Hạch toán tài khoản 635 khoản lãi vay ngân hàng

Chi phí lãi vay ngân hàng là một trong những khoản mục quan trọng trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp, cần được theo dõi và ghi nhận phù hợp và kịp thời. Chi phí lãi vay ngân hàng là gì và cần được hạch toán như thế nào? Hãy cùng Kế Toán Việt Hưng tìm hiểu qua bài viết sau đây.

1. Chi phí lãi vay ngân hàng là gì?

Để hiểu chi phí lãi vay ngân hàng là gì, trước hết chúng ta cần hiểu khái niệm “chi phí lãi vay” là gì và nó phát sinh khi nào?

Chi phí lãi vay là khoản chi phí phát sinh gắn liền với việc doanh nghiệp đi vay các khoản vay để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, bao gồm lãi vay của các khoản vay ngắn hạn (dưới 1 năm), vay dài hạn (trên 1 năm), vay cá nhân, vay các tổ chức tín dụng,… Hiểu theo khái niệm này, khoản lãi vay ngân hàng là khoản chi phí doanh nghiệp phải trả liên quan đến các khoản vay từ ngân hàng (tổ chức tín dụng) nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Hạch toán tài khoản 635 chi phí lãi vay ngân hàng như thế nào?

Tại Điều 90, Thông tư 200/2014/TT-BTC về hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, hướng dẫn hạch toán tài khoản 635 – Chi phí tài chính đã nêu rõ nguyên tắc ghi nhận của tài khoản này như sau:

Như vậy, khoản chi phí lãi vay ngân hàng phát sinh trong kì của doanh nghiệp sẽ được ghi nhận là một khoản chi phí tài chính, và được hạch toán vào tài khoản 635.

VÍ DỤ 1: Doanh nghiệp A, trong tháng 8/2022 có phát sinh khoản lãi vay phải trả cho ngân hàng là 25.000.000 VND, thì hạch toán chi phí lãi vay như sau:

Nợ 635: 25.000.000

      Có 112: 25.000.000

VÍ DỤ 2: Doanh nghiệp B, trong tháng 9/2022 có phát sinh khoản trả lãi vay cho 3 tháng 9,10,11 năm 2022 là 60.000.000 VND, hạch toán như sau:

Nợ 242: 60.000.000

    Có 112: 60.000.000

Định kỳ tháng 9,10,11 phân bổ chi phí lãi vay:

Nợ 635: 20.000.000

      Có 242: 20.000.000

VÍ DỤ 3: Doanh nghiệp C, trong tháng 10/2022 giải ngân một hợp đồng vay 500.000.000 vnd, theo quy định của hợp đồng vay thì DN C phải trả lãi vay 3 tháng 1 lần vào cuối mỗi quý, quý đầu tiên phải trả 30.000.000 vnd vào 31/12/2022. Hạch toán như sau:

Nợ 635: 10.000.000 – hạch toán chi phí tháng 10,11,12

              Có 335: 10.000.000

Cuối quý, sau khi thanh toán lãi vay:

       Nợ 335: 30.000.000

              Có 112: 30.000.000

3. Điều kiện để chi phí lãi vay hợp lệ khi hạch toán tài khoản 635

Để chi phí lãi vay ngân hàng hợp lí khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần có các hồ sơ, chứng từ sau:

• Hợp đồng vay 

• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi vay, cho vay, trả nợ vay, trả lãi vay

• Góp đủ vốn điều lệ theo tiến độ góp vốn đã đăng kí;

• Trường hợp vay của cá nhân, tổ chức không phải tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế thì lãi suất không được vượt quá 150% lãi suất do ngân hàng nhà nước ấn định tại thời điểm vay

• Hóa đơn giá trị gia tăng tiền lãi vay nếu doanh nghiệp cho vay không phải là tổ chức tín dụng

Nếu doanh nghiệp đi vay của tổ chức không phải tổ chức tín dụng thì khi thanh toán lãi vay, phải yêu cầu doanh nghiệp cho vay lập hóa đơn GTGT

• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN 5% nếu đi vay của cá nhân

Nếu vay tiền của cá nhân thì khi trả tiền lãi vay cho cá nhân đó, doanh nghiệp phải thực hiện khấu trừ 5% để nộp thuế TNCN theo mẫu 06/TNCN ban hành theo thông tư 92/2015/TT-BTC của Bộ tài chính.

Trường hợp doanh nghiệp vay tiền của tổ chức, cá nhân mà không phải trả lãi vay hoặc vay với lãi suất 0%, thì doanh nghiệp sẽ có rủi ro bị cơ quan thuế ấn định thuế, vì đây là giao dịch trao đổi không theo giá trị giao dịch thị trường thông thường.

4. Quy trình vay vốn ngân hàng 

Để phát sinh được khoản lãi vay này ta cần hiểu quy trình vay vốn: Khi công ty vay vốn 1 khoản vay nào đó công ty cần chứng minh hồ sơ vay vốn đối với ngân hàng

– Khi ngân hàng cho vay thì mục đích chính của ngân hàng là để trả tiền cho nhà cung cấp nhưng về mặt hồ sơ ngân hàng sẽ tạo ra một tài khoản vay chuyên biệt khác với tài khoản tiền gửi bằng cách:

Ngân hàng sẽ đẩy tiền gửi ngân hàng vào tài khoản tiền vay đó, sau đó từ tài khoản tiền vay này đẩy sang nhà cung cấp. 

→ Chính vì vậy nhận được giấy báo nợ & khi công ty mình đóng ủy nhiệm chi vào giấy ủy nhiệm chi ngân hàng tạo ra để chi từ tài khoản tiền vay mà ngân hàng tạo ra cho công ty theo món vay liên quan 

– Và lúc này cần hồ sơ vay thì nên hạch toán vào chứng từ nghiệp vụ khác nếu nợ TK 331 có TK 341 để đúng đối tượng nợ TK 331. Như vậy với công nợ TK 331 chọn đúng đối tượng thì giảm đi phần phải trả cho nhà cung cấp thay vì đấy là có TK 341 vay của ngân hàng 

→ Về bản chất công nợ phải trả không thay đổi, mà chỉ thay đổi khi trả từ đối tượng này sang đối tượng kia

 Và khoản vay vốn này sẽ được theo dõi trên tài khoản tiền vay tuy nhiên khi hàng tháng trả cả gốc & lãi thì ngân hàng lấy từ tài khoản tiền gửi 

 VÍ DỤ: Khi Công ty Cổ phần Xây dựng Tam Thành đang giao dịch tài khoản ngân hàng Nông nghiệp thì các bạn cũng vay vốn tại ngân hàng này. Và ngân hàng sẽ hiểu Công ty Cổ phần Xây dựng Tam Thành có giao dịch tài khoản tiền gửi nào thì hàng tháng ngân hàng sẽ tự trích khi có tiền rơi vào ngày 25 -> 30 hàng tháng.

 Nếu trả gốc:

 Nợ 341 / Có 112 

 Nếu chỉ trả lãi:

5. 02 Bước hạch toán tài khoản 635 trên phần mềm kế toán

Mẫu ví dụ Ủy nhiêm chi trả lãi tiền vay thực tế của Công ty Cổ phần Xây dựng Tam Thành:

BƯỚC 1: Vào phân hệ “Ngân hàng” chọn “Chi tiền” 

BƯỚC 2: Vào “Ủy nhiệm chi” 

– Chọn Đối tượng: Tên ngân hàng

VD: Ngân hàng AGRIBANK – Ngân hàng NN

– Chọn Nội dung TT: Ghi “Phí lãi vay”

– Chọn Tài khoản hạch toán: Định khoản TK 635 Có 1121

– Chọn Số tiền: Điền số tiền lãi vay

LƯU Ý: Số tiền này khớp với chứng từ giao dịch

Chọn “Cất” hoàn thành hạch toán ủy nhiệm chi tiền lãi vay – Hạch toán tài khoản 635

Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA ĐẶT CÂU HỎI để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại Group CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan

Trên đây là những lưu ý về hạch toán tài khoản 635 khoản lãi vay ngân hàng được Trung tâm Kế Toán Việt Hưng chia sẻ hi vọng bài viết đã cung cấp những thông tin bổ ích và đầy đủ cho Quý bạn đọc. Đừng quên tham gia thoi dõi Fanpage của Chúng tôi kịp thời cập nhật các khóa học kế toán đa lĩnh vực nhằm nâng cao kỹ năng nghiệp vụ trong thời gian ngắn nhất. Chúc Quý bạn đọc thành công!