Hàng tồn kho ảo có thể gây ra những chênh lệch trong quá trình xử lý các số liệu khi làm kế toán kho. Nếu bạn đang gặp tình trạng này, 8 cách giảm hàng tồn kho ảo cho doanh nghiệp trong bài viết tổng hợp của Kế Toán Việt Hưng nhé!
1. Tồn kho ảo là gì?
Tồn kho ảo là lượng hàng hóa, vật tư tồn kho trên sổ sách kế toán nhiều hơn so với thực tế, dù chênh lệch này nhiều hay ít thì số liệu kế toán cũng phản ánh không trung thực giá trị hàng tồn kho.
2. Những rủi ro về thuế mà tồn kho ảo có thể gây ra
Hàng năm, cơ quan thuế luôn yêu cầu doanh nghiệp báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa, vật tư để xem xét => Tiếp theo là yêu cầu xem biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối năm, khi có dấu hiệu tồn kho ảo sẽ tiến hành kiểm tra. Sau đó là yêu cầu kiểm kê hàng thực tế tại thời điểm kiểm tra, và nếu có sai sót thì thì chắc chắn sẽ phát hiện chênh lệch giữa sổ sách và thực tế hàng tồn kho. Và tùy vào mức độ mà cơ quan Thuế đưa ra các mức xử phạt như sau:
“Theo TT 166/2013/TT-BTC, Điều 12. Xử phạt đối với hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn:
1. Các trường hợp khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, bao gồm:
a. Hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, tăng số thuế được miễn, giảm nhưng người nộp thuế phát hiện và đã ghi chép kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế làm phát sinh nghĩa vụ thuế trên sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ khi lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế.
b. Hành vi khai sai của người nộp thuế làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, số thuế được miễn, giảm, người nộp thuế chưa điều chỉnh, ghi chép đầy đủ vào sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ kê khai thuế, nhưng khi bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện, người vi phạm đã tự giác nộp đủ số tiền thuế khai thiếu vào ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan có thẩm quyền lập biên bản kiểm tra thuế, kết luận thanh tra thuế.
c. Hành vi khai sai của người nộp thuế làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, số thuế được miễn, giảm đã bị cơ quan có thẩm quyền lập biên bản kiểm tra thuế, kết luận thanh tra thuế xác định là có hành vi khai man, trốn thuế, nhưng nếu người nộp thuế vi phạm lần đầu,
có tình tiết giảm nhẹ và đã tự giác nộp đủ số tiền thuế vào ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan có thẩm quyền ra quyết định xử phạt thì cơ quan thuế lập biên bản ghi nhận để xử phạt theo mức phạt tiền đối với hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, số tiền thuế được miễn, giảm.
d. Sử dụng hóa đơn, chứng từ bất hợp pháp để hạch toán giá trị hàng hoá, dịch vụ mua vào làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được hoàn, số tiền thuế được miễn, giảm, nhưng khi cơ quan thuế kiểm tra phát hiện, người mua có hồ sơ, tài liệu, chứng từ, hóa đơn chứng minh được lỗi vi phạm hóa đơn bất hợp pháp thuộc về bên bán hàng và người mua đã hạch toán kế toán đầy đủ theo quy định.
2. Mức xử phạt đối với các hành vi vi phạm quy định tại Khoản 1 Điều này là 20% tính trên số tiền thuế khai thiếu hoặc số tiền thuế được hoàn, số thuế được miễn, giảm cao hơn so với mức quy định của pháp luật về thuế.
3. Trường hợp vi phạm theo quy định tại Khoản 1 Điều này ngoài việc bị xử phạt theo quy định tại Khoản 2 Điều này còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là nộp đủ số tiền thuế nợ, số tiền thuế thiếu, tiền chậm nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước.
Cơ quan thuế xác định số tiền thuế thiếu, số ngày chậm nộp tiền thuế, tiền chậm nộp tiền thuế; số tiền phạt và ra quyết định xử phạt đối với người nộp thuế.
Cơ quan thuế căn cứ ngày nộp tiền vào ngân sách nhà nước ghi trên chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước hoặc chứng từ chuyển khoản có xác nhận của kho bạc nhà nước hoặc tổ chức tín dụng để xác định việc người nộp thuế đã nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước và số ngày chậm nộp tiền thuế để làm căn cứ xác định số tiền chậm nộp tiền thuế.
4. Trường hợp, người nộp thuế có hành vi khai sai quy định tại Khoản 1 Điều này nhưng không dẫn đến thiếu số thuế phải nộp hoặc chưa được hoàn thuế, miễn thuế, giảm thuế thì không bị xử phạt theo quy định tại Điều này mà bị xử phạt theo quy định tại Khoản 4 Điều 8 Thông tư này“.
3. Nguyên nhân hàng tồn kho ảo
Tồn kho ảo là lượng hàng hóa, vật tư tồn kho trên sổ sách kế toán nhiều hơn so với thực tế => Làm ảnh hưởng đến các Chỉ tiêu trên báo cáo tài chính, BCKQKD; Các nguyên nhân dẫn đến tồn kho ảo như sau:
– DN bán hàng không lập hóa đơn khi người mua không yêu cầu;
– Kế toán không phản ánh ghi chép kịp thời, đầy đủ, trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
– Kế toán không biết lập hồ sơ để giảm hàng tồn kho cho hàng hóa hết hạn sử dụng, hao hụt tự nhiên;
– Kế toán hiểu nhầm về các trường hợp không phải xuất hóa đơn;…
4. Cách giảm hàng tồn kho ảo trong doanh nghiệp
Để tránh bị truy thu thuế và quy việc bán hàng không xuất hóa đơn hoặc khi DN mua bán hóa đơn khống tạo sai lệch sổ sách với thực tế thì cần phải thực hiện cách giảm hàng tồn kho ảo như sau:
4.1. Đăng ký với sở công thương: Thực hiện việc khuyến mãi
Khi khách hàng mua một lượng hàng nhất định sẽ được khuyến mãi một phần hàng để giảm bớt hàng trong kho.
4.2. Giảm giá hàng bán
Nếu khách mua ký hợp đồng mua số lượng lớn thì giảm giá hàng bán để tăng lượng hàng bán ra.
4.3. Lập thủ tục thanh lý, hủy hàng hóa
Các khoản 3, 4, 5, 6 tháng thì làm một lần bằng cách xem mặt hàng nào có giá trị ngày mua lâu nhất mà giờ vẫn tồn kho thì có thể xử lý theo cách giảm hàng tồn kho ảo này.
* Thủ tục thanh lý
– Biên bản kiểm kê hàng hóa.
– Quyết định thanh lý hàng hóa để lâu không bán được.
– Xuất hóa đơn thanh lý.
* Thủ tục hủy hàng
Những mặt hàng có hạn sử dụng như sữa, hàng hóa khác,… hoặc như xi măng dễ bị hư hỏng do tính sinh lý hóa của sản phẩm, tránh hiểu nhầm như sắt thép chỉ có thể thanh lý (Không làm thủ tục hủy).
– Biên bản kiểm kê hàng hóa hết hạn sử dụng hoặc hư hỏng do sinh lý hóa.
– Đề nghị hủy hàng hóa do hết hạn sử dụng hoặc hư hỏng sinh lý hóa.
– Quyết định tiêu hủy và phương án hủy hàng hóa.
– Biên bản hủy hàng hóa.
4.4. Nhượng thương mại
Tìm kiếm các Công ty đang cần số hàng tồn này và có thể nhượng lại cho họ.
4.5. Xuất bán lẻ
Cách giảm hàng tồn kho ảo tiếp theo là xuất hàng cho khách lẻ không lấy hóa đơn.
4.6. Hàng thiếu hụt khi kiểm kê hàng hóa
Cách này cần làm Biên bản phạt đối với nhân viên quản lý kho nhưng cũng không giảm được quá nhiều hàng hóa.
4.7. Làm biên bản trộm cắp mất mát
Thủ tục khá khó và có thể liên quan đến Công an.
4.8. Hỏa hoạn cháy nổ
Hi vọng các nội dung được tổng hợp về cách giảm hàng tồn kho ảo trong bài viết trên đã giúp kế toán kho đang làm việc tại các doanh nghiệp nắm bắt và biết cách xử lý công việc bài bản nhất. Nếu bạn còn băn khoăn và muốn được hướng dẫn trực tiếp để xử lý mọi phát sinh trong doanh nghiệp, tham khảo ngay khóa học kế toán phù hợp, hoặc liên hệ fanpage – hotline 0988680223 để được tư vấn.