Thế nào là chứng từ kế toán hợp lệ?

Theo luật kế toán, chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh;; và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Câu hỏi được nhiều bạn đặt ra là như thế nào được gọi là hóa đơn; chứng từ hợp pháp, hợp lệ và hợp lý. Lamketoan.vn xin được chia sẻ cùng các bạn cách để nhận biết như thế nào được coi là hóa đơn; chứng từ hợp pháp, hợp lệ và hợp lý.

1. Hóa đơn chứng từ hợp pháp

– Đó là hóa đơn do Bộ tài chính (Tổng cục thuế) phát hành; và được cơ quan thuế cấp phát cho các đơn vị kinh doanh.

– Hóa đơn đã được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn.

– Hóa đơn do doanh nghiệp tự tin theo mẫu và đã được cơ quan thuế chấp nhận.

Lưu ý:

Mặc dù Doanh nghiệp bạn có giao dịch; mua bán hàng hóa dịch vụ có thật; hóa đơn tài chính đầy đủ; thanh toán qua ngân hàng một cách minh bạch; nhưng vẫn có thể gặp phải một số trường hợp

– Khi Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa dịch vụ; nhưng hàng hóa dịch vụ này không nằm trong phạm vi hoạt động đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đó; thì hóa đơn mà doanh nghiệp đó xuất cho bên bạn là bất hợp pháp

– Doanh nghiệp bạn có hóa đơn hàng hóa dịch vụ của các doanh nghiệp đang nằm trong danh sách doanh nghiệp tạm dừng kinh doanh; hoặc đang bỏ trốn của cơ quan thuế

Xem thêm: 

Chứng từ kế toán là gì

Mức phạt vi phạm hành chính về chứng từ kế toán

2. Hóa đơn, chứng từ kế toán hợp lệ

Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn được lập theo đúng nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo TT39/2014/TT-BTC; có hiệu lực từ ngày 01/06/2014

Hóa đơn phải đảm bảo các nội dung chủ yếu:

– Ghi đầy đủ rõ ràng ngày tháng hóa đơn, thông tin khách hàng; mã số thuế, địa chỉ, hình thức thanh toán, số tài khoản,…

– Ghi chính xác, rõ ràng tên hàng hóa; số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng tiền thanh toán…

– Phải có đầy đủ chữ ký, người mua, bán, giám đốc. Nếu không có chữ ký của giám đốc thì phải đóng dấu treo và có giấy ủy quyền; và người được ủy quyền ký vào đây. Hóa đơn bán hàng qua mạng; điện thoại thì phần chữ ký người mua phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại.

– Hóa đơn hợp lệ dùng là căn cứ để xác định chi phí được trừ hay không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Ngoài những điểm trên thì các bạn cần chú ý

– Không vượt định mức như tiêu hao nguyên vật liệu

– Không vượt các định mức không chế

                   Phụ cấp tiền ăn không vượt 680.000 đ/người/tháng

                   Trang phục 5.000.000 đ/người/năm

                   Giá trị ô tô dưới 9 chỗ không quá 1.600.000.000đ

– Những hóa đơn có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng phải thanh toán qua ngân hàng; thì mới được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

3. Hóa đơn, chứng từ hợp lý

Hóa đơn chứng từ hợp pháp, họp lệ thôi vẫn chưa đủ mà còn cần phải hợp lý.

Hợp lý được hiểu là nội dung trên hóa đơn, chứng từ phải đúng; và phù hợp với hoạt động kinh doanh của đơn vị trong phạm vi được cấp trên giấy phép đăng ký kinh doanh. Không thể đem hóa đơn mua nhiên liệu phục vụ vận tải để khấu trừ cho doanh nghiệp không có phương tiện vận tải. Hay như các hóa đơn ăn uống để chiêu đãi, bạn bè… đều là những hóa đơn hợp pháp, hợp lệ, nhưng không hợp lý.

Hy vọng những chia sẻ của lamketoan.vn sẽ phần nào giúp được các bạn. Chúc các bạn thành công!  Nếu muốn tham gia các khóa đào tạo của lamketoan.vn các bạn có thể tham khảo tại website: lamketoan.vn!