Thông tư 32 về hoá đơn điện tử ban hành 14/03/2011 và có hiệu lực từ ngày 01/05/2011. Hướng dẫn việc khởi tạo, phát hành, sử dụng, quản lý hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Dưới đây là những nội dung cần lưu ý về thông tư 32 mà kế toán viên cần nắm bắt.
> Cài đặt và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Viettel
> Tra cứu hoá đơn điện tử xăng dầu Petrolimex
> cách đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử FPT
NHỮNG NỘI DUNG CẦN LƯU Ý CỦA “thông tư 32 về hoá đơn điện tử”
1. Đối tượng áp dụng (thông tư 32 về hoá đơn điện tử)
- Tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn điện tử trong bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Tổ chức trung gian cung cấp hóa đơn điện tử
- Cơ quan quản lý thuế
2. Nội dung của hóa đơn điện tử
- Yêu cầu nội dung như 1 hóa đơn thông thường
- Và phải có chữ ký điện tử của người bán và người mua phù hợp với yêu cầu của pháp luật về chữ ký điện tử
3. Nguyên tắc sử dụng (thông tư 32 về hoá đơn điện tử )
- 3 bên: người mua, người bán và tổ chức trung gian cung cấp hình thức hóa đơn điện tử phải thống nhất phương pháp xuất, truyền và nhận hóa đơn.
4. Điều kiện
- Là tổ chức kinh tế sử dụng giao dịch điện tử trong kê khai thuế và giao dịch ngân hàng;
- Có đội ngũ cán bộ, nhân viên đủ điều kiện vận hành phương tiện điện tử;
- Có hệ thống đường truyền thông tin đáp ứng yêu cầu khai thác sử dụng và lưu trữ hóa đơn điện tử;
- Có chữ ký điện tử .
- Có phần mềm bán hàng, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, có quy trình sao lưu dữ liệu phù hợp.( dự thảo nghị định mới 26/01/18 sẽ không bắt buộc cần phải có phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán)
5. Phát hành
- Làm thông báo phát hành hóa đơn ( Mẫu 02 Phụ lục)
- Gửi mẫu hoá đơn điện tử đã được ký số lên cơ quan thuế
- Niêm yết Thông báo phát hành hóa đơn điện tử tại trụ sở hoặc trên trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử trong suốt thời gian sử dụng hình thức hóa đơn này
Lưu ý:
- Thay đổi nội dung thông báo phát hành hóa đơn thì phải phát hành lại.
- Thay đổi địa điểm kinh doanh thì phải gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến trong đó có báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn
- Tổ chức có thể sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau và phải thực hiện thông báo có từng hình thức hóa đơn theo quy định. Không sử dụng chồng chéo các loại hóa đơn cho 1 lần cung ứng hàng hóa, dịch vụ.
6. Lập hóa đơn điện tử
- Người bán lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của người bán, ký số vào hóa đơn điện tử
- Truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua bằng hình thức gửi trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức trung gian. Người mua ký số điện tử vào hóa đơn
- Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập
1. Trường hợp hóa đơn đã lập nhưng chưa cung ứng hàng hóa, dịch vụ, chưa kê khai thuế –>> Hủy hóa đơn khi có sự xác nhận của 2 bên mua- bán. Người bán lập hóa đơn mới phải có dòng “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”
2. Trường hợp hóa đơn đã lập, đã cung ứng hàng hóa, đã kê khai thuế phát hiện sai sót thì phải có Biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ sai sót, kê khai và nộp thuế theo hóa đơn điều chỉnh.
7. Lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử
Lưu trữ theo thông tư 32 về hoá đơn điện tử
- Lưu trữ hoá đơn trong 10 năm theo đúng luật kế toán.
- Cơ quan xuất sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức trung gian cung cấp hóa đơn điện tử. Phải có trách nhiệm sao lưu dữ liệu và bảo vệ dữ liệu về hóa đơn điện tử;
Hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng thông điệp và phải thỏa mãn các điều kiện:
- Nội dung hóa đơn có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
- Phải được lưu trữ đúng khuôn dạng khi khởi tạo;
- Phải xác định được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.
Hủy hóa đơn điện tử
- Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng
- Thủ tục thực hiện: theo nghị định 52 và thông tư 39/2014 (Trước là TT 153/2010, TT 64/2013)
Trường hợp làm mất hóa đơn
- Các bên liên quan còn lưu trữ hóa đơn dưới dạng thông điệp dữ liệu thì yêu cầu gửi lại.
- Không thể liên hệ được hoặc ko còn bản lưu trữ dưới dạng điện tử thì làm Báo cáo mất hóa đơn theo TT 39/2014 (cũ là TT153/2010/TT-BTC)
Trên đây là những nội dung cần lưu ý của thông tư 32 về hóa đơn điện tử. Quy định này đã được đổi mới trong năm 2019. Kế toán viên hãy cập nhật để nắm bắt thêm các thông tin mới nhé.