Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng đúng chuẩn quy định

Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng là yếu tố không thể thiếu để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ đúng quy định pháp lý trong mọi giao dịch và hợp đồng kinh doanh. Việc lập biên bản chính xác và đầy đủ giúp các bên xác nhận công việc hoàn thành và kết thúc hợp đồng một cách hợp pháp. Kế toán Việt Hưng luôn đồng hành cùng bạn trong việc cung cấp những mẫu biên bản chuẩn nhất, giúp bạn dễ dàng thực hiện và bảo vệ quyền lợi trong mọi giao dịch.

1. Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng là gì?

1.1 Khái niệm

Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng là một văn bản được các bên ký kết để xác nhận hai nội dung chính:

– Nghiệm thu: Kiểm tra, đánh giá và xác nhận rằng công việc, dịch vụ, hoặc sản phẩm theo hợp đồng đã được hoàn thành đúng yêu cầu về chất lượng, số lượng, tiến độ, và các điều khoản khác.

– Thanh lý: Xác nhận các bên đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ theo hợp đồng (bao gồm thanh toán, bàn giao tài sản/tài liệu) và đồng ý chấm dứt quyền, nghĩa vụ liên quan, kết thúc hợp đồng.

1.2 Đặc điểm chung

– Mục đích: Đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong việc hoàn thành hợp đồng và tránh tranh chấp sau này.

– Hình thức: Có thể là một văn bản chung (kết hợp nghiệm thu và thanh lý) hoặc tách thành hai biên bản riêng (biên bản nghiệm thu và biên bản thanh lý), tùy thuộc vào thỏa thuận và tính chất hợp đồng.

2. Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng chung áp dụng trong trường hợp nào?

Biên bản chung (kết hợp nghiệm thu và thanh lý hợp đồng) thường được sử dụng trong các trường hợp:

– Hợp đồng có quy mô vừa và nhỏ muốn đơn giản hóa quy trình bằng cách lập một biên bản duy nhất.

– Mục đích tiết kiệm thời gian và chi phí để giảm số lượng văn bản cần lập và ký kết, phù hợp với các giao dịch không yêu cầu kiểm soát chi tiết từng giai đoạn.

– Các lĩnh vực phổ biến áp dụng mẫu chung:

+ Các hợp đồng cung cấp dịch vụ (ví dụ: dịch vụ tư vấn, quảng cáo, tổ chức sự kiện, đào tạo) thường có kết quả rõ ràng (dịch vụ đã hoàn thành) và không yêu cầu nghiệm thu nhiều giai đoạn.

+ Các hợp đồng mua bán hàng hoá để xác nhận việc giao hàng đúng số lượng, chất lượng (nghiệm thu) và hoàn tất thanh toán, chấm dứt nghĩa vụ (thanh lý)

+ Hợp đồng giao khoán công việc (như giao khoán sản xuất, thi công hạng mục nhỏ) để xác nhận hoàn thành công việc và thanh toán.

+ Một số hợp đồng xây dựng đơn giản (như sửa chữa nhà cửa, thi công công trình nhỏ) để nghiệm thu và thanh lý cùng lúc.

VẬY TRƯỜNG HỢP NÀO NÊN TÁCH RỜI giữa biên bản nghiệm thu và biên bản thanh lý hợp đồng?

– Hợp đồng phức tạp, quy mô lớn: Ví dụ các dự án xây dựng lớn, hợp đồng nghiên cứu khoa học, hoặc hợp đồng cung cấp thiết bị công nghệ cao thường yêu cầu nghiệm thu từng giai đoạn (lập biên bản nghiệm thu riêng) trước khi tiến hành thanh lý hợp đồng.

– Yêu cầu pháp lý đặc thù: Trong lĩnh vực xây dựng, theo Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi 2020), việc nghiệm thu công trình phải tuân thủ quy trình chặt chẽ, thường lập biên bản nghiệm thu riêng cho từng hạng mục trước khi lập biên bản thanh lý.

– Hợp đồng có nhiều bên liên quan: Khi có nhiều bên tham gia (như nhà thầu, nhà đầu tư, giám sát), việc tách biên bản nghiệm thu và thanh lý giúp minh bạch và dễ quản lý.

3. Kết cấu nội dung của biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

(1) Số hợp đồng, Ngày…tháng…năm… lập biên bản

(2) 2 bên liên quan: tên doanh nghiệp, người đại diện, chức vụ, địa chỉ, số ĐT, giấy phép kinh doanh, mã số thuế, tài khoản, tại ngân hàng.

(3) Các Điều khoản về nội dung, kết luận…

(4) Lập thành 2 bản mỗi bên lưu giữ 1 bản

4. Tải về 13 Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

5. Các tình huống thực tế thường gặp & cách xử lý biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

[?] Xuất hoá đơn sau ngày nghiệm thu công trình thì có sao không hay bắt buộc ngày xuất hoá đơn và ngày nghiệm thu phải trùng nhau?

Ví dụ xuất hoá đơn ngày 21/08 nhưng trong hoá đơn lại ghi căn cứ theo biên bản nghiệm thu kí ngày 20/08.

