Chia sẻ kinh nghiệm làm hồ sơ hoàn công cho kế toán

Kinh nghiệm làm hồ sơ hoàn công – HSHC là tài liệu, lý lịch của sản phẩm công trình xây dựng, bao gồm các vấn đề từ chủ trương đầu tư đến việc lập dự án đầu tư xây dựng, khảo sát xây dựng, thiết kế công trình, thi công xây dựng công trình và các vấn đề khác có liên quan đến dự án, công trình đó.

Hồ sơ hoàn công công trình bao gồm hồ sơ pháp lý và tài liệu quản lý chất lượng được quy định tại Phụ lục 3 của Thông tư số 12/2005/TT-BXD ngày 15/7/2005 của Bộ Xây Dựng về “Hướng dẫn một số nội dung về Quản lý chất lượng công trình và Điều kiện năng lực của tổ chức, cá nhân trong hoạt động xây dựng”

1. Khái niệm về bản vẽ hoàn công 

Bản vẽ hoàn công là bản vẽ bộ phận công trình , công trình xây dựng hoàn thành, trong đó thể hiện kích thước thực tế so với kích thước thiết kế, được lập trên cơ sở bản vẽ thiết kế thi công đã được phê duyệt. Mọi sửa đổi, so với thiết kế được duyệt phải được thể hiện trên bản vẽ hoàn công (Điều 27 – Nghị định 209/2004/NĐ-CP)

Như vậy Bản vẽ hoàn công thực chất là một bản sao chụp lại hiện trạng cấu kiện hạng mục, từng bộ phận hay toàn công trình vừa hoàn thành trên cơ sở hệ tọa độ và hệ cao độ công trình đã dùng để thi công (kinh nghiệm làm hồ sơ hoàn công)

2. Nội dung kinh nghiệm làm hồ sơ hoàn công 

A – Hồ sơ pháp lý (Chủ đầu tư – Bên A tập hợp) 

a1. Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình, từng dự án thành phần hoặc tiểu dự án của cấp có thẩm quyền (kinh nghiệm làm hồ sơ hoàn công)

a2. Văn bản chấp thuận của cơ quan quản lý chuyên ngành có thẩm quyền về việc cho phép sử dụng công trình kỹ thuật bên ngoài hàng rào:

– Cấp điện;

– Sử dụng nguồn nước;

– Khai thác nước ngầm;

– Khai thác khoáng sản, khai thác mỏ;

– Thoát nước (đầu nối vào hệ thống nước thải chung);

– Đường giao thông bộ, thủy;

– An toàn của đê (Công trình chui qua đê, gần đê, trong phạm vi bảo vệ đê…)

– An toàn giao thông (nếu có).

a3. Hợp đồng xây dựng (ghi số, ngày tháng của hợp đồng) giữa Chủ đầu tư với Nhà thầu tư vấn thực hiện khảo sát xây dựng, thiết kế; Nhà thầu thi công xây dựng chính, giám sát thi công xây dựng, kiểm định chất lượng, kiểm tra và chứng nhận sự phù hợp và cũng như hợp đồng giữa Nhà thầu chính (tư vấn, thi công xây dựng) và các Nhà thầu phụ (tư vấn, thi công xây dựng).

a4. Các tài liệu chứng minh điều kiện năng lực của các Nhà thầu tư vấn, Nhà thầu thi công xây dựng kể cả các Nhà thầu nước ngoài (thiết kế xây dựng, thi công xây dựng, thi công xây dựng, giám sát thi công xây dựng, kiểm tra và chứng nhận sự phù hợp chất lượng…)

a5. Kết quả thẩm định thiết kế cơ sở của cấp có thẩm quyền phê duyệt kèm theo phần thiết kế cơ sở quy định (kinh nghiệm làm hồ sơ hoàn công)

a6. Kết quả thẩm định và phê duyệt thiết kế KT, thiết kế BVTC của Chủ đầu tư kèm theo hồ sơ thiết kế theo quy định.

a7. Biên bản của Sở xây dựng kiểm tra sự tuân thủ quy định quản lý chất lượng công trình xây dựng của Chủ đầu tư trước khi nghiệm thu giai đoạn xây dựng, nghiệm thu hoàn thành công trình để đưa vào sử dụng.

