp đồng có liên quan đến điều khoản thanh toán.
– Tạo mã, Thêm mã khách hàng, mã nhà cung cấp mới đối với các khách hàng mới
– Sửa mã trên đối với khách hàng, nhà cung cấp có sự chuyển nhượng hoặc thay đổi
– Vào mã hợp đồng trong Phần mềm quản lý Tài chính Kế toán để theo dõi theo từng hợp đồng của từng khách hàng
– Hàng tháng đối chiếu công nợ chi tiết với kế toán tổng hợp
– Lập bút toán kết chuyển công nợ hàng hoá, dịch vụ với các Chi nhánh/công ty
– Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ với các khoản công nợ khó đòi, nợ lâu, và các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá thời hạn nhập hàng hoặc nhận dịch vụ
– Định kỳ làm xác nhận công nợ với các chi nhánh/công ty
– Theo dõi, thông báo & xác nhận công nợ tạm ứng của cán bộ công ty/CN
– Theo dõi công nợ riêng cho từng khách hàng, nhà cung cấp và lên kế hoạch gọi điện cho khách hàng thu nợ. Cũng như báo cáo giám đốc biết công nợ phải trả để có kế hoạch trả nợ
– Lập báo cáo công nợ phải thu cuối quý, năm
– Lập báo cáo công nợ phải trả tổng hợp cuối quý, năm
– Kết thúc kỳ báo cáo lập bản đối chiếu công nợ gửi cho nhà cung cấp và khách hàng có chữ ký, đóng dấu cho đối tác, rồi đưa biên bản này về giao cho kế toán tổng hợp để làm căn cứ quyết toán thuế.
– Lập hạn thanh toán căn cứ theo hợp đồng với nhà cung cấp nhà cung cấp.
– Lập hạn phải thu của khách hàng theo cam kết trong hợp đồng.
– 1 tháng / lần kế toán làm bảng phân tích công nợ gửi xuống phòng kinh doanh
– In báo cáo quỹ và sổ quỹ tiền mặt.
– Và các công việc liên quan khác theo sự sắp xếp của ban quản trị.
4. Kế toán công nợ cần lưu ý
– Chưa triển khai chặt chẽ công tác thu hồi công nợ
– Không thực hiện đúng quy định trích lập dự phòng và xử lý nợ
– Chưa thực hiện đầy đủ việc đối chiếu công nợ
– Hạch toán nhầm các mã công nợ chi tiết
– Việc hạch toán công nợ không thực hiện theo đúng quy định
– Công tác theo dõi công nợ không đáp ứng yêu cầu chế độ kế toán
XEM THÊM: Các khoá học kế toán Online 1 Kèm 1
Trên đây là Kế toán Việt Hưng đã liệt kê các công việc của nhân viên kế toán công nợ cần phải làm. Kế toán Việt Hưng chúc bạn luôn hoàn thành công việc!