Sổ Chi Tiết Tài Khoản Bao Gồm Những Tài Khoản Nào?

Sổ chi tiết tài khoản – Kế toán là một trong những công việc rất quan trọng, không thể thiếu ở bộ máy của các tổ chức doanh nghiệp. Công việc kế toán đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận trong tính toán và ghi chép sổ sách, hóa đơn, bất kể một sai sót nào từ kế toán cũng có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng. Và để cho công việc kế toán được diễn ra thuận lợi, nhanh chóng, ngoài việc sử dụng những phần mềm kế toán thì vẫn đòi hỏi kế toán viên phải thực hiện theo dõi những thông tin ở nhiều sổ sách, báo cáo khác nhau. Vậy sổ chi tiết các tài khoản kế toán là gì? Sổ chi tiết bao gồm những tài khoản nào? Bài viết của Trung tâm đào tạo kế toán Việt Hưng sẽ giúp bạn giải đáp tất cả những thắc mắc này, và bạn cũng hiểu rõ hơn về những loại sổ chi tiết có trong kế toán. 

1. Sổ chi tiết tài khoản là gì?

Sổ chi tiết tài khoản (hay còn gọi là sổ kế toán chi tiết) là loại sổ kế toán được kế toán viên sử dụng để ghi chép chi tiết tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp.

1.1 Đặc điểm của sổ chi tiết tài khoản

Sổ chi tiết các tài khoản bao gồm các tài khoản cấp 2 trở xuống, ghi chép chi tiết giao dịch theo từng đối tượng cụ thể (như khách hàng, nhà cung cấp, tài sản, chi phí,…) thuộc các tài khoản tổng hợp (cấp 1) trong hệ thống kế toán.

VÍ DỤ: Tài khoản chi tiết của TK 131 (phải thu khách hàng) là từng khách hàng cụ thể; TK 152 (nguyên vật liệu) là từng loại nguyên vật liệu.

Mỗi sổ chi tiết thường bao gồm các cột thông tin như: ngày tháng phát sinh, số hiệu chứng từ, nội dung nghiệp vụ, số tiền phát sinh (nợ/có), số dư, và các thông tin bổ sung tùy theo yêu cầu quản lý.

1.2 Yêu cầu

– Ghi chép liên tục, nhất quán trong kỳ kế toán.

– Khớp với sổ tổng hợp (Sổ Nhật Ký, Sổ Cái).

– Lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định pháp luật.

1.3 Mối liên hệ với sổ chi tiết tài khoản

Sổ chi tiết → Sổ Cái → Bảng cân đối tài khoản

→ Sổ chi tiết các tài khoản cung cấp dữ liệu chi tiết, được tổng hợp vào Sổ Cái, rồi từ Sổ Cái lập ra bảng cân đối tài khoản.

→ Sổ chi tiết kế toán là nền tảng cung cấp dữ liệu chi tiết, đảm bảo tính chính xác và minh bạch cho bảng cân đối tài khoản và báo cáo tài chính.

2. Dấu hiệu nhận biết sổ chi tiết các tài khoản

Ngoài việc theo dõi chi tiết các giao dịch, sổ chi tiết tài khoản còn giúp phân loại và quản lý dữ liệu theo từng đối tượng (khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng, v.v.) hoặc theo từng loại giao dịch (thu, chi, nhập, xuất). Điều này đặc biệt quan trọng khi đối chiếu với Sổ Cái hoặc lập báo cáo tài chính.

Các tài khoản cấp 2 thuộc sổ chi tiết các tài khoản được ký hiệu bởi 4 chữ số (gồm 3 chữ số TK cấp 1 và 1 chữ số cuối) với ý nghĩa sau:

Từ trái sang phải, trong đó:

• Chữ số đầu tiên chỉ loại tài khoản (gồm 5 loại tài khoản chính: tài sản, chi phí, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu & doanh thu)

• Chữ số thứ hai chỉ nhóm tài khoản trong loại (như TK 41x chỉ tài khoản thuộc nhóm “Vốn chủ sở hữu”)

• Chữ số thứ ba chỉ thứ tự tài khoản trong nhóm cấp 1 (như TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu là thuộc nhóm cấp 1)

• Chữ số thứ tư chỉ thứ tự tài khoản trong nhóm cấp 2 (TK 4112 – Thặng dư vốn cổ phần là thuộc nhóm cấp 2

XEM THÊM

Các hình thức ghi sổ kế toán theo Thông tư 133 và 200

Phân loại hệ thống các mẫu sổ kế toán

Quy định về mở, ghi sổ, khóa sổ kế toán tổng hợp trong đơn vị HCSN

3. Cách làm sổ chi tiết các tài khoản

Quy trình lập sổ chi tiết tài khoản bao gồm các bước sau:

BƯỚC 1: Xác định tài khoản cần lập sổ chi tiết

Mỗi tài khoản kế toán cấp 1 (như TK 111, 112, 131, v.v.) có thể cần một hoặc nhiều Sổ Chi Tiết, tùy vào yêu cầu quản lý.

VÍ DỤ:

– TK 131 (Phải thu khách hàng): Mở Sổ Chi Tiết cho từng khách hàng (Công ty A, Công ty B, v.v.).

– TK 111 (Tiền mặt): Có thể mở Sổ Chi Tiết theo loại tiền tệ (VND, USD).

– TK 156 (Hàng hóa): Mở Sổ Chi Tiết theo từng mặt hàng hoặc kho.

BƯỚC 2: Thu thập và phân loại chứng từ

– Thu thập các chứng từ liên quan đến tài khoản (phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, phiếu nhập kho, v.v.).

