Công Cụ Dụng Cụ Là Gì? Cách Phân Bổ Công Cụ Dụng Cụ Như Thế Nào?

Công cụ dụng cụ là những tài sản quan trọng trong hoạt động sản xuất và kinh doanh, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả. Nhưng làm thế nào để phân bổ công cụ dụng cụ đúng cách? Hãy cùng Trung tâm Kế Toán Việt Hưng tìm hiểu chi tiết về công cụ dụng cụ là gì, và cách phân bổ sao cho chính xác, tối ưu hóa chi phí trong bài viết này! Đây là kiến thức cơ bản nhưng cực kỳ hữu ích cho mọi kế toán viên.

1. Khái niệm công cụ dụng cụ

1.1 Định nghĩa công cụ dụng cụ

Công cụ dụng cụ là những tài sản hỗ trợ trực tiếp hoặc gián tiếp trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nhưng không đủ tiêu chuẩn để được coi là tài sản cố định. Các công cụ này thường có giá trị thấp hơn và thời gian sử dụng ngắn hơn so với tài sản cố định, chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sử dụng ngắn hạn hoặc trong các chu kỳ sản xuất ngắn.

1.2 Đặc điểm của công cụ dụng cụ

– Giá trị nhỏ: Công cụ dụng cụ thường có giá trị thấp hơn so với tài sản cố định, không cần đáp ứng mức giá trị tối thiểu để ghi nhận là tài sản cố định.

– Thời gian sử dụng ngắn: Thời gian sử dụng của công cụ dụng cụ thường dưới 01 năm hoặc trong 01 chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

– Không tham gia trực tiếp vào quá trình tạo ra sản phẩm: Khác với tài sản cố định như máy móc sản xuất, công cụ dụng cụ chỉ hỗ trợ gián tiếp cho quá trình sản xuất hoặc kinh doanh.

– Tính tiêu hao cao: Công cụ dụng cụ có mức độ tiêu hao nhanh và phải được thay thế thường xuyên sau một thời gian ngắn sử dụng.

1.3 Công cụ dụng cụ bao gồm những gì?

Công cụ dụng cụ là các tài sản phụ trợ được sử dụng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nhưng không đủ điều kiện để ghi nhận là tài sản cố định. Dưới đây là các loại công cụ dụng cụ thường gặp:

Tất cả các loại công cụ dụng cụ này đều có giá trị nhỏ hơn và thời gian sử dụng ngắn hơn so với tài sản cố định, và thường được phân bổ dần vào chi phí trong quá trình sử dụng.

2. Quy trình phân bổ công cụ dụng cụ

Quy trình phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC) trong kế toán là một bước quan trọng nhằm đảm bảo rằng các chi phí liên quan đến CCDC được ghi nhận chính xác theo thời gian, phản ánh đúng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Dưới đây là quy trình chi tiết các bước phân bổ CCDC:

Ví dụ minh họa thực tế:

Doanh nghiệp A mua một dàn giáo trị giá 12 triệu VND, dự kiến sử dụng trong 12 tháng.

– Tháng mua dàn giáo (tháng 1):

Nợ TK 153 (Công cụ dụng cụ): 12 triệu

Có TK 111, 112 (Tiền mặt, ngân hàng): 12 triệu

– Hàng tháng (tháng 2 đến tháng 12):

Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất): 1 triệu

Có TK 242 (Chi phí trả trước dài hạn): 1 triệu

Tháng cuối cùng (tháng 12): Dàn giáo đã được phân bổ hết giá trị. Tài khoản 242 (chi phí trả trước) sẽ không còn giá trị.

3. Cách phân bổ công cụ dụng cụ như thế nào?

Khi mua sắm công cụ dụng cụ (CCDC), tùy theo giá trị và thời gian sử dụng, doanh nghiệp sẽ thực hiện phân bổ chi phí công cụ dụng cụ theo hai cách chính: phân bổ một lần và phân bổ nhiều lần.

3.1 Phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ 1 lần

– Phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ 1 lần áp dụng cho các công cụ dụng cụ (CCDC) có giá trị thấp và thời gian sử dụng ngắn.

– CCDC thuộc diện này thường không cần theo dõi hoặc phân bổ qua nhiều kỳ kế toán, do chúng không mang lại lợi ích kinh tế dài hạn hoặc giá trị không đáng kể.

– Thường áp dụng phương pháp này bao gồm văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao nhỏ, hoặc các thiết bị phục vụ tạm thời cho hoạt động kinh doanh.

CÁCH THỰC HIỆN:

– Khi mua các công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn, doanh nghiệp sẽ đưa toàn bộ giá trị mua của CCDC vào chi phí của kỳ mua sắm ngay lập tức.

– Không thực hiện phân bổ dần qua nhiều kỳ kế toán, mà tính toàn bộ giá trị vào chi phí phát sinh trong kỳ.

QUY TRÌNH:

(1) Ghi nhận khi mua sắm: Khi mua CCDC, ghi nhận toàn bộ giá trị của chúng vào tài khoản chi phí tương ứng

(2) Không theo dõi khấu hao dài hạn: Do giá trị thấp và thời gian sử dụng ngắn, doanh nghiệp không cần ghi nhận vào tài khoản chi phí trả trước hay thực hiện phân bổ dài hạn.

(3) Ghi nhận trực tiếp vào chi phí của kỳ phát sinh: Toàn bộ giá trị sẽ được ghi nhận trong kỳ mà CCDC được mua và sử dụng, giúp đơn giản hóa việc theo dõi kế toán.

VÍ DỤ:

3.2 Phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ 2 lần

– Phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ 2 lần áp dụng cho các công cụ dụng cụ (CCDC) có giá trị trung bình và thời gian sử dụng tương đối ngắn, nhưng không đủ nhỏ để phân bổ toàn bộ một lần.

– CCDC sẽ được phân bổ thành 2 lần, với mỗi lần phân bổ có giá trị và thời gian bằng nhau. Do đó, tổng giá trị CCDC sẽ được chia đều theo tỷ lệ 50:50 cho hai kỳ kế toán khác nhau.

– Giúp doanh nghiệp không phải ghi nhận chi phí lớn ngay lập tức nhưng vẫn giảm thiểu quá trình phân bổ qua nhiều kỳ.

CÁCH THỰC HIỆN:

– Xác định giá trị của CCDC và thời gian sử dụng: Khi mua CCDC, kế toán sẽ ghi nhận giá trị ban đầu của CCDC và xác định thời gian sử dụng dự kiến. Đối với phương pháp phân bổ 2 lần, thời gian sử dụng sẽ được chia thành hai khoảng thời gian bằng nhau.

– Phân bổ lần thứ nhất (kỳ đầu): Trong kỳ kế toán đầu tiên, một nửa giá trị của CCDC sẽ được ghi nhận vào chi phí tương ứng, phản ánh việc sử dụng CCDC trong kỳ này.

– Phân bổ lần thứ hai (kỳ tiếp theo): Sau một khoảng thời gian nhất định (thường là nửa thời gian sử dụng của CCDC), kế toán sẽ phân bổ nốt phần giá trị còn lại của CCDC vào chi phí của kỳ thứ hai.

QUY TRÌNH:

(1) Ghi nhận ban đầu: Khi mua sắm CCDC, ghi nhận toàn bộ giá trị vào tài khoản công cụ dụng cụ (TK 153) hoặc chi phí trả trước (TK 242), tùy thuộc vào loại CCDC và chính sách kế toán của doanh nghiệp.

(2) Phân bổ lần thứ nhất: Sau khi xác định được khoảng thời gian sử dụng, ghi nhận 50% giá trị của CCDC vào chi phí phát sinh trong kỳ đầu tiên.

Ghi giảm giá trị CCDC hoặc chi phí trả trước và ghi tăng chi phí hoạt động kinh doanh (chi phí sản xuất, chi phí quản lý doanh nghiệp, hoặc chi phí bán hàng).

(3) Phân bổ lần thứ hai: Vào kỳ thứ hai, ghi nhận nốt 50% giá trị còn lại vào chi phí của kỳ này.

(4) Kết thúc phân bổ: Khi phân bổ hoàn tất, giá trị của CCDC sẽ bằng 0 trên sổ sách.

VÍ DỤ:

3.3 Phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ dài hạn (nhiều lần)

– Phương pháp phân bổ này thường áp dụng cho các công cụ dụng cụ (CCDC) có giá trị lớn và thời gian sử dụng dài, nhưng không đủ điều kiện để ghi nhận là tài sản cố định. Thời gian phân bổ của những CCDC này tối đa không quá 36 tháng (theo quy định của TT45/2013/TT-BTC).

– CCDC thường áp dụng phương pháp này có thể là máy móc, thiết bị văn phòng, hoặc các công cụ sản xuất có giá trị lớn nhưng chưa đạt ngưỡng giá trị của tài sản cố định (thường là 30 triệu VNĐ theo quy định tại TT45/2013/TT-BTC).

– Mục tiêu của phương pháp này là phân bổ đều giá trị của CCDC vào chi phí theo số kỳ kế toán (thường tính theo tháng), nhằm đảm bảo doanh nghiệp không phải ghi nhận toàn bộ chi phí lớn ngay trong một kỳ mà có thể trải đều qua nhiều kỳ kế toán, phản ánh đúng việc sử dụng tài sản.

QUY TRÌNH THỰC HIỆN:

(1) Xác định giá trị và thời gian sử dụng của CCDC: Doanh nghiệp sẽ xác định tổng giá trị của CCDC dựa trên hóa đơn mua sắm và ước tính thời gian sử dụng của CCDC. Thời gian sử dụng phải nằm trong khoảng tối đa 36 tháng.

(2) Lập kế hoạch phân bổ: Giá trị của CCDC được chia đều cho số kỳ sử dụng. Mỗi kỳ kế toán thường được tính theo tháng, tương ứng với chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.

(3) Ghi nhận ban đầu và phân bổ định kỳ: Khi mua sắm CCDC, doanh nghiệp sẽ ghi nhận toàn bộ giá trị vào tài khoản chi phí trả trước ngắn hạn (TK 142) hoặc chi phí trả trước dài hạn (TK 242), tùy thuộc vào thời gian phân bổ.

– Nếu thời gian phân bổ dưới 12 tháng, ghi nhận vào TK 142 (chi phí trả trước ngắn hạn).

– Nếu thời gian phân bổ trên 12 tháng, ghi nhận vào TK 242 (chi phí trả trước dài hạn).

(4) Phân bổ hàng kỳ: Mỗi kỳ kế toán (tháng/quý), kế toán sẽ phân bổ một phần giá trị CCDC vào chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ đó cho đến khi toàn bộ giá trị CCDC được phân bổ hết.

VÍ DỤ: 

Phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ giúp doanh nghiệp quản lý và phân bổ chi phí một cách hợp lý, tránh việc ghi nhận chi phí lớn ngay trong một kỳ kế toán. Điều này giúp phản ánh đúng giá trị sử dụng tài sản qua các kỳ kế toán, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểm soát chi phí và phân tích hiệu quả sử dụng tài sản.

3.4 Phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ theo tính chất

– Là một trong những phương pháp phổ biến trong kế toán nhằm phân bổ chi phí liên quan đến các công cụ, dụng cụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.

– Có thể là những thiết bị, vật liệu, hoặc công cụ hỗ trợ cho quá trình sản xuất kinh doanh như máy tính, bàn ghế văn phòng, máy móc nhỏ, hoặc dụng cụ bảo hộ lao động.

– Mỗi loại có đặc điểm riêng và cách thức phân bổ khác nhau, dựa trên tính chất sử dụng và mức độ hao mòn.

– Chi phí sẽ được phân bổ dần trong nhiều kỳ kế toán theo thời gian sử dụng dự kiến của chúng – tránh việc tăng chi phí đột ngột vào một kỳ kế toán.
QUY TRÌNH THỰC HIỆN:

(1) Xác định thời gian phân bổ: Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định thời gian sử dụng dự kiến của từng công cụ, dụng cụ. Thời gian này thường do doanh nghiệp tự xác định dựa trên kinh nghiệm thực tế hoặc khuyến cáo từ nhà sản xuất. Ví dụ: máy tính có thể được phân bổ trong 3 năm, bàn ghế văn phòng có thể được phân bổ trong 2 năm.

(2) Xác định số tiền phân bổ mỗi kỳ: Chi phí phân bổ mỗi kỳ sẽ bằng tổng chi phí mua công cụ dụng cụ chia đều cho số kỳ kế toán (thường là tháng hoặc năm) trong suốt thời gian sử dụng dự kiến của công cụ dụng cụ đó.

Công thức phân bổ hàng kỳ:

Số tiền phân bổ hàng kỳ = Tổng chi phí mua CCDC / Thời gian sử dụng dự kiến (số kỳ kế toán)

(3) Ghi nhận chi phí vào sổ sách: Mỗi kỳ kế toán, kế toán sẽ ghi nhận chi phí đã phân bổ vào tài khoản chi phí phù hợp (thường là tài khoản 627, hoặc tài khoản 642 và giảm giá trị của tài khoản CCDC TK 153.

VÍ DỤ 1: Phân bổ máy tính cho bộ phận văn phòng

Doanh nghiệp A mua một máy tính văn phòng với giá 12 triệu đồng vào ngày 1/1/2024. Máy tính này có thời gian sử dụng dự kiến là 3 năm (36 tháng).**

Số tiền phân bổ mỗi tháng sẽ là: 12.000.000 : 36 = 333.333 đồng/ tháng

Kế toán sẽ ghi nhận mỗi tháng:

Nợ 642: 333.333 đồng 

Có 242: 333.333 đồng 

VÍ DỤ 2: Phân bổ bàn ghế văn phòng

Doanh nghiệp B mua bộ bàn ghế văn phòng với tổng giá trị là 20 triệu đồng vào ngày 1/7/2024. Thời gian sử dụng dự kiến của bộ bàn ghế là 2 năm (24 tháng).

Số tiền phân bổ mỗi tháng sẽ là: 20.000.000 : 24 = 833.333 đồng/ tháng

Kế toán sẽ ghi nhận mỗi tháng:

Nợ 642: 833.333 đồng 

Có 242: 833.333 đồng 

Phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ theo tính chất giúp doanh nghiệp phân bổ chi phí hợp lý theo thời gian sử dụng của tài sản, từ đó phản ánh đúng chi phí vào từng kỳ kế toán. Doanh nghiệp cần thực hiện đúng và chính xác các bước trong phương pháp này để đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đúng thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh.

3.4 Phương pháp phân bổ CCDC theo thời gian sử dụng (phân bổ đều)

– Phương pháp phân bổ chi phí công cụ dụng cụ đều đặn theo thời gian sử dụng dự kiến của CCDC.

– Được sử dụng phổ biến khi thời gian sử dụng của công cụ dụng cụ được xác định rõ ràng.

CÁCH THỰC HIỆN

– Chi phí mua sắm công cụ dụng cụ được chia đều cho số kỳ kế toán tương ứng với thời gian sử dụng dự kiến.

VÍ DỤ 

Nếu một công cụ có giá trị 24 triệu đồng, sử dụng trong 2 năm, chi phí phân bổ hàng tháng là: 24.000.000 : 24 = 1.000.000.

3.5 Phương pháp phân bổ CCDC theo khối lượng sản xuất

– Phân bổ chi phí công cụ dụng cụ dựa trên khối lượng sản xuất hoặc công suất sử dụng thực tế của công cụ dụng cụ đó.

– Phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất mà công cụ dụng cụ chỉ được sử dụng khi thực hiện sản xuất, và khối lượng sản xuất có sự biến động lớn giữa các kỳ.

