Những quy định về bảng kê kèm theo hóa đơn mới nhất

Bảng kê hóa đơn được lập khi lượng hàng hóa trên hóa đơn nhiều hơn số dòng trên hóa đơn. Kế toán lập bảng kê kèm theo hóa đơn như thế nào mới đúng quy định để người nộp thuế có thể tính phần chi phí vào trong chi phí tính thuế TNDN? Kế toán Việt Hưng sẽ chia sẻ với bạn đọc Những quy định về bảng kê kèm theo hóa đơn mới nhất 2019.

Theo Khoản 2 Điều 19 Thông Tư 39/2014/TT-BTC về lập hóa đơn quy định. Người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau:

1. Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn

• Dòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”. 
• Các hóa đơn liệt kê đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác. 
• Thông tin người bán, thông tin người mua được ghi đầy đủ ở số hóa đơn đầu tiên. 
• Chữ ký và dấu người bán (nếu có), chữ ký người mua. 
• Giá thanh toán, phụ thu, phí thu thêm
• Chiết khấu thương mại
•  Thuế giá trị gia tăng được ghi trong hóa đơn cuối cùng
•  Và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

Trường hợp cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in, việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn. Cục thuế xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

2. Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn

a) Nội dung ghi trên hóa đơn

• Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày…, tháng…. năm…”. 
• Mục “tên hàng” trên hóa đơn chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng.

b) Nội dung trên bảng kê

Bảng kê do người bán hàng tự thiết kế phù hợp với đặc điểm, mẫu mã, chủng loại của các loại hàng hóa. Nhưng phải đảm bảo các nội dung chính như sau:

• Tên người bán hàng, địa chỉ liên lạc, mã số thuế
• Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. 
• Trường hợp người bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng”, “tiền thuế giá trị gia tăng”. 
• Tổng cộng tiền thanh toán (chưa có thuế giá trị gia tăng) đúng với số tiền ghi trên hóa đơn GTGT.
• Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số… Ngày… tháng…. năm” 
• Và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.
• Trường hợp bảng kê có hơn một (01) trang thì các bảng kê phải được đánh số trang liên tục và phải đóng dấu giáp lai. Trên bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.
• Số bảng kê phát hành phù hợp với số liên hóa đơn. 
• Bảng kê được lưu giữ cùng với hóa đơn để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
• Người bán hàng và người mua hàng thực hiện quản lý và lưu giữ bảng kê kèm theo hóa đơn theo quy định.”

Kế toán khi viết hóa đơn kèm theo bảng kê phải thực hiện theo đúng những quy định trên về nội dung và hình thức. Có như vậy, bảng kê HĐ mới được coi là hợp pháp và được cơ quan thuế đưa vào chi phí tính thuế TNDN. Hy vọng bài viết trên giúp bạn có cách viết bảng kê HĐ chính xác. Chúc bạn thành công.