Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai liên quan mã cơ quan thuế

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai – Cũng giống như hóa đơn giấy, sai sót hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi. Khá nhiều kế toán vẫn còn lạ lẫm và đang loay hoay trong việc xử lý hóa đơn điện tử mới được doanh nghiệp áp dụng. Liệu xử lý hóa đơn điện tử có sai sót có giống với hóa đơn giấy kế toán vẫn hay quen làm? Bài viết này, Kế Toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn các bạn xử lý hóa đơn điện tử có sai sót với từng trường hợp cụ thể.

Theo Điều 17 Nghị định 119/2018/NĐ-CP được hướng dẫn cụ thể bởi Điều 11 và Điều 17 Thông tư 68/2019/TT-BTC thì trong quá trình tạo lập, sử dụng hóa đơn điện tử mà bị sai sót khi được phát hiện thì xử lý như sau:

1. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai sau khi cấp mã của cơ quan thuế

– Trường hợp 1: Người bán phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót

Bước 1: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 về việc hủy HĐĐT có mã đã lập có sai sót

Bước 2: Người bán lập HĐĐT mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Bước 3: Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

– Trường hợp 2: Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

+ Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót.

Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót;

Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04;

Bước 3: Không phải lập lại hóa đơn.

+ Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

Bước 1: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót (nếu sai sót thuộc trách nhiệm của người bán) và người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 về việc hủy hoá đơn điện tử và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót (xử lý hóa đơn điện tử viết sai)

Bước 2: Người bán lập HĐĐT mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”.

– Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót xử lý hóa đơn điện tử viết sai

Bước 1: Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 để người bán kiểm tra sai sót.

Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 về việc hủy HĐĐT có mã đã lập có sai sót trong thời gian 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế.

Bước 3: Người bán lập HĐĐT mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã HĐĐT mới thay thế HĐĐT đã lập để gửi cho người mua (xử lý hóa đơn điện tử viết sai)

LƯU Ý

• Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã được cấp mã để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn
• Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu

2. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai không có mã của cơ quan thuế đã lập bị sai sót

– Trường hợp 1: Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì xử lý như sau:

+ Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót.

Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót.

Bước 2: Không phải lập lại hóa đơn.

LƯU Ý: Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04.

+ Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng.

Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót;

Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”.

Bước 1: Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (xử lý hóa đơn điện tử viết sai)

LƯU Ý: Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới cho cơ quan thuế

– Trường hợp 2: Sau khi nhận dữ liệu hóa đơn điện tử, cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

Bước 1: Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 để người bán kiểm tra sai sót.

Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 về việc hủy HĐĐT không có mã của cơ quan thuế.

Bước 3: Người bán lập HĐĐT mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua, cơ quan thuế (xử lý hóa đơn điện tử viết sai)

LƯU Ý

• Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã được cấp mã để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

Trên đây, Kế Toán Việt Hưng đã hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót. Tùy từng trường hợp sai sót xảy ra các bạn đối chiếu cách làm để xử lý hóa đơn điện tử nhanh, chính xác mà vẫn tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.

Kế Toán Việt Hưng đồng hành cùng bạn làm kế toán giỏi!