Cứ vào mỗi dịp cuối năm, các doanh nghiệp thường tổ chức kiểm kê hàng hoá. Trong khi kiểm kê, hàng hoá sẽ được đánh giá về cả chất lượng và giá trị thuần có thể thu hồi được. Nếu hàng hoá kém chất lượng, doanh nghiệp phải lập thủ tục thanh lý hàng tồn kho. Để hàng tồn kho thanh lý được xử lý phù hợp với quy định, hồ sơ để tính vào chi phí được trừ. Kế toán Việt Hưng chia sẻ với các bạn trình tự các bước thực hiện thủ tục thanh lý hàng tồn kho
Tham khảo: Các khóa học thực hành kế toán tại Kế toán Việt Hưng
Thủ tục thanh lý hàng tồn kho
Bước 1
Trưởng đơn vị quản lý trực tiếp hàng hóa tồn kho làm Giấy đề nghị công ty tiến hành thanh lý đối với số hàng hóa trong kho:
Trong giấy đề nghị thanh lý hàng tồn kho bao gồm các nội dung:
- Tên hàng hóa cần thanh lý
- Số lượng cần thanh lý
- Chất lượng hàng hóa
- Lý do thanh lý hàng hóa
(Kèm theo giấy đề nghị này là danh sách và số lượng hàng hóa tồn kho được kiểm kê để ban lãnh đạo Công ty xem xét)
Giấy đề nghị thanh lý hàng tồn kho được lập khi trường đơn vị quản lý trực tiếp hàng hóa tồn kho gửi lên Công ty để đề nghị Công ty tiến hành thanh lý đối với số hàng hóa tồn trong kho.
Tùy vào cơ cấu, phân công quản lý của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp xem xét có cần làm giấy đề nghị thanh lý trong bộ văn bản thanh lý hàng tồn kho hay không.
Bước 2
Công ty tiến hành họp thành lập hội đồng thanh lý hàng tồn kho
Trong biên bản bao gồm
- Thẩm định thực tế và định giá hàng hóa tồn kho
- Phương án thanh lý hàng hóa tồn kho
Họp hội đồng thanh lý hàng tồn kho sau khi nhận được đề nghị thanh lý hàng tồn kho của trường đơn vị quản lý trực tiếp hàng tồn kho gửi lên Công ty. Họp hội đồng thanh lý để xem xét thực trạng hàng tồn kho có thực sự cần phải thanh lý hay không?
Bước 3
Ra quyết định thành lập Hội đồng thanh lý:
Nội dung quyết định, bao gồm:
- Hội đồng thanh lý gồm những ai?
- Ai là người chịu trách nhiệm?
- Các bên liên quan bao gồm những ai?
Họp thành lập hội đồng thanh lý và thấy cần thiết phải thanh lý số hàng hóa tồn kho. Thì hội đồng thanh lý sẽ ra quyết định thành lập hay không thành lập.
Bước 4
Hội đồng thanh lý tiến hành xác minh và lập biên bản xác nhận hiện trạng tài sản tồn kho (chủng loại, số lượng, chất lượng):
Trong biên bản xác nhận cần ghi rõ:
- Ngày, tháng
- Hội đồng thanh lý (bao gồm những ai)
- Kiểm kê hàng hóa (tên hàng hóa, số lượng, chất lượng hàng hóa thực tế)
Sau khi thành lập, hội đồng thanh lý hàng tồn kho sẽ tiến hành xác minh thực tế số hàng hóa tồn kho, kiểm kê cả về số lượng và chất lượng hàng hóa tồn kho và lập biên bản xác nhận hiện trạng hàng hóa cần thanh lý.
Bước 5
Hội đồng thẩm định lập Biên bản thẩm định hàng hóa (chủng loại, số lượng, chất lượng. Phương thức thanh lý, giá trị thanh lý….) để trình lên chủ tịch Hội đồng thành viên/Giám đốc xem xét và quyết định các phương án thanh lý.
Bước 6
Hội đồng quản trị/Giám đốc quyết định phê duyệt phương án thanh lý hàng tồn kho:
Các thủ tục về thành lập và kiểm tra hàng tồn kho được thực hiện. Thì quyết định phê duyệt phương án thanh lý, hoàn tất thủ tục thanh lý hàng tồn kho.
Bước 7
Những mặt hàng có giá trị lớn cần phải đưa Đại hội cổ đông quyết định
Kết luận:
Trình tự, thủ tục thanh lý hàng tồn kho của Doanh nghiệp không thể thiếu được Hội đồng thanh lý, quá trình kiểm kê hàng tồn kho và quyết định phê duyệt phương án thanh lý hàng tồn kho.
Các bạn có thể căn cứ theo các bước tiến hành như trên để thực hiện thanh lý số hàng hóa tồn kho của Doanh nghiệp mình.
Chúc các bạn thành công!