– Đảm bảo chứng từ hợp lệ, hợp pháp theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC

BƯỚC 3: Ghi chép vào sổ chi tiết

– Ghi các bút toán từ Nhật ký chung hoặc các sổ nhật ký chuyên dùng (như Sổ nhật ký thu tiền, chi tiền) vào Sổ Chi Tiết của tài khoản tương ứng.

– Cấu trúc sổ chi tiết các tài khoản trên Excel thường bao gồm các cột:

+ Thông tin Tên công ty

+ Thông tin Địa chỉ công ty

[Cột 1] Ngày ghi sổ;

[Cột 2] Chứng từ;  [Cột 2.1] Ngày; [Cột 2.2] Số

[Cột 3] Đối Tượng; [Cột 3.1] Mã; [Cột 3.2] Tên

[Cột 4] Diễn giải

[Cột 5] Tài khoản đối ứng

[Cột 6] Phát sinh; [Cột 6.1] Nợ; [Cột 6.2] Có

[Cột 7] Số dư; [Cột 7.1] Nợ; [Cột 7.2] Có

Ví dụ minh họa: Sổ Chi Tiết TK 911 – Công ty Kế Toán Việt Hưng

BƯỚC 4: Tính số dư cuối kỳ

Công thức tính số dư phụ thuộc vào bản chất tài khoản:

– Tài khoản tài sản (như TK 111, 112, 131): Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Tổng phát sinh Nợ – Tổng phát sinh Có.

– Tài khoản nợ phải trả (như TK 331): Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Tổng phát sinh Có – Tổng phát sinh Nợ.

– Tài khoản lưỡng tính (như TK 138, 338): Số dư có thể là Nợ hoặc Có, tùy giao dịch.

BƯỚC 5: Đối chiếu số liệu

– Tổng phát sinh Nợ, Có và số dư trên Sổ Chi Tiết phải khớp với Sổ Cái của tài khoản đó.

– Thực hiện đối chiếu định kỳ (tháng, quý, năm) để đảm bảo tính chính xác.

4. Sổ chi tiết gồm những tài khoản nào?

Sổ chi tiết tài khoản trong kế toán được lập cho các tài khoản cụ thể để theo dõi chi tiết các giao dịch phát sinh, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và quy định của doanh nghiệp.

Mục đích việc lập sổ chi tiết các tài khoản được lập nên để kế toán có thể theo dõi chi tiết được các tài khoản kế toán trong quy trình thực hiện các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ kế toán. Ở một số kế toán chi tiết sẽ có nhiều chi tiết riêng, nghiệp vụ khác nhau. Và hiện nay cũng tùy thuộc vào hoạt động kinh doanh – sản xuất của doanh nghiệp để có thể mở riêng những loại sổ kế toán chi tiết: sổ quỹ tiền mặt, sổ công nợ phải thu, sổ nguyên vật liệu. sổ tạm ứng,…..

Mỗi doanh nghiệp, tổ chức cũng chỉ có một hệ thống sổ chính thức, duy nhất cho kỳ kế toán đó. Kỳ kế toán sẽ được tính theo năm dương lịch hay năm tài chính. Doanh nhiệp, tổ chức cũng phải căn cứ theo hệ thống các tài khoản và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở sổ phù hợp.

4. Mẫu bìa sổ chi tiết tài khoản

Khi bắt đầu một năm tài chính mới, việc chuẩn bị đầy đủ hệ thống sổ sách kế toán là bước đi không thể thiếu. Trong đó, sổ chi tiết tài khoản đóng vai trò cực kỳ quan trọng, giúp kế toán viên theo dõi và kiểm soát mọi nghiệp vụ phát sinh một cách chặt chẽ. Để công tác này trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn, bạn cần có một mẫu bìa sổ chi tiết chuẩn, rõ ràng.

TẢI VỀ Mẫu bìa sổ chi tiết tài khoản 

LƯU Ý:

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có thể được áp dụng theo Thông tư 200 này nhưng bắt buộc phải thông báo lên Cơ quan Thuế và thực hiện đồng bộ, nhất quán.

• Quy trình ghi sổ kế toán được áp dụng tùy theo đặc điểm, nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp được phép tự xây dựng riêng cho đơn vị sổ kế toán chi tiết, nhưng kế toán phải lưu ý tất cả những sổ chi tiết vẫn phải dựa trên cơ sở đảm bảo những thông tin phản ánh đầy đủ, kịp thời, đối soát chặt chẽ. 

Với trường hợp không tự xây dựng được sổ kế toán cho riêng đơn vị của mình, doanh nghiệp phải áp dụng những hình thức sổ kế toán đúng theo hướng dẫn nhà nước về việc lập BCTC sao cho phù hợp với đơn vị mình. Hy vọng với mẫu bìa sổ chi tiết tài khoản này, công việc của bạn sẽ trở nên gọn gàng và chuyên nghiệp hơn. Việc chuẩn bị chỉn chu từ những chi tiết nhỏ nhất như bìa sổ không chỉ giúp dễ dàng quản lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của người làm kế toán.

Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán tổng hợp cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA ĐẶT CÂU HỎI để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại Group CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN: facebook.com/groups/congdonglamketoan

Hiểu rõ sổ chi tiết tài khoản sẽ giúp bạn quản lý tài chính hiệu quả! Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc kế toán nào, đừng ngần ngại bình luận dưới bài viết ngay để được hỗ trợ ngay và nhận ưu đãi đặc biệt từ Kế Toán Việt Hưng dành cho các khoá học kế toán tổng hợp – thuế!