Như bài trước chúng tôi đã hướng dẫn tìm hiểu kế toán xây dựng cần làm những gì. Bài viết này Kế Toán Việt Hưng muốn chia sẻ với các bạn chi tiết về kinh nghiệm để làm việc hiệu quả hơn trong doanh nghiệp xây dựng.

Ngoài việc nhập liệu, xử lý các hóa đơn mua vào, bán ra, các chứng từ thu chi tiền mặt, tiền gửi … Những công việc dưới đây cũng vô cùng quan trọng mà rất nhiều kế toán xây dựng với nhiều năm kinh nghiệm vẫn không biết cách làm hoặc làm nhưng chưa đúng.

1. Đọc và phân tích hợp đồng

Mục đích của việc đọc hợp đồng:

– Nhằm giúp chúng ta nắm được thông tin của chủ đầu tư gồm: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế để khi hoàn thành từng hạng mục công việc hoặc nghiệm thu toàn bộ khối lượng theo cam kết trong hợp đồng thì kế toán căn cứ vào đó mà lấy thông tin xuất hoá đơn GTGT.

– Căn cứ vào thời gian thi công trong hợp đồng để kế toán biết làm căn cứ thời gian xuất vật tư cho phù hợp với thời gian thi công theo quy định, tránh trường hợp không bám sát thời gian thi công mà xuất vật tư sau khi đã nghiệm thu công trình và xuất hoá đơn rồi là sai nguyên tắc kế toán.

– Căn cứ vào thời gian thi công để lập bảng lương nhân công, lương giám sát cho từng công trình phù hợp với quy định trong hợp đồng. Tránh đưa thừa chi phí lương sau khi công trình đã hoàn thành.

– Căn cứ vào hợp đồng để biết được thời gian, phần trăm phần bảo lãnh công trình để hạch toán cho đúng tài khoản bảo lãnh, theo dõi số tiền bảo lãnh cho từng hợp đồng quy định.

– Nắm rõ các hạng mục công việc mà chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu hoàn thành để theo dõi khối lượng công việc được giao và đã xuất hoá đơn, theo dõi chi phí dở dang cho các giai đoạn chưa hoàn thành.

2. Đọc và bóc tách dự toán xây dựng

Bóc tách dự toán công trình xây dựng là một trong số những công việc đòi hỏi người kế toán có nhiều năm kinh nghiệm và trình độ nghiệp vụ rất cao. Bởi mỗi một công trình, hạng mục đi kèm có một dự toán riêng. Ngoài việc nắm chắc kiến thức chuyển môn và am hiểu luật thuế, những quy định thông thường của một nhân viên kế toán thì chúng ta cũng cần phải tìm hiểu thêm rất nhiều những kiến thức khác về xây dựng. Với kế toán thì việc bóc tách dự toán sẽ biết được các thông tin như sau:

– Giá trị tổng cộng của mỗi dự toán, giá trị này là giá bao gồm cả thuế GTGT. Do đó khi theo dõi việc xuất hoá đơn chúng ta lấy tổng giá trị đó chia cho 1.1.

Ví dụ : Công ty A ký hợp đồng với Công ty B xây dựng công trình: Trụ sở làm việc của BHXH Huyện Thường tín – Hà Nội. Với hạnh mục: Nhà làm việc. Tổng giá trị dự toán này là: 3.376.526.000 (đây là số tiền đã bao gồm có cả thuế GTGT).

Vậy khi hoàn thành công trình kế toán xuất hoá đơn

– Giá chưa có thuế GTGT = 3.376.526.000/ 1.1 = 3.069.569.091đ

– Thuế GTGT 10% = 3.069.569.091 *10% = 306.956.909 đ

– Tổng giá trị hoá đơn = 3.376.526.000 đ

– Đọc và bóc tách được dự toán sẽ biết được công trình này cần khối lượng vật tư là bao nhiêu để có định hướng trong việc nhập đầu vào nguyên vật liệu, cụ thể những vật liệu gì, có khối lượng, đơn giá và thời điểm nào nhập vật tư là phù hợp nhất.

– Biết được tổng tiền lương phải trả cho nhân công trực tiếp là bao nhiêu, số tháng thi công. Từ đó chúng ta làm phép tính chia ngược lại cho tiền lương của mỗi tháng của từng công trình cho nó phù hợp.

Ví dụ: Cũng công trình xây dựng trụ sở làm việc BHXH huyện thường tín, có phần chi phí nhân công quy định là: 440.105.689 (đây là giá đã có thuế GTGT trong phần tổng hợp dự toán).

Tính ra gia nhân công chưa có thuế GTGT = 440.105.689/ 1.1 = 400.096.081

Giả sử công trình này thi công trong 3 tháng liên tục, do đó

+ Số tiền lương của 1 tháng = 400.096.081 = 133.365.360 đ.

+ 1 Tháng công nhân làm việc trung bình là 26 ngày do đó số tiền lương trong 1 ngày = 133.365.360/26 = 5.129.437đ/ngày.

+ Giả sử giá nhân công trong dự toán quy định 250.000đ/1 ngày

+ Suy ra bạn lấy 5.129.437/ 250.000 = 21 ( Công nhận)

+ Từ số công nhân cần có trong 1 tháng để kế toán tìm nguồn nhân công, hồ sơ để làm hợp đồng, và lập bảng lương chi tiết.

– Biết được công trình mỗi công trình sử dụng những loại máy thi công gì, để theo dõi việc trích khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ vào từng công trình tương ứng cho đúng.

3. Các vấn đề hoá đơn khi làm kế toán xây dựng

Việc xuất hóa đơn đầu ra phải đảm bảo đúng nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng.

– Trường hợp 1: Xuất hoá đơn 1 lần khi nghiệm thu toàn bộ công trình.

– Căn cứ vào ngày trên biên bản nghiệm thