Cách xử lý mất hóa đơn đầu vào chi tiết nhất cho DN

Cách xử lý mất hóa đơn đầu vào tránh bị phạt tiền – Mất hóa đơn đầu vào và đầu ra xử lý thế nào và có bị phạt không là câu hỏi băn khoăn và vướng mắc của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Và khi xảy ra sự việc như thế này, rất nhiều bạn kế toán hoang mang chưa biết cách xử lý như thế nào cho hợp lý.

Để giúp doanh nghiệp biết được cách xử lý mất hóa đơn đầu vào tránh bị phạt tiền, các bạn cùng theo dõi bài chia sẻ dưới đây của Kế toán Việt Hưng nhé! 

Quy định về mức phạt khi làm mất hóa đơn đầu vào

Theo quy định tại Điều 25, Nghị định 25/2020/NĐ-CP, hành vi vi phạm quy định về khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn áp dụng mức phạt như sau:

Phạt cảnh cáo: Đối với trường hợp khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 1-5 ngày tình từ ngày hết hạn khai báo theo quy định và có tình tiết giảm nhẹ.

Phạt tiền từ 1 triệu đồng – 4 triệu đối với hành vi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn 1-5 ngày kể từ ngày hết hạn khai báo, trừ trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều này.

Phạt 4 triệu đồng – 8 triệu đồng đối với hành vi:

Khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn 6 ngày trở lên tính từ ngày hết hạn khai báo theo quy định.

Không thực hiện khai báo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Cách xử lý mất hóa đơn đầu vào theo quy định của pháp luật

Trường hợp trong quá trình bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn đầu vào (liên 2) bản gốc đã lập thì áp dụng cách xử lý mất hóa đơn đầu vào theo Điều 24, Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2013 của Bộ Tài Chính như sau:

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận lại sự việc

Lập biên bản ghi nhận lại sự việc là bước đầu tiên kế toán cần làm để ghi nhận và xác nhận lại sự việc mất hóa đơn. Trong biên bản cần ghi rõ liên 1 của hóa đơn bị mất người bán hàng khai, nộp thuế trong thời gian nào (tháng nào), ký và ghi đầy đủ họ tên người đại diện pháp luật (hoặc người được ủy quyền), sau đó đóng dấu (nếu có) trên biên bản.

Bước 2: Lập báo báo về việc mất hóa đơn theo mẫu BC21/AC

Mẫu báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn sử dụng mẫu BC21/AC. Kế toán có thể làm mẫu này trên phần mềm HTKK sau đó nộp qua mạng hoặc làm bằng bản cứng để nộp trực tiếp.

Bước 3: Bên bán chụp lại liên 1 của hóa đơn

Sau khi chụp lại liên 1 của hóa đơn bị mất, người đại diện pháp luật của bên bán ký tên, đóng dấu trên bản sao hóa đơn và giao cho bên mua. Bên mua được sử dụng hóa đơn bản sao này kèm theo biên bản đã lập ở Bước 1 để làm chứng từ kế toán phục vụ kê khai thuế.

Lưu ý:

– Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán. Kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn. Để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

– Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Cách xử lý mất hóa đơn đầu vào tránh bị phạt tiền thông minh nhất

Với cách xử lý mất hóa đơn đầu vào theo quy định của pháp luật trên không phải là một cách hay nhất và duy nhất. Vậy kế toán cần xử lý thế nào khi mất hóa đơn đầu vào tránh bị giảm tiền nhất.

Đầu tiên, việc xuất hóa đơn là của doanh nghiệp, do đó cơ quan thuế không biết khi nào chúng ta xuất hóa đơn? Nội dung trên hóa đơn như nào? Hóa đơn bị mất khi nào? do vậy việc báo cáo thế nào hoàn toàn là do DN, như vậy tại sao chúng ta không tìm cách giảm nhẹ mức phạt hoặc có thể là không bị phạt?

Tại nghị định 105/2013/NĐ-CP quy định về các khoản phạt cho việc lưu trữ hồ sơ chứng từ có quy định: Phạt tiền từ 500.000-1.000.000 đ nếu là mất, hỏng, hóa đơn, chứng từ trong thời gian lưu trữ.

=> Như vậy, Nếu hóa đơn đó mà “Được mất” trong thời gian lưu trữ thì chỉ bị phạt từ 500.000-1.000.000 đ (không đến mức từ 4-8 triệu). Vậy nếu trong thời gian lưu trữ doanh nghiệp báo mất hóa đơn đầu vào thì mức phạt tiền sẽ ít hơn, tuy nhiên cách làm này cũng chứa rất nhiều rủi ro nếu doanh nghiệp cứ đợi đến thời gian lưu trữ mới báo mất. Nên vẫn cần áp dụng cách xử lý mất hóa đơn đầu vào.

Tại Thông tư 10/2014/TT-BTC cũng có quy định, nếu mất-cháy-hỏng hóa đơn sai thu hồi (sai thu hồi và đã lập bằng hóa đơn khác thay thế) thì chỉ bị cảnh cáo nhắc lần sau cẩn thận chứ không phạt tiền. Vậy nếu doanh nghiệp bạn làm mất hóa đơn Liên 2 giao cho khách, sao không xử lý hóa đơn mất đó thành hóa đơn sai rồi thu hồi và xuất bằng hóa đơn mới? (Đây là phương pháp xử lý đa số kế toán hiện này áp dụng cho các doanh nghiệp, khi bên bán chưa kê khai thuế hóa đơn đã mất đó)

Và đặc biệt hơn là kể từ ngày 01/8/2016 Theo Nghị định 49/2016/NĐ-CP ngày 27/05/2016 sửa đổi, bổ sung Nghị định số 109/2013/NĐ – CP thì từ 01/08/2016 sẽ áp dụng mức phạt mới về vi phạm hóa đơn chứng từ

Bổ sung Điểm g vào khoản 3 điều 38 thông tư 10 như sau:

“3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:

a) Lập hóa đơn không đúng thời Điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

b) Lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định;

c) Ngày ghi trên hóa đơn đã lập xảy ra trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế;

d) Lập hóa đơn nhưng không giao cho người mua, trừ trường hợp trên hóa đơn ghi rõ người mua không lấy hóa đơn hoặc hóa đơn được lập theo bảng kê;

đ) Không lập bảng kê hoặc không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

e) Lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế.

g) Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa và có một tình Tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình Tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo. (Tình tiết giảm nhẹ tại điều 9 và điều 10 của luật 15/2012/QH13 luật xử lý vi phạm hành chính)

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn, trừ liên giao cho khách hàng, trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.

Trường hợp người bán tìm lại được hóa đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền”.

=>Như vậy nếu bạn có 2 tình tiết giảm nhẹ thì sẽ không bị phạt tiền.

Với những gì mà Kế toán Việt Hưng chia sẻ trên đây hy vọng giúp ích được cho bạn phần nào trong cách xử lý mất hóa đơn đầu vào để tránh bị phạt tiền. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích cho bạn khi giải quyết các vấn đề hóa đơn cho doanh nghiệp. Bạn cần hỗ trợ liên quan đến nghiệp vụ kế toán, để lại bình luận dưới bài viết hoặc nhắn tin trực tiếp qua fanpage để được hỗ trợ sớm nhất. Chúc bạn làm kế toán giỏi!