Là một kế toán viên, đóng dấu giáp lai cho hợp đồng nhiều trang là kỹ năng bạn phải làm đúng chuẩn hợp quy định. Vậy, đóng dấu giáp lai thế nào là quy chuẩn nhất? Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn trong bài viết dưới đây.
Các hình thức đóng dấu trong doanh nghiệp
- Đóng dấu tròn của cơ quan tổ chức, doanh nghiệp
- Đóng dấu treo
- Đóng dấu giáp lai
- Đóng dấu hiệu chỉnh
CÁCH ĐÓNG DẤU GIÁP LAI CHO HỢP ĐỒNG NHIỀU TRANG (HĐNT) CHO 2 BÊN
1. Tại sao phải đóng dấu giáp lai cho HĐNT?
Khái niệm: Hiểu một cách đơn giản nhất thì dấu giáp lai là việc sử dụng con dấu đóng lên phần lề trái hoặc lề phải của tập tài liệu sao cho đảm bảo hình tròn của con dấu được đóng nên trên bề mặt của các tờ giấy đường xếp trồng lên nhau.
Đóng dấu giáp lai thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản của cơ quan, tổ chức. Việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật.
Đóng dấu giáp lai là sử dụng con dấu đóng lên lề bên trái hoặc lên lề bên phải văn bản gồm 2 tờ trở lên. Để con dấu trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu. Nhằm:
- Đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong toàn bộ văn bản.
- Ngăn ngừa việc thay đổi nội dung hoặc giả mạo văn bản.
- Việc đóng dấu giáp lai được thực hiện đúng theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
-> Đặc biệt, trong hồ sơ thầu việc sử dụng dấu giáp lai khá phổ biến bởi số lượng bộ hồ sơ tham gia các gói thầu có nhiều tài liệu trùng nhau và các bộ hồ sơ thầu phải đảm bảo sự giống nhau tuyệt đối về hồ sơ và hình thức thể hiện.
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP của chính phủ hướng dẫn về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch tại điều 20 khoản 3, điểm b có quy định:
| “b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.” |
-> Quy định này khá quan trọng & mới nhất về cách đóng dấu giáp lai áp dụng với các cơ quan nhà nước tại thời điểm hiện nay
Cũng theo quy định tại điều 49 của Luật Công chứng năm 2014 thì:
Điều 49. Việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ. |
Thông thường khi các công ty, doanh nghiệp giao kết hợp đồng bao gồm có nhiều trang. Ngoài chữ ký và đóng dấu các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng. Thì còn có dấu giáp lai của các bên ký kết hợp đồng nếu tất cả các bên đều là tổ chức, cơ quan có sử dụng con dấu.
2. Phương cách đóng dấu giáp lai cho HĐNT
Việc đóng dấu giáp lại được hướng dẫn tại khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV cụ thể:
| 2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản |
Bản thân chữ giáp lai đã nói lên cách đóng dấu.
- Đóng dấu giáp lai là đóng dấu (tròn, vuông, bầu dục, v.v…) lên mép của tất cả các trang văn bản trong cùng một bộ/tập hồ sơ/văn bản không thể tách rời.
- Để chứng minh sự nhất quán và liên tục, không tách rời của bộ/tập hồ sơ/văn bản, tránh bị đánh tráo các trang nội dung.
- Dấu cần được đóng ở mép (bên phải hoặc bên trái) của tất cả các trang, tờ tài liệu của bộ theo cách thức xếp (hình dẻ quạt).
- Các trang tài liệu để một lần đóng dấu đè lên mép bộ tài liệu sẽ chèn hết hình con dấu lên tất cả các mép trang của bộ tài liệu.
Đối với hợp đồng nhiều trang mà không thể đóng dấu giáp lai một lần thì có thể chia ra. Đóng dấu giáp lai trên các trang văn bản liên tiếp cho đến khi đã đóng dấu giáp lai lên hết tất cả các trang của hợp đồng. Và đảm bảo khi ráp các trang lại với nhau thì dấu giáp lai phải khớp lại với con dấu của doanh nghiệp.
Đóng dấu giáp lai cho hợp đồng nhiều trang cho 2 bên được thực hiện theo đúng quy chuẩn mà pháp luật đã quy định. Có như vậy, bản hợp đồng mới có hiệu lực thi hành triệt để mang tính pháp lý. Kế toán viên cần nắm được kỹ năng đóng dấu giáp lai bởi trong công tác, kỹ năng này sử dụng thường xuyên. Chúc các bạn thành công!