Hình thức kế toán sổ nhật ký chung là một hình thức ghi sổ được sử dụng phổ biến ở hầu hết các đơn vị. Ghi sổ theo hình thức này đơn giản hơn, việc kiểm tra dữ liệu kế toán cũng dễ dàng hơn các hình thức khác.
1. Đặc điểm
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ gốc để ghi vào nhật ký chung theo thứ tự thời gian. Định kỳ căn cứ vào số liệu của nhật ký chung để kế toán ghi vào sổ cái.
Xem thêm: Hình thức kế toán nhật ký sổ cái
2. Các loại sổ thường sử dụng
2.1. Sổ tổng hợp:
+ Sổ nhật ký chung( Nhật ký chuyên dùng ): Là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian và nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó.
+ Sổ cái tài khoản: sử dụng sổ kiểu một bên hoặc hai bên.
2.2 Các sổ kế toán chi tiết
– Sổ chi tiết các tài khoản liên quan theo hệ thống tài khoản tương ứng và theo báo cáo tài chính
– Sổ quỹ tiền mặt
– Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng
– Thẻ kho
– Nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng
– Sổ chi tiết theo dõi nguồn vốn kinh doanh
2.3 Các báo cáo chi tiết
– Báo cáo công nợ phải thu của khách hàng
– Báo cáo công nợ phải trả cho nhà cung cấp
– Bảng phân bổ công cụ dụng cụ
– Bảng trích khấu hao tài sản cố định
– Báo cáo tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá, thành phẩm
– Báo cáo chi tiết giá thành
– Báo cáo chi tiết sản phẩm dở dang cuối kỳ
3. Trình tự ghi sổ
– Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ gốc cùng loại để ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian đối với các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt thì phải ghi vào sổ quỹ. Cuối ngày, căn cứ vào báo cáo quỹ để ghi vào nhật ký chuyên dùng đối với các nghiệp vụ cần phải hạch toán chi tiết, đồng thời phải ghi vào các sổ kế toán chi tiết.
– Định kỳ, căn cứ vào số liệu ( nhật ký chung ) để ghi vào sổ cái.
– Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp sổ chi tiết, căn cứ vào sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản.
– Đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp sổ chi tiết với tài khoản tổng hợp trong bảng cân đối số phát sinh, đối chiếu giữa bảng cân đối số phát sinh với nhật ký chung phải đảm bảo khớp đúng.
– Căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh, sổ chi tiết để lập báo cáo kế toán. Ta có sơ đồ sau:
