Về nguyên tắc sau khi nhận được hóa đơn đặt in xong, kế toán kiểm tra xem các thông tin trên có in sai không rồi tiến hành lập thông báo phát hành hóa đơn nộp trong vòng 5 ngày trước khi sử dụng.
Mẫu thông báo phát hành hóa đơn (Mẫu TB01/AC) loại dành cho tổ chức, doanh nghiệp theo thông tư 26/2015/TT-BTC có hiệu lực từ 1/1/2015. Thay thế cho mẫu thông báo phát hành hóa đơn ( TB 01/AC) ban hành theo thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của bộ tài chính.
Phương pháp lập thông báo phát hành hóa đơn
1. Mã số thuế: Phần mềm HTKK đã cập nhật ngay khi bạn khai báo thông tin ban đầu
2. Tên đơn vị phát hành: Là tên công ty bạn
3. Các loại hóa đơn phát hành
Bước 1: Vào HTKK- Chọn mã số thuế công ty cần lập thông báo – Chọn vào phần hóa đơn – Chọn thông báo phát hành hóa đơn ( TB01/AC)
Bước 2: Cách lập thông báo phát hành hóa đơn
– Mã loại hóa đơn: Thông thường chọn 01GTKT – Đây là mẫu hóa đơn GTGT.
– Tên loại: Hóa đơn GTGT
– Mẫu số: Phần mềm HTKK chỉ có mẫu 01GTKT nhưng bạn phải sửa đúng: mẫu số ghi trên hóa đơn (trên hóa đơn trong bài là 01GTTKT3/002)
– Ký hiệu: Đánh ký hiệu hóa đơn cần phát hành vào chỉ tiêu này:
Ví dụ trong bài: AA/14P: Đây là hóa đơn đăt in năm 2014, phát hành năm 2014.
– Từ số đến số: Là đánh số bắt đầu phát hành đến số kết thúc phát hành thực tế công ty muốn phát hành.
Ví dụ công ty A đặt in 1000 số hóa đơn với số bắt đầu: 0000001 đến số kết thúc là: 0001000.
Từ số: 0000001
Đến số: 0001000
– Ngày bắt đầu sử dụng:
Ví dụ: Ngày 23/05/2015 Công ty A muốn xuất hóa đơn cho khách hàng. Để có hóa đơn viết ra vào ngày này thì ngày 18/05/2015 bạn nộp thông báo phát hành hóa đơn này.
– Các thông tin doanh nghiệp in, hợp đồng in, số ngày
Ghi rõ đầy đủ thông tin này trên hợp đồng đặt in hai bên
4. Thông tin đơn vị chủ quản
Phần này thường bỏ trống vì nếu trường hợp công ty con hạch toán phụ thuộc vào công ty mẹ thì mới đánh thông tin công ty mẹ này vào.
5. Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo
Ghi rõ tên cơ quan thuế quản lý.