CÁCH THỰC HIỆN:

Chi phí công cụ dụng cụ được phân bổ theo tỷ lệ giữa khối lượng sản xuất thực tế so với khối lượng sản xuất dự kiến trong suốt thời gian sử dụng.

VÍ DỤ

Nếu một máy móc có giá trị 100 triệu đồng được dự tính sử dụng cho 1.000 sản phẩm, và trong tháng sản xuất được 100 sản phẩm, thì chi phí phân bổ tháng đó sẽ là:

(100.000.000 : 1.000) x 100 = 10.000.000 đồng.

3.6 Phương pháp phân bổ CCDC theo định mức tiêu hao

– Dựa trên mức độ tiêu hao của công cụ dụng cụ trong quá trình sử dụng. CCDC có thể hao mòn theo mức độ sử dụng thực tế (không đều đặn theo thời gian).

– Thích hợp khi công cụ dụng cụ có mức tiêu hao không đồng đều, sử dụng theo chu kỳ hoặc chỉ khi sản xuất theo đơn hàng.

CÁCH THỰC HIỆN:

Chi phí phân bổ dựa vào mức độ tiêu hao của CCDC trong từng kỳ, thường dựa trên ước tính kỹ thuật hoặc các chỉ số sử dụng thực tế.

VÍ DỤ

Một dụng cụ bảo trì có thể chỉ được sử dụng khi bảo trì máy móc, và chi phí sẽ phân bổ dựa trên tần suất bảo trì.

3.7 Phương pháp phân bổ CCDC theo doanh thu

– Phân bổ chi phí công cụ dụng cụ dựa trên tỷ lệ giữa doanh thu thực tế so với doanh thu dự kiến.

– Thường được sử dụng cho các doanh nghiệp dịch vụ hoặc các ngành có đặc thù doanh thu biến động lớn theo kỳ.

CÁCH THỰC HIỆN:

Chi phí công cụ dụng cụ sẽ được phân bổ tỷ lệ với doanh thu thực tế so với doanh thu dự kiến trong một khoảng thời gian sử dụng.

VÍ DỤ

Nếu doanh thu dự kiến là 10 tỷ đồng trong một năm và doanh thu thực tế trong tháng là 1 tỷ đồng, chi phí phân bổ tháng đó sẽ bằng tổng chi phí công cụ dụng cụ chia theo tỷ lệ tương ứng doanh thu.

3.8 Phương pháp phân bổ CCDC theo định mức

– Phân bổ chi phí công cụ dụng cụ theo định mức đã xây dựng trước đó cho từng loại sản phẩm hoặc dịch vụ.

– Phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất có quy trình sản xuất ổn định và có thể xây dựng định mức tiêu hao cho từng sản phẩm.

CÁCH THỰC HIỆN:

Chi phí công cụ dụng cụ sẽ được phân bổ theo định mức tiêu hao cho từng sản phẩm. Định mức này thường được xác định dựa trên dữ liệu lịch sử hoặc kinh nghiệm sản xuất.

VÍ DỤ

Một công cụ có định mức sử dụng 0.5 đồng cho mỗi sản phẩm, thì với 1.000 sản phẩm được sản xuất, chi phí phân bổ cho kỳ sẽ là: 0.5 x 1000 = 500 đồng.

3.8 Các phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ khác

Ngoài ra còn có 01 số những công cụ dụng cụ được phân loại tùy vào tính chất quản lý, mục đích sử dụng, phục vụ cho công việc như sau.

– Đồ dùng cho thuê.

– Bao bì luân chuyển.

– Công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất kinh doanh.

– Công cụ dụng cụ dùng cho quản lý.

– Công cụ dụng cụ dùng cho mục đích khác.

XEM THÊM: Các Khóa học tại kế toán Việt Hưng

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về công cụ dụng cụ và cách phân bổ hợp lý trong kế toán. Đừng quên theo dõi Fanpage Kế Toán Việt Hưng để cập nhật những ưu đãi hấp dẫn cho các khóa học kế toán tổng hợp – thuế và dịch vụ kế toán chuyên nghiệp! Hãy đồng hành cùng chúng tôi ngay hôm nay!