Công nghệ ngày càng phát triển, giờ đây nhiều doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn thông thường. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp vấn đề khi kiểm tra hóa đơn điện tử chứa mã xác thực. Cách check như thế nào, cùng theo dõi bài viết dưới đây của kế toán Việt Hưng nhé.
CÁCH CHECK KIỂM TRA HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ CHỨA MÃ XÁC THỰC
1. Hóa đơn điện tử chứa mã xác thực là như thế nào?
Hóa đơn điện tử xác thực hay còn gọi là hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử xác thực được đưa vào sử dụng sẽ giúp giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán kế toán cũng như quá trình đối chiếu dữ liệu, rút ngắn thời gian thanh toán cũng như tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
2. Hóa đơn điện tử và hoá đơn điện tử có mã xác thực có gì khác nhau?
Về đối tượng áp dụng:
- HĐĐT: với các doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn, tự chịu trách nhiệm với hóa đơn mình lập
- HĐĐTXT: với các doanh nghiệp có rủi ro về thuế theo nhận định từ cơ quan thuế, các doanh nghiệp mới thành lập chưa đủ điều kiện sử dụng HĐĐT tự lập.
Về điều kiện sử dụng:
- HĐĐT: doanh nghiệp đang hoạt động, có giao dịch thường xuyên với ngân hàng và cơ quan thuế, có chữ ký số còn hiệu lực, có điều kiện hạ tầng và hệ thống dịch vụ, có đủ điều kiện để tự lập HĐĐT và chịu trách nhiệm hoạt động của mình với pháp luật.
- HĐĐTXT: doanh nghiệp đang hoạt động, có mã cơ quan thuế. Có chứng thư số còn hiệu lực, có khả năng kết nối internet.
Về cách đăng ký :
- HĐĐT: đăng ký sử dụng với cơ quan thuế và doanh nghiệp tự lập để sử dụng.
- HĐĐTXT : đăng ký với cơ quan thuế và sử dụng hóa đơn được cấp bởi cơ quan thuế.
Về cách sử dụng :
- HĐĐT: doanh nghiệp tự lập, tự lưu trữ và báo cáo với cơ quan thuế theo hạn định.
- HĐĐTXT: đăng ký với cơ quan thuế, lấy mã rồi tiến hành giao dịch, hệ thống giao dịch sẽ cấp mã cho giao dịch của bạn.
Phần mềm sử dụng:
- HĐĐT: phần mềm tự xây dựng hoặc mua của bên cung cấp dịch vụ.
- HĐĐTXT: sử dụng phần mềm của cơ quan thuế.
3. Lợi ích của hóa đơn điện tử chứa mã xác thực
- Tiết kiệm chi phí: Hóa đơn điện tử xác thực giúp giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn… từ đó giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tăng năng lực cạnh tranh giữa các doanh nghiệp
- Độ chính xác cao: Hóa đơn điện tử xác thực có độ chính xác cao và an toàn, tránh được việc làm giả, làm sai lệch hóa đơn do được xây dựng với quy trình khép kín cùng nhiều bước bảo mật.
- Tiết kiệm thời gian và nhân lực: Hóa đơn điện tử xác thực giúp tiết kiệm thời gian cho các doanh nghiệp trong việc xây dựng các thủ tục hành chính, không mất thời gian lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và có thể gửi hóa đơn nhanh chóng, thuận tiện cho khách hàng ngay sau khi nhận được kết quả xác thực.
4. Cách check kiểm tra hoá đơn điện tử chứa mã xác thực
Hóa đơn điện tử có mà xác thực của cơ quan thuế là hóa đơn có thông tin:
- Số hóa đơn xác thực (gồm 15 ký tự số)
- Mã xác thực (gồm 64 ký tự chữ)
- Mã vạch 2 chiều in trên hóa đơn
Người mua có thể thực hiện các bước sau để kiểm tra hóa đơn điện tử chứa mã xác thực:
BƯỚC 1
Vào trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo đường dẫn: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn Truy cập mục “Hóa đơn có mã xác thực” chọn “Xác minh hóa đơn”.
Sau khi nhận được hóa đơn, khách hàng truy cập vào trang tra cứu, xác minh hóa đơn của Tổng cục Thuế: https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit
BƯỚC 2
Tại màu hình xác minh hóa đơn, nhập thông tin được in trên hóa đơn điện tử
– “Số hóa đơn xác thực” (ví dụ: “012931000000052”) và
– 05 ký tự đầu tiên của mà xác thực (Ví dụ: “2tIu5X”).
Bước 3: Phân tích kết quả từ Website
Trường hợp 1. Hóa đơn có giá trị pháp lý được sử dụng để kê khai nộp thuế.
- Là hóa đơn có kết quả tra cứu thuộc một trong các trường hợp sau:
- Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn gốc có giá trị có giá trị sử dụng và không thay đổi.
- Trạng thái hóa đơn: Là Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
- Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
- Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
Trường hợp 2. Hóa đơn không có giá trị pháp lý do đã bị xóa bỏ, không được sử dụng để kê khai nộp thuế
- Là hóa đơn có kết quả trả cứu thuộc một trong các trường hợp sau:
- Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn đã bị thay thế bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày…
- Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn bị xóa bỏ bới hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày…/…/,..
- Trạng thái hóa đơn : Là hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx
Trường hợp 3: Hóa đơn không tồn tại
Nếu hóa đơn không tồn tại, website sẽ trả lời lại ngay trên màn hình như hình ảnh.
3 bước phía trên sẽ giúp bạn kiểm tra hóa đơn điện tử xác thực là thật hay giả. Đây cũng là một tính năng tối thiểu cần phải có của một phần mềm xác thực hóa đơn. Doanh nghiệp hãy chú ý chọn cho mình một giải pháp phần mềm phù hợp.
Trên đây là những chia sẻ của Kế Toán Việt Hưng hy vọng sẽ giúp ích phần nào đó cho các bạn trong quá trình làm việc kế toán của mình – Mọi thắc mắc cần giải đáp xin liên hệ: 098.868.0223 – 091.292.9959 – 098.292.9939 để được tư vấn miễn phí – chuyên sâu TẤT TẦN TẬT mọi vấn đề.