Cách hạch toán khi nhận hóa đơn mua hàng thông thường

Kế toán nghiệp vụ mua hàng: Mua hàng là hoạt động đầu tiên trong kinh doanh thương mại. Hàng hóa được coi là mua vào khi thông qua quá trình mua bán. Mục đích của mua hàng hóa là để bán (cho nhu cầu trong nước và mua để xuất khẩu ra nước ngoài)…. Cách thức mua hàng thường được áp dụng là mua trực tiếp của các đơn vị, cá nhân sản xuất hoặc giao sản phẩm gia công, hàng đổi hàng, đặt hàng, ký kết hợp đồng sản xuất, khai thác… Phương thức thu mua có thể là nhận hàng trực tiếp, chuyển hàng hay ủy thác thu mua.

Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại, là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ người bán sang doanh nghiệp và đồng thời chuyển quyền sở hữu về tiền tệ từ doanh nghiệp sang người bán hoặc doanh nghiệp có trách nhiệm phải thanh toán cho người bán.

1. Các tài khoản sử dụng khi mua hàng hóa

• Tài khoản 156 – Hàng hóa: Dùng để phản ánh giá trị thực tế hàng hóa tại kho, tại quầy, chi tiết theo từng kho, từng quầy, từng nhóm… hàng hóa. 

• Tài khoản 1331- Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa dịch vụ.
• Tài khoản 111,112- Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng
• Tài khoản 3311- Phải trả cho người bán.
• Tài khoản 1388- Phải thu khác (Trong trường hợp người bán chấp nhận nhưng chưa thanh toán cho bên mua).
• Tài khoản 515- Doanh thu hoạt động tài chính (Trong trường hợp được hưởng chiết khấu thanh toán….

2. Các hạch toán khi nhận hoá đơn mua hàng hóa thông thường

Bộ chứng từ đầu vào: Khi mua hàng hóa và dịch vụ chắc chắn phải yêu cầu bên bán xuất cho 1 tờ Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng.

 —>  Lúc này kế toán đang cầm chứng từ đầu vào là Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng. Từ đó xem hóa đơn này là mua chịu hay mua bằng tiền mặt hay chuyển khoản để từ đó lập các chứng từ kế toán tiếp theo.

Khi thu mua hàng hóa nhập kho, căn cứ vào các hóa đơn mua hàng (hoặc bảng kê hàng hóa thu mua), phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan khác, kế toán ghi: 

                            Nợ TK 156- Trị giá mua của hàng nhập kho.

                            Nợ TK 153- Trị giá bao bì tính riêng nhập kho (Nếu có).

                            Nợ TK 1331- Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa dịch vụ.

                                 Có TK 331, 111, 112- Tổng giá thanh toán.

Phản ánh các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh liên quan đến thu mua hàng hóa (vận chuyển, bốc xếp, hao hụt trong định mức, chi phí thuê kho, bến bãi…), kế toán ghi:

                          Nợ TK 156- Tập hợp chi phí thu mua hàng hóa.

                          Nợ TK 1331- Thuế GTGT được khấu trừ.

                                Có TK 331, 111, 112…

Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng khi mua hàng hóa hoặc giá trị hàng hóa đã mua nhưng trả lại (nếu có), kế toán ghi:

                         Nợ TK 331: Trừ vào số nợ phải trả người bán

                         Nợ TK 111,112: Nếu được nhận lại bằng tiền.

                         Nợ TK 1388: Người bán đã chấp nhận nhưng chưa thanh toán.

                                Có TK 156: Giá trị hàng hóa được chiết khấu, giảm giá.

                                Có TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ.

Các khoản chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua hàng, Kế toán ghi:

                         Nợ TK 111, 112, 331, 338: Tổng số chiết khấu

                             Có TK 515- Doanh thu hoạt động tài chính.

Đối với hàng hóa Bất động sản, khi mua về để bán , Kế toán phản ánh giá mua và chi phí thu mua: 

                         Nợ TK 156- Giá trị thực tế Bất động sản thu mua 

                         Nợ TK 1331- Thuế GTGT được khấu trừ

                              Có TK 331, 112: Tổng giá thanh toán của hàng hóa bất động sản mua vào và chi phí thu mua hàng hóa bất động sản.

Trên đây là cách hạch toán khi nhận Hóa đơn mua hàng hóa thông thường, mời các bạn tham khảo.