Quy trình làm lô hàng “xuất khẩu bằng đường biển” (Hàng xuất Sea)

Xuất khẩu bằng đường biển phải thực hiện theo quy trình như thế nào? Với một sinh viên mới ra trường làm nghiệp vụ chứng từ xuất nhập khẩu, chắc hẳn sẽ băn khoăn về quy trình làm lô hàng xuất khẩu đường biển. Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn đọc trong bài viết sau.

XEM THÊM

Khóa học thực hành kế toán xuất nhập khẩu

Quy trình hạch toán kế toán xuất nhập khẩu

Kế toán xuất nhập khẩu cần làm gì

Quy trình làm lô hàng xuất khẩu bằng đường biển

Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng

• Đây là một bước rất quan trọng. Nó quyết định đến lợi nhuận của công ty. Vì vậy nếu bạn đàm phán lần đầu tiên với khách hàng thì công việc đàm phán hợp đồng là bước tạo uy tín và cơ sở đến khách hàng có làm việc với mình trong những lần tiếp theo hay không.
• Chú ý về nội dung của  hợp đồng ngoại thương. Nên sử dụng nội dung dựa theo Incoterms 2010.

Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu

• Nếu công ty của bạn chưa có giấy phép xuất khẩu thì phải xin giấy phép xuất khẩu ( chú ý phải xin một lần sử dụng cho nhiều lần nhé )

Bước 3: Đặt booking và lấy container rỗng

• Trường hợp đặt booking này phụ thuộc nếu doanh nghiệp tự làm logistics thì sẽ liên hệ với hãng tàu để thuê cont hoặc thuê FWD làm dịch vụ này.
• Tùy vào trường hợp hàng xuất theo CIF hay FOB để lấy lệnh thuê cont phù hợp.
• Nếu hàng xuất CIF  phải đổi lấy Booking Confirmation (phiếu đổi lệnh) để xác nhận lấy cont và chì.
• Trong trường hợp hàng xuất FOB thì nhận được Transport Confirmation sau đó đổi lấy Booking, các bước tiếp theo bạn làm tương tự như CIF

Bước 4: Chuẩn bị hàng xuất và kiểm tra hàng xuất

• Sau khi nhận được sự đồng ý của khách hàng  về hóa đơn chiếu lệ. Công ty lên kế hoạch sản xuất hàng hóa đảm bảo số lượng và chất lượng như hợp đồng
• Khi đã có booking, nhân viên xuất nhập khẩu lên kế hoạch lấy container. Đóng hàng và kiểm tra hàng lần 2 trước khi niêm seal
• Trong bước này các bạn lưu ý kiểm tra kỹ container xem có vấn đề gì không. Vì nó sẽ ảnh hưởng đến sự an toàn của hàng hóa, và tránh những chi phí phát sinh sau này

Bước 5: Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở

Khi đóng hàng xuất khẩu đường biển sẽ có 2 trường hợp : đóng hàng tại kho và đóng hàng tại cảng

• Đóng hàng tại kho

Người bán phải lưu ý đến quy cách đóng gói hàng, về số pallet, chủng loại và kích thước theo chuẩn, các kí hiệu trên từng kiện hàng,..  Thường thì hàng FCL không yêu cầu để shipping mark nhưng đa số hàng LCL phải ghi shipping mark

Trong bước này bạn cũng cần phải chú ý điền đầy đủ thông tin trên lô hàng theo khách hàng yêu cầu . Các thông tin thường là: Tên hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển,..

• Đóng hàng tại cảng

Đóng hàng tại cảng sẽ phức tạp hơn tại kho nhiều vì giấy tờ, thủ tục cũng nhiều hơn. Tại cảng bạn phải có nhân viên của mình kiểm tra và giám định việc đóng hàng. Thường thì bạn sẽ phải thuê công nhân của cảng để đóng hàng

Bước 6: Mua bảo hiểm lô hàng

Điều kiện mua bảo hiểm lô hàng xuất không bắt buộc, được tính theo 2% tổng giá trị hàng hóa. Phụ thuộc vào loại hàng xuất khẩu có thuộc diện phải mua bảo hiểm hay không. (xuất hàng FOB và  CNF thì không phải mua bảo hiểm nha )

Bước 7: Làm thủ tục hải quan

Nếu hàng được đóng tại kho thì sau khi giao hàng xong mới làm thủ tục hải quan, đóng tại cảng thì đăng ký làm thủ tục hải quan trước khi cont được hạ

• Mở tờ khai hải quan: Bước này bạn phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ như: giấy giới thiệu nhân viên giao nhận, giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp 2 bản, tờ khai hải quan 2 bản theo mẫu, hợp đồng ngoại thương, invoice hóa đơn thương mại, phiếu đóng hàng packing list
• Đăng ký tờ khai: đăng ký viên căn cứ vào thông tin trên bước mở tờ khai để nhập thông tin và trình lãnh đạo hải quan ký để ki hàng được thông qua
• Đóng phí: phí làm thủ tục hải quan
• Lấy tờ khai: hải quan sẽ ghi số cont và seal vào mặt sau của tờ khai
• Thanh lý tờ khai: người làm thủ tục hải quan phải trình tờ khai đã được hoàn tất để nhân viên thương vụ cảng kiểm tra cont và seal đã được hạ chưa và hạ đúng không
• Vào sổ tàu
• Thực xuất tờ khai hải quan: sau khi đã giao hàng cho khách thì nhân viên giao nhận phải làm thực xuất cho lô hàng

Bước 8: Giao hàng cho tàu

• Sau khi hàng hóa đã được thông qua, bộ phận chứng từ phải cung cấp đầy đủ chi tiết và thông số hóa đơn trước giờ cắt máng để hãng tàu làm vận đơn. Còn việc vận chuyển hàng lên tàu là việc của hãng tàu.
• Bạn sẽ nhận được vận đơn đường biển có thể là bill 3 bản gốc hoặc surrendered bill

Bước 9: Thanh toán tiền hàng

• Chứng từ thanh toán gồm: Invoice, PL, House Bill hoặc Master Bill, Co. Nếu bạn đang dùng thanh toán bằng L/C thì bạn phải nộp bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh thông báo

Kế toán Việt Hưng chia sẻ bạn đọc các bước thực hiện một lô hàng xuất khẩu bằng đường biển. Nếu bạn muốn trở thành nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, bạn cần nắm rõ quy trình trên. Mọi thắc mắc cần giải đáp xin liên hệ: 098.868.0223 – 091.292.9959 – 098.292.9939 để được tư vấn miễn phí – chuyên sâu TẤT TẦN TẬT mọi vấn đề. Chúc các bạn thành công!