Những quy định về chứng từ kế toán.
Quy định về chứng từ kế toán bao gồm: Hướng dẫn cách lập đúng nội dung, các cách sửa chữa khi viết sai. Nội dung, quy định về CT điện từ.
1. Nội dung quy định về chứng từ kế toán
– Là những giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Và đã hoàn thành làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
1.1. Được sử dụng khi thỏa mãn các yếu tố sau.
+ Tên và số hiệu
+ Ngày, tháng, năm lập
+ Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập.
+ Tên, địa chỉ của đơn bị hoặc cá nhân nhận
+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
+ Trên CTKT, số lượng và đơn giá được ghi bằng số. Tổng giá thanh toán thì được ghi cả bằng số và bằng chữ.
+ Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt hay những người có liên quan đến chứng từ phát sinh.
1.2. Khác
+ Ngoài những yếu tố chính được nêu ở trên. Thì chứng từ kế toán có thể được bổ sung thêm một số yếu tố khác tùy thuộc vào từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay theo quy định của đơn vị.
+ Khi làm kế toán ngoài việc biết lập CTKT cần phải biết sổ sách kế toán bao gồm những gì để bao quát hơn công việc của mình.
Xem thêm: Chứng từ kế toán trong ngân hàng thương mại cổ phần
2. Quy định về chứng từ kế toán điện tử
2.1. Khái niệm
– Chứng từ điện tử
Là một CTKT khi có đầy đủ các nội dung và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa. Mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính. Hay trên vật mang tin như đĩa từ, USB hay các thiết bị lưu trữ khác.
– CTKT điện tử phải có đầy đủ các nội dung quy định của CTKT. Và phải được mã hóa đảm bảo an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ.
– Chứng từ điện tử sử dụng trong công tác kế toán được lữu trữ bởi các vật mang tin như đĩa, USB hay các vật có khả năng lưu trữ.
– Trong công tác kế toán thì chứng từ điện tử cần phải được bảo mật. Và bảo toàn dữ liệu dù được lưu trữ ở bất kỳ vật mang tin nào khác. Các thông tin bên trong của chứng từ điện tử trong quá trình xử lý, sử dụng, lưu trữ. Cần phải có các biện pháp quản lý chặt chẽ tránh trường hợp bị kẻ gian khai thác, thất lạc dữ liệu.
2.2. Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng từ điện tử, chứng từ thanh toán, quyết toán phải thỏa mãn các điều kiện cụ thể như sau:
+ Có địa điểm kinh doanh cụ thể, có phương tiện truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin.
+ Có đội ngũ nhân viên có đủ trình độ và khả năng tương xứng với mục tiêu yêu cầu được đề ra.
+ Có chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền hay đại diện theo pháp luật.
2.3. Giá trị của chứng từ điện tử được quy định cụ thể như sau:
+ Khi một chứng từ kế toán bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch và thanh toán. Thì chứng từ điện tử lúc này sẽ có giá trị để hạch toán. Khi đó chứng từ bằng giấy chỉ được lưu trữ với tác dụng theo dõi, kiểm tra.
+ Khi chứng từ điện tử đã được thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính chuyển thành chứng từ bằng giấy. Thì chứng từ bằng giấy đó chỉ có giá trị lưu giữ. Để ghi sổ kế toán, không có giá trị để giao dịch thanh toán.
3. Lập chứng từ kế toán
– Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán. Đều phải lập CTKT, chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
– Trường hợp đơn vị kế toán ghi sổ kế toán bằng máy vi tính. Thì phần mềm kế toán được chọn phải đáp ứng đủ tiêu chuẩn. Và điều kiện theo quy định của Bộ Tài Chính. Đảm bảo khả năng đối chiếu tổng hợp và lập Báo cáo tài chính.
4. Quy định về chứng từ kế toán – chữa sổ kế toán
– Trong công tác kế toán khi phát hiện các bút toán hạch toán được hạch toán bằng tay có sai sót. Thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu kế toán. Mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau:
+ Ghi cải chính bằng cách gạch một dòng vào chỗ sai. Và ghi lại số đúng hay chữ đúng lên phía trên của số liệu bị sai và có chữ ký nháy của kế toán trưởng bên cạnh.
+ Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ. Hoặc ghi âm sau đó ghi lại bằng số đúng và có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.
+ Ghi bổ sung bằng cách lập chứng từ ghi bổ sung và ghi thêm nghiệp vụ vào cho đủ.
– Trường hợp khi làm Báo cáo tài chính phát hiện sổ sách của năm trước bị sai. Thì cần phải sửa chữa trước khi có quyết định thanh tra, kiểm tra Báo cáo tài chính.
Theo: Lamketoan.vn