Hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào? – Hãy cùng kế toán Việt Hưng trả lời câu hỏi điều cần viết về hóa đơn điện tử (HĐĐT) qua Thông tư 68/2019/TT-BTC ngày 30 tháng 9 năm 2019 của Bộ Tài Chính ban hành quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ qua bài viết phía dưới đây.
1. Thời gian thi hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào?
Bắt đầu từ ngày 14 tháng 11 năm 2019 các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng Hoá đơn điện tử.
- Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này.
- Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các Thông tư, Quyết định của Bộ Tài chính nêu tại Khoản 2 Điều này hết hiệu lực thi hành.
Trước ngày 31/10/2020, cơ sở kinh doanh nhận được thông báo áp dụng HĐĐT của CQT mà chưa có cơ sở hạ tầng để thực hiện thì gửi dữ liệu hóa đơn đến CQT theo Mẫu số 03 (Phụ lục Nghị định 119) cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT (hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào)
Cơ sở giáo dục, cơ sở y tế công lập áp dụng hoá đơn điện tử
– Đã sử dụng Phiếu thu tiền thì tiếp tục sử dụng Phiếu thu tiền đã sử dụng
– Nếu nhận được thông báo áp dụng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế thì:
- Gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 (Phụ lục Nghị định 119) cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT nếu chưa có đủ cơ sở hạ tầng thực hiện
- Thực hiện đăng ký sử dụng HĐĐT nếu đã đủ điều kiện và cơ sở hạ tầng thông tin
2. Văn bản có hiệu lực thi hành đến ngày 31 tháng 10 năm 2020
– Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 03 năm 2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
– Thông tư số 191/2010/TT-BTC ngày 01 tháng 12 năm 2010 hướng dẫn việc quản lý, sử dụng hóa đơn vận tải (hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào)
– Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25 tháng 8 năm 2014, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2015 của Bộ Tài chính)
– Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23 tháng 6 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, Quyết định số 526/QĐ-BTC ngày 16 tháng 4 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc mở rộng phạm vi thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế
– Quyết định số 2660/QĐ-BTC ngày 14 tháng 12 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc gia hạn thực hiện Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23 tháng 6 năm 2015
– Thông tư số 37/2017/TT-BTC ngày 27 tháng 4 năm 2017 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính)
3. Cơ cấu áp dụng hoá đơn điện tử
Doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế là doanh nghiệp có vốn chủ sở hữu dưới 15 tỷ đồng và có một trong tám (08) dấu hiệu nêu tại Khoản 3 Điều 6 Thông tư số 68/2019/TT-BTC thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế trong 12 tháng hoạt động liên tục.
Cơ quan thuế quản lý trực tiếp có trách nhiệm thông báo cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuộc loại rủi ro cao về thuế (thông báo theo Mẫu số 07 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Sau thời gian 12 tháng, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuộc trường hợp rủi ro nếu được cơ quan thuế qua rà soát xác định không rủi ro, đáp ứng được điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế, và có đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế thì thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo quy định (hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào)
4. Ngừng sử dụng HĐĐT có mã và không có mã của cơ quan thuế trong trường hợp nào?
– Những trường hợp quy định tại điểm a, b, c, d khoản 1 Điều 15 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, cụ thể: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh
- Chấm dứt hiệu lực mã số thuế
- Thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký
- Thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh (hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào)
- Có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế
– Những trường hợp khác được hướng dẫn tại Thông tư số 68/2019/TT-BTC như sau:
- Có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế
- Có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế
- Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật (hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào)
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã sau khi thông báo với cơ quan thuế về việc tiếp tục kinh doanh hoặc được cơ quan thuế khôi phục mã số thuế, được bãi bỏ quyết định cưỡng chế nợ thuế.
Trường hợp tạm ngừng kinh doanh cần có hóa đơn điện tử giao cho người mua để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế có thông báo tạm ngừng kinh doanh có văn bản thông báo với cơ quan thuế được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh.
5. Về định dạng HĐĐT – hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào?
– Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin)
– Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hoá đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế
– Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hoá đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hoá đơn điện tử theo quy định tại Thông tư này (hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào)
– Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:
- Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự ph ng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5
- Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối
- Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu
– Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử
6. Một số trường hợp khi sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào?
| TRƯỜNG HỢP CẦN XỬ LÝ | CÁCH XỬ LÝ |
| HĐĐT có mã/hóa đơn điện tử không mã có sai sót
|
– Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
– Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc chưa có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót: + Trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót về tên, địa chỉ nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì không phải lập hóa đơn thay thế (hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào) + Trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì các bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và người bán lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập. – Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót hoặc phát hiện hóa đơn điện tử không mã đã lập có sai sót sau khi gửi cơ quan thuế thì cơ quan thuế thông báo cho người bán để người bán kiểm tra sai sót và để lập lại hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót (nếu cần thay thế). |
| Khi sử dụng HĐĐT có mã | – Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, Tổng cục Thuế thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về các sự cố nêu trên.
– Trường hợp do lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm thông báo cho người bán được biết, phối hợp với Tổng cục Thuế để được hỗ trợ kịp thời. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải khắc phục nhanh nhất sự cố, có biện pháp hỗ trợ người bán lập hóa đơn điện tử để gửi cơ quan thuế cấp mã trong thời gian ngắn nhất (hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào) – Trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng gặp sự cố dẫn đến không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì thông báo với cơ quan thuế để hỗ trợ xử lý sự cố. Trong thời gian xử lý sự cố người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. |
| HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh
|
– Hóa đơn điện tử có mã cấp theo từng lần phát sinh gồm: hóa đơn điện tử bán hàng và hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
– Bốn (04) trường hợp được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh là hóa đơn bán hàng. -Hai (02) trường hợp được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh là hóa đơn giá trị gia tăng. Tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân thuộc diện được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đến cơ quan thuế và phải khai, nộp thuế đầy đủ theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp và các loại thuế, phí khác (nếu có) trước khi được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. |
Mong rằng những chia sẻ trên của Kế toán Việt Hưng về hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào cần áp dụng ra sao sẽ giúp ích cho nhà Kế trong quá trình làm việc – Hãy đến tham gia khoá học Kế toán Online lên trình level từ hôm nay nhé.