Quản lý kho hàng hay kho vật tư chính là những hoạt động liên quan trực tiếp đến công tác tổ chức, bảo quán, quản lý số lượng hàng hóa vật tư, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất, cung cấp, phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời cũng như góp phần giảm chi phí lưu thông và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho
1, Công việc của quản lý kho
– Sắp xếp một cách khoa học các loại hàng hóa, vật tư, nguyên liệu trong kho
– Lập và cập nhật sơ đồ kho
– Đảm bảo tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho
– Sắp xếp hàng trong kho theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất
– Đối với những hàng hóa mau hư cần quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước
– Tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ, giấy tờ yêu cầu nhập, xuất hàng, giao hàng hay lưu chuyển hàng hóa theo quy định
– Thực hiện việc nhập, xuất hàng hóa vật tư cho cá nhân liên quan
– Ghi phiếu nhập, xuất kho
– Theo dõi số lượng hàng tồn kho tối thiểu hằng ngày và đảm bảo tất cả hàng hóa trong kho phải có định mức tồn kho tối thiểu
– Thực hiện các thủ tục đặt hàng
– Lập phiếu yêu cầu mua hàng đối với các vật tư phụ, dụng cụ cá nhân,…
– Tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn kho
– Kiểm tra định kỳ các kệ hàng, tránh ẩm ướt, gãy đổ, mối mọt,…
2, Cách quản lý kho hiệu quả
a, Mã hóa vật tư/ hàng hóa
Việc mã hóa vật tư/ hàng hóa là cực kỳ quan trọng đối với một doanh nghiệp. Đây là chìa khóa để quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Bước này giúp cho quản lý, nhân viên có thể đọc, hiểu và nhận diện chính xác mã từng vật tư/ hàng hóa. Quan trọng hơn là doanh nghiệp có thể kiểm soát tồn kho hiệu quả và và chính xác hơn vì thực tế, với một vật tư có nhiều tên gọi, khi chuẩn hóa bộ mã thì sẽ tránh được việc trùng lặp, sai sót.
Cần có bước khảo sát và tổng hợp các thông tin một cách bài bản và toàn diện về vật tư/ hàng hóa, phân loại và lập danh sách vật tư/ hàng hóa theo các tiêu thức phù hợp với yêu cầu quản lý. Làm được điều này, quá trình mã hoá vật tư/ hàng hóa sẽ trở thành đơn giản, dễ nhớ và ít có sự thay đổi (gọi là bộ mã khoa học).
Không thể có bộ mã khoa học cho tất cả các doanh nghiệp. Cách mã hoá của doanh nghiệp này có thể không phù hợp với doanh nghiệp khác. Vậy nên việc nắm chắc yêu cầu quản lý và đặc tính sản phẩm vẫn là yếu tố quyết định tính khoa học của bộ mã.
b, Sắp xếp vật tư/ hàng hóa trong kho một cách khoa học, thuận tiện và hợp lý
Ngày nay, các doanh nghiệp thường sắp xếp vật tư/ hàng hóa theo vị trí, đây là cách khoa học, thuận tiện và hợp lý nhất. Mỗi loại vật tư/ hàng hóa cần được phân loại để chứa vào những khu vực phù hợp trong kho, cách này cũng sẽ giúp thủ kho dễ dàng nắm bắt về vị trí hàng trong kho khi cần xuất kho hay kiểm kho. Quản lý theo vị trí cũng giúp doanh nghiệp tránh được thất thoát do nhầm lẫn hay bị mất cắp hàng hóa.
c, Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tư/ hàng hóa
Đây là công việc vô cùng quan trọng để có thể quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Việc xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tư/ hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tránh được việc mua hàng quá tay, nhập về nhiều hơn mức cần thiết hoặc thiếu hụt vật tư/ hàng hóa dẫn đến giảm doanh thu (đối với doanh nghiệp thương mại), việc sản xuất bị trì trệ (đối với doanh nghiệp sản xuất), đồng thời giảm thiểu và hạn chế tối đa các chi phí tồn kho của doanh nghiệp.
Mức tồn kho tối đa, tồn kho tối thiểu được thiết lập theo từng mặt hàng và được điều chỉnh trong một khoảng thời gian nhất định nào đó, đặc biệt những mặt hàng sản xuất và kinh doanh có thời vụ.
d, Kiểm kê hàng hóa định kỳ
Các doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê để xác định số liệu thực tế với trên sổ sách có giống nhau không. Khi kiểm đếm lại số lượng các mặt hàng, có thể doanh nghiệp sẽ phát hiện ra hàng hư hỏng, hàng lỗi hoặc hết hạn. Việc kiểm kê thường xuyên cũng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho dễ dàng và chính xác hơn, hạn chế sai sót và chi phí hủy hàng hỏng. Ít nhất doanh nghiệp nên thực hiện việc này 6 tháng một lần.
e, Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho
Ngoài ra để quản lý kho hàng hiệu quả, doanh nghiệp có thể dùng phần mềm quản lý kho hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho hàng dễ dàng, nhanh chóng và tránh được các sai sót khi thực hiện quản lý kho bằng các phương pháp truyền thống. Bởi vì với phương pháp này thì bất cứ khi nào và ở đâu, doanh nghiệp cũng có thể tra cứu được tồn kho một cách chính xác, có thể lên số lượng đặt hàng nhanh chóng, giảm tình trạng hàng hóa tồn quá nhiều hoặc thiếu hụt. Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng có thể biết được mặt hàng nào luân chuyển chậm để giảm lượng đặt hàng nhằm tiết kiệm chi phí và ưu tiên những mặt hàng đem lại lợi nhuận lớn hơn.
Trên đây là bài viết về quản lý kho và một số gợi ý giúp tăng hiệu quả trong công tác quản lý kho. Chúc các bạn thành công!