Hóa đơn thương mại không thuộc vào những loại hóa đơn điện tử theo đúng quy định tại Điều 5 nghị định 119/2018/NĐ – CP. Những vẫn có nhiều đơn vị không biết hóa đơn thương mại có chuyển sang hóa đơn điện tử được không? Bài viết này Trung tâm đào tạo kế toán Việt Hưng sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc này.
1. Hóa đơn thương mại là gì?
1.1 Hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại được viết tắt là Invoice, là một loại chứng từ dùng để thanh toán giữa người mua và người bán. Chứng từ xuất khẩu đặc biệt này cũng được yêu cầu từ Hải quan, cơ quan có trách nhiệm về việc kiểm soát xuất nhập khẩu. Và hóa đơn này sẽ nhanh chóng quyết định loại thuế nào được áp dụng vào đơn hàng, ngăn chặn trường hợp bị giữ lại. Nhưng nó sẽ không đóng vai trò yêu cầu cầu thanh toán, chỉ cung cấp cho người mua biết được số tiền phải thanh toán trong tương lai.
1.2 Hóa đơn thương mại có các quy định gì?
Căn cứ theo Nghị định số 123/2020/TT – BTC về việc lập hóa đơn giá trị gia tăng cho hàng hóa xuất khẩu đúng theo quy định về hóa đơn thương mại trong việc xuất khẩu hàng hóa:
- Thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu đúng theo Nghị định 78/2021/TT – BTC là thời điểm đơn vị hoàn tất thủ tục hải quan (ngày xác nhận hàng hóa thông quan).
- Đồng tiền được ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam có ký hiệu là “đ”. Với những trường hợp phát sinh nghiệp vụ kinh tế bằng hình thức ngoại tệ thì đơn giá, thành tiền, tổng tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng tiền thanh toán… sẽ được ghi theo đơn vị tiền tệ của đồng ngoại tệ.
- Với trường hợp doanh nghiệp nội địa thực hiện xuất khẩu hàng hóa vào khu vực phi thuế quan: sử dụng hóa đơn giá trị gia tang hay hóa đơn bán hàng đúng theo quy định Thông tư 39/2014/TT – BTC.
- Doanh nghiệp cần phải ghi chữ nước ngoài trên hóa đơn thì chữ nước ngoài cần đặt bên phải hay trong ngoặc đơn () hay ngay dưới dòng chữ Tiếng việt với kích thước chữ nhỏ hơn so với tiếng Việt.
1.3 Thời gian được xác lập trên hóa đơn thương mại khi tiến hành việc xuất hóa đơn đúng theo quy định như thế nào?
Theo Khoản 7 Điều 3 Thông tư 119/2014/TT – BTC quy định (sửa đổi khoản 4 Điều 16 Thông tư 219/2013/TT – BTC):
Hóa đơn thương mại, ngày xác định doanh thu xuất khẩu sẽ được tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất các thủ tục hải quan ở tờ khai hải quan. Như vậy khi thực xuất khẩu hàng hóa thì sẽ sử dụng hóa đơn thương mại. Và hóa đơn vẫn được áp dụng đúng theo quy tắc chung tại khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT – BTC:
- Ngày lập hóa đơn đối với việc bán hàng hóa chính là thời điểm chuyền giao quyền sở hữu hay quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, sẽ không có sự phân biệt việc đã thu hay chưa thu tiền
- Ngày lập hóa đơn cho hình thức cung ứng dịch vụ là ngày hoàn tất cung ứng dịch vụ, không phân biệt việc đã thu hay chưa thu được tiền. Với trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hay là trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn chính là ngày thu tiền.
- Ngày lập hóa đơn với hoạt động cung cấp nước sinh hoạt, điện sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thù thực hiện chậm nhất không quá 7 ngày kể từ ngày ghi chỉ số nước tiêu thụ, só điện trên đồng hồ hay ngày kết thúc kỳ quy ước với việc cung cấp dịch vụ viễn thông truyền thông, truyền hình. Kỳ quy ước sẽ được làm căn cứ để tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung ứng đúng theo căn cứ đã được thỏa thuận giữa các đơn vị cung cấp với người mua.
- Với trường hợp giao hàng nhiều lần hay bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần bàn giao hay giao hàng đều bắt buộc lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
- Với trường hợp tổ chức về kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng và có thực hiện thu tiền theo tiến độ dự án hay tiến độ thu tiền ghi tại hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
- Với trường hợp buôn bán xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là đơn vị, cá nhân kinh doanh, cung ứng dịch vụ ngân hàng, chứng khoán thì ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ đúng theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hay chứng từ khác có xác nhận cả 2 bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
- Ngày lập hóa đơn với việc bán dầu thô, dầu khí chế biến, khí thiên nhiên và một số trường hợp đặc thù sẽ được thực hiện theo hướng dẫn riêng từ Bộ tài chính
2. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu điện tử liên quan đến việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử. hóa đơn điện tử được khởi tạo và lập, xử lý ngay trên hệ thống máy tính của các bên đúng theo quy định Pháp luật về giao dịch điện tử.
2.1 Hóa đơn thương mại có giống hóa đơn điện tử hay không?
Theo Điều3 Nghị định 119/2018/NĐ – CP những từ ngữ dưới đây được hiểu:
- Hóa đơn chính là chứng từ kế toán do đơn vị, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đúng theo quy định luật kế toán.
- Hóa đơn điện tử chính là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do đơn vị, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử đúng theo quy định tại Nghị định này bằng hình thức điện tử, bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan Thuế.
Như vậy hóa đơn thương mại sẽ dành cho việc xuất nhập khẩu, hóa đơn điện tử là hóa đơn giữa trao đổi do tổ chức, cá nhân mua bán, trao đổi dịch vụ với nhau.
2.2 Vậy hóa đơn thương mại chuyển sang hóa đơn điện tử hay không?
Căn cứ theo Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ – CP quy định về hóa đơn điện tử như sau:
Hóa đơn điện tử sẽ gồm các loại hóa đơn sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn được áp dụng với người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện việc kê khai thuế giá trị gia tăng đúng theo hình thức khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng với trường hợp này gồm có cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính có thực hiện kết nối chuyển dữ liệu với Cơ quan Thuế.
- Hóa đơn bán hàng là hóa đơn được áp dụng với người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng với trường hợp này sẽ bao gồm hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan Thuế.
- Những loại hóa đơn khác: tem điện tử, thẻ điện tử, vé điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hay là những chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng lại có tên gọi khác nhưng phải có nội dung đúng quy định tại Điều 6 Nghị định này.
- Hóa đơn điện tử cũng được quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này theo định dạng chuẩn dữ liệu từ Bộ tài chính quy định
Như vậy hóa đơn thương mại không thuộc những loại hóa đơn điện tử đúng theo quy định tại Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ – CP.
Hóa đơn thương mại và hóa đơn điện tử sẽ chịu sự điều chỉnh từ những quy định riêng biệt nhau. Mặt khác, cũng không hề có bất kỳ quy định nào về việc chuyển đổi hóa đơn thương mại sang hóa đơn điện tử. Chính vì vậy, đơn vị vẫn có thể sử dụng tiếp hóa đơn thương mại trong nghiệp vụ xuất khẩu của mình như thường.
Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA group FB CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan
Bài viết của Trung tâm đào tạo kế toán Việt Hưng đã giải đáp được thắc mắc về việc đơn thương mại có được chuyển sang hóa đơn điện tử hay không. Hãy tham gia vào các khóa học kế toán tại trung tâm để biết thêm được nhiều kiến thức hay về kế toán.