TRẢ LỜI

– Việc xuất hóa đơn ngày 21/08, trong khi biên bản nghiệm thu ký ngày 20/08, không vi phạm nghiêm trọng nếu bạn có đầy đủ tài liệu chứng minh chi phí thực tế và hợp pháp (biên bản nghiệm thu, hợp đồng, chứng từ thanh toán, nhật ký thi công).

– Không bắt buộc ngày xuất hóa đơn và ngày nghiệm thu phải trùng nhau, nhưng hóa đơn nên được xuất sớm nhất có thể sau nghiệm thu để tuân thủ quy định.

– Với trường hợp của bạn, hóa đơn chậm 1 ngày và có ghi căn cứ biên bản nghiệm thu, bạn có khả năng cao được cơ quan thuế chấp nhận nếu cung cấp đầy đủ hồ sơ và giải trình hợp lý (sử dụng mẫu văn bản giải trình trên).

[?] Công ty em làm biên bản nghiệm thu công trình xây dựng để làm hồ sơ thanh toán lần 1 mà em xuất hóa đơn sau ngày nghiệm thu 1, 2 ngày có được không?

TRẢ LỜI

Căn cứ vào Thông tư 39 và Nghị định 119 thì ngày xuất hóa đơn là ngày hoàn thành việc mua bán/bàn giao/nghiệm thu. Trong trường hợp buộc phải xuất hóa đơn chậm 1-2 ngày sau ngày nghiệm thu thường không sao nếu không ảnh hưởng đến doanh thu và nghĩa vụ thuế, miễn là:

– Hóa đơn hợp pháp, hợp lệ và phản ánh đúng chi phí phục vụ công trình.

– Có đầy đủ biên bản nghiệm thu lần 1, hợp đồng, chứng từ thanh toán, nhật ký thi công, và các tài liệu liên quan.

– Lý do chậm xuất hóa đơn được giải trình rõ ràng (ví dụ: xử lý hành chính, chờ xác nhận thanh toán).
Không bắt buộc ngày xuất hóa đơn và ngày nghiệm thu phải trùng nhau, nhưng hóa đơn nên được xuất sớm nhất có thể sau nghiệm thu để tuân thủ quy định (Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 219/2013/TT-BTC).

[?] Biên bản nghiệm thu và biên bản thanh lý hợp đồng khác hay giống nhau?

TRẢ LỜI

Cả hai đều liên quan đến việc hoàn tất hợp đồng, cần chữ ký/đóng dấu của các bên, và có giá trị pháp lý theo Bộ luật Dân sự 2015.

Có thể kết hợp thành biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng chung trong các hợp đồng đơn giản (như dịch vụ, mua bán hàng hóa nhỏ).

Khác nhau:

– Biên bản nghiệm thu (BBNT): Xác nhận công việc, dịch vụ, hoặc hàng hóa đã hoàn thành đúng yêu cầu về chất lượng, số lượng, tiến độ theo hợp đồng. Mục đích là kiểm tra và chấp nhận kết quả công việc

– Biên bản thanh lý hợp đồng (BBTL): Xác nhận các bên đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ (thanh toán, bàn giao, v.v.) và chấm dứt hợp đồng. Thường được lập sau nghiệm thu.

[?] Chỉ cần biên bản thanh lý là đủ hay cần biên bản nghiệm thu?

TRẢ LỜI

Cần cả 2 loại biên bản trong hầu hết các trường hợp, đặc biệt:

– Biên bản nghiệm thu: Bắt buộc để xác nhận chất lượng, số lượng, tiến độ công việc/hàng hóa, làm cơ sở cho thanh toán và thanh lý.

– Biên bản thanh lý: Xác nhận chấm dứt hợp đồng, nhưng không thay thế BBNT vì không chứng minh công việc đã hoàn thành đúng yêu cầu.

Trong hợp đồng đơn giản, có thể dùng biên bản chung (nghiệm thu và thanh lý) để tiết kiệm thủ tục.

[?] Biên bản thanh lý và biên bản nghiệm thu trong lĩnh vực xây dựng, lắp đặt khác lĩnh vực thương mại mua bán hàng hoá ra sao?

TRẢ LỜI

– Xây dựng, lắp đặt: Cần Biên bản nghiệm thu cho mỗi lần nghiệm thu (làm cơ sở thanh toán) và Biên bản thanh lý khi hoàn tất hợp đồng. Hóa đơn nên xuất cùng ngày nghiệm thu, chậm 1-2 ngày cần giải trình và hồ sơ (BBNT, hợp đồng, chứng từ thanh toán).

– Hàng hóa: Cần biên bản giao nhận (tương đương Biên bản nghiệm thu), hóa đơn xuất tại thời điểm giao hàng. Biên bản thanh lý không bắt buộc trừ khi hợp đồng phức tạp.

Lưu ý: Lưu trữ đầy đủ Biên bản nghiệm thu, hợp đồng, chứng từ thanh toán, và nhật ký thi công (với xây dựng) để bảo vệ chi phí/thuế GTGT khi kiểm tra thuế.

Trên đây là những chia sẻ của Kế Toán Việt Hưng hy vọng sẽ giúp ích phần nào đó cho các bạn trong quá trình làm việc kế toán của mình – Mọi thắc mắc cần giải đáp xin liên hệ: 098.868.0223 – 091.292.9959  để được tư vấn miễn phí – chuyên sâu TẤT TẦN TẬT mọi vấn đề.