Cách xử lý hóa đơn viết sai tên đơn vị mua hàng

Trong quá trình viết hóa đơn không tránh khỏi những sai sót về các thông tin trên hóa đơn. Một trong những lỗi đó là viết sai tên đơn vị mua hàng. Vậy khi viết sai tên đơn vị mua hàng trên hóa đơn thì kế toán phải xử lý thế nào?

1. Căn cứ pháp lý

Theo điểm b, khoản 7, điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế GTGT và quản lý thuế tại Nghị định số 12/2015/NĐ – CP ngày 12/02/2015 của Chính Phủ quy định: “Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không  phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ tài chính”

2. Cách xử lý hóa đơn viết sai tên người mua hàng

Theo quy định tại mục 1 ở trên thì trong trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên của người mua hàng còn các chỉ tiêu khác như: mã số thuế, địa chỉ của người mua hàng…, vẫn đúng thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh không cần lập hóa đơn điều chỉnh.

3. Ví dụ minh họa

Ngày 20/08/2018, Công ty TNHH MTV XNK Tổng Hợp Thái Bình có xuất hóa đơn cho Công ty Cổ phần Sợi Trà Lý. Nhưng tên đơn vị mua hàng lại bị ghi sai thành Công ty Cổ phần Sợi Trà Lý Thái Bình, còn các tiêu chí khác vẫn đúng. Vậy trường hợp này kế toán Công ty TH Thái Bình phải xử lý thế nào?

Theo quy định tại Thông tư ở mục 1 và 2 như đã phân tích ở trên, thì kế toán bên bán hàng phải làm như sau:

– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn gồm 2 liên, mỗi bên giữ 1 bản kẹp cùng hóa đơn GTGT bị sai để sau này giải trình với cơ quan thuế.

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn các bạn có thể tải tại đây: https://lamketoan.vn/tai-ve/bien-ban-dieu-chinh-hoa-don 

Lưu ý cách lưu giữ sắp xếp các chứng từ này để sau này phục vụ cho quyết toán thuế

Biên bản điều chỉnh hóa đơn phải kẹp cùng với hóa đơn viết sai để sau này khi cơ quan thuế kiểm tra là thấy ngay. Tránh tình trạng kẹp riêng một file, sau này thất lạc thì sẽ khó giải trình với cơ quan thuế.