Những quy định về chi phí vé máy bay hợp lệ trong doanh nghiệp

Chi phí vé máy bay đi công tác cho công nhân viên để được tính vào chi phí hợp lý? Cách xử lý khi khi quyết toán không dễ bị xuất toán thì kế toán cần chuẩn bị những loại hồ sơ gì đi kèm? Cùng Kế Toán Việt Hưng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Điều kiện để chi phí vé máy bay là hợp lệ

Theo khoản 2.9 điều 4 thông tư 96/2015 có quy định:

  • Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài); nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên; chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân; thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán; không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
  • Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
  • Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
  • Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp; cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí; mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này; sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
  • Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử; cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử; thẻ lên máy bay (boarding pass); và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động; thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử; quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán; không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
Những quy định về chi phí vé máy bay hợp lệ
Những quy định về chi phí vé máy bay hợp lệ

Những chứng từ cần cho chi phí vé máy bay

  • Quyết định cử đi công tác (giấy điều động công tác): Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện.
  • Mẫu giấy đi đường có xác nhận của DN cử đi công tác (ngày đi, ngày về) và nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà nghỉ nơi lưu trú.
  • Có hóa đơn trong quá trình đi lại: Vé máy bay, boarding pass (thẻ lên vé máy bay), hóa đơn phòng nghỉ…
  • Được quy định cụ thể trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của công ty.

Những lưu ý đối với kế toán khi kiểm tra chứng từ chi phí vé máy bay

– Kế toán cần thu lại boarding pass (thẻ lên vé máy bay) ngay sau khi nhân viên đi công tác về vì nhân viên thường vứt bỏ. Nhưng cơ quan thuế thì lại rất quan trọng cái này khi quyết toán.

Trường hợp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử:

– Hóa đơn máy bay kẹp cùng e-ticket (vé điện tử), boarding pass (thẻ lên vé máy bay), chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Kẹp tất cả cùng một bộ để khi quyết toán thuế sẽ rất tiện cho việc giải trình.

Thông tin vé máy bay điện tử
Thông tin vé máy bay điện tử

Kế toán Việt Hưng chia sẻ những mẫu biểu cần thiết khác cho hồ sơ vé máy bay được tính là chi phí hợp lý.

Tải mẫu: Quyết định đi công tác

Tải mẫu: Chi phí đi công tác hợp lý

Tải mẫu: Giấy đi đường

Tải mẫu: Vé điện tử

BÌNH LUẬN

avatar
  Theo dõi  
Thông báo cho