B – Tài liệu quản lý chất lượng (Nhà thầu thi công xây dựng – Bên B lập)

b1. Bản vẽ hoàn công các hạng mục và toàn bộ công trình về kiến trúc, kết cấu, lắp đặt thiết bị, hệ thống kỹ thuật công trình, hoàn thiện…(có danh mục bản vẽ kèm theo).

b2. Các chứng chỉ kỹ thuật xuất xưởng xác nhận chất lượng vật liệu sử dụng trong công trình để thi công phần: san nền, gia cố nền, cọc, đài cọc, kết cấu ngầm và kết cấu thân, điện nước và hoàn thiện…

b3. Các phiếu kiểm tra xác nhận chất lượng vật liệu sử dụng trong công trình để thi công phần: san nền, gia cố nền, cọc, đài cọc, kết cấu ngầm và kết cấu thân, điện nước và hoàn thiện… do 1 tổ chức chuyên môn hoặc 1 tổ chức khoa học có tư cách pháp nhân, năng lực và sử dụng phòng thí nghiệm hợp chuẩn thực hiện.

b4. Chứng chỉ xác nhận chủng loại và chất lượng của các trang thiết bị phục vụ sản xuất và hệ thống kỹ thuật lắp đặt trong công trình như: cấp nước, cấp điện, cấp ga…do nơi sản xuất cấp.

b5. Thông báo kết quả kiểm tra chất lượng vật tư, thiết bị nhập khẩu sử dụng trong hạng mục công trình của các tổ chức tư vấn có tư cách pháp nhân được nhà nước quy định.

b6. Các tài liệu, biên bản nghiệm thu chất lượng các công tác xây dựng, lắp đặt thiết bị. Kèm theo mỗi biên bản là bản vẽ hoàn công công tác xây lắp được nghiệm thu (có danh mục biên bản nghiệm thu công tác xây dựng kèm theo)

b7. Các biên bản nghiệm thu thiết bị chạy thử đơn động và liên động không tải, nghiệm thu thiết bị chạy thử liên động có tải, báo cáo kết quả kiểm tra, thí nghiệm, hiệu chỉnh, vận hành thử thiết bị (không tải và có tải)

b8. Biên bản thử và nghiệm thu các thiết bị thông tin liên lạc, các thiết bị bảo vệ (kinh nghiệm làm hồ sơ hoàn công)

b9. Biên bản thử và nghiệm thu các thiết bị phòng cháy chữa cháy, nổ.

b10. Biên bản kiểm định môi trường, môi sinh (đối với các công trình thuộc dự án phải lập báo cáo đánh giá tác động môi trường)

b11. Báo cáo kết quả thí nghiệm hiện trường (gia cố nền, sức chịu tải cảu cọc móng; chất lượng bê tông cọc; lưu lượng giếng; kết cấu chịu lực; thử tải bể chứa; thử tải ống cấp nước…)

b12. Báo cáo kết quả kiểm tra chất lượng đường hàn của các mối nối: cọc, kết cấu kim loại, đường ống áp lực, bể chứa bằng kim loại…

b13. Các tài liệu đo đạc, quan trắc lún và biến dạng các hạng mục công trình, toàn bộ công trình và các công trình lân cận trong phạm vi lún ảnh hưởng trong quá trình xây dựng (độ lún, đọ nghiêng, chuyển vị ngang, góc xoay…)

b14. Nhật ký thi công xây dựng công trình 

b15. Lý lịch thiết bị, máy móc lắp đặt trong công trình; hướng dẫn hoặc quy trình vận hành khai thác công trình; quy trình bảo hành và bảo trì thiết bị công trình.

b16. Văn bản (biên bản) nghiệm thu, chấp thuận hệ thống kỹ thuật, công nghệ đủ điều kiện sử dụng của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về:

– Chất lượng sản phẩm nước sinh hoạt;

– Sử dụng các chất chống thấm thi công các hạng mục công trình cấp nước;

– Phòng cháy chữa cháy, nổ;

– Chống sét;

– Bảo vệ môi trường;

– An toàn lao động, an toàn vận hành;

– Thực hiện giấy phép xây dựng (đối với trường hợp phải có giấy phép xây dựng);

– Chỉ giới đất xây dựng;

– Đầu nối với công trình kỹ thuật hạ tầng (cấp điện, cấp nước, thoát nước, giao thông…);

– An toàn đê điều, giao thông (nếu có)

– Thông tin liên lạc (nếu có).

b17. Chứng chỉ sự phù hợp từng công việc (thiết kế, thi công xây dựng) của các hạng mục công trình, toàn bộ công trình do các tổ chức tư vấn kiểm định độc lập cấp (kể cả các nhà thầu nước ngoài tham gia tư vấn kiểm định, giám sát, đăng kiểm chất lượng) và cấp trước khi Chủ đầu tư tổ chức nghiệm thu hoàn thành các hạng mục công trình và toàn bộ công trình.

b18. Bản kê các thay đổi so với thiết kế (kỹ thuật, bản vẽ thi công) đã được phê duyệt 

b19. Hồ sơ giải quyết sự cố công trình (nếu có)

b20. Báo cáo của tổ chức tư vấn kiểm định đối với những bộ phận, hạng mục công trình hoặc công trình có dấu hiệu không đảm bảo chất lượng khi Chủ đầu tư nghiệm thu (nếu có)

b21. Biên bản nghiệm thu giai đoạn xây dựng (kinh nghiệm làm hồ sơ hoàn công)

b22. Biên bản nghiệm thu hạng mục công trình, nghiệm thu hoàn thành công trình để đưa vào sử dụng.

3. Vai trò của kinh nghiệm làm hồ sơ hoàn công

• Làm cơ sở cho việc nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu hạng mục công trình và công trình hoàn thành đưa vào sử dụng;
• Là cơ sở để thanh toán, quyết toán và phục vụ cho việc kiểm toán;
• Là hướng dẫn viên cho người khai thác sử dụng; giúp cho các cơ quan quản lý trực tiếp công trình nắm được đầy đủ cấu tạo cụ thể, thực trạng ban đầu của công trình nhằm khai thác, sử dụng đúng với khả năng thực tế của công trình và có biện pháp duy tu, sửa chữa phù hợp đảm bảo tuổi thọ công trình được lâu dài;
• Giúp các cơ quan nghiên cứu cũng như cơ quan thanh tra khi cần thiết tìm lại các số liệu có liên quan đến công trình;
• Là cơ sở để thiết kế phương án bảo vệ công trình;
• Là hồ sơ hiện trạng phục vụ cho việc thiết kế, cải tạo, mở rộng và nâng cấp công trình (kinh nghiệm làm hồ sơ hoàn công)

4. Các quy định mới về lập hồ sơ hoàn công để có thể tiết kiện công sức

– Mẫu dấu bản vẽ hoàn công theo phụ lục II kèm theo Thông tư số 26/2016/TT-BXD hướng dẫn Nghị định số 46/2015/NĐ-CP về quản lý chất lượng và bảo trì công trình. Theo mẫu dấu mới, đại diện nhà thầu – Chỉ huy trưởng công trình và Tư vấn giám sát trưởng ký thay vì đại diện pháp nhân ký và đóng dấu như trước. Như vậy, anh/em nhà thầu nhàn hơn trong việc lập bản vẽ hoàn công (kinh nghiệm làm hồ sơ hoàn công)

– Ngoài ra, các quy định sau có thay đổi ảnh hưởng tích cực đến quá trình lập hồ sơ chất lượng (QLCL):

1. Không cần thiết phải có biên bản nghiệm thu nội bộ: Nghị định số 46/2015/NĐ-CP quy định cho phép ghép các công việc xây dựng cần nghiệm thu trong một biên bản nghiệm thu, loại bỏ biên bản nghiệm thu nội bộ của nhà thầu (không bắt buộc biên bản nội bộ phải có nữa), có thể sử dụng thư kỹ thuật hàng ngày thay cho nhật ký thi công xây dựng…
2. Không nhất thiết phải có các biên bản nghiệm thu hạng mục, giai đoạn (Phân chia kiểu Phần móng, cọc. Phần thân, thô. Phần hoàn thiện).
3. Bản vẽ hoàn công KHÔNG cần dấu pháp nhân của các bên. Chỉ cần 3 người ký: Người lập, Chỉ huy trưởng và TVGS trưởng. Xem ảnh chụp trả lời của BXD ở dưới.
4. Kết quả thí nghiệm không cần chữ ký của đơn vị thi công, đơn vị tư vấn giám sát, chủ đầu tư. Chỉ cần có chữ ký của nhân viên thí nghiệm và cán bộ quản lý. Quy định ở phụ lục 3 Nghị định số 62/2016/NĐ-CP ngày 25/4/2017 về thí nghiệm chuyên ngành…)

Trên đây là những chia sẻ của Kế toán Việt Hưng về kinh nghiệm làm hồ sơ hoàn công. Hy vọng sẽ giúp ích được các bạn khi làm hồ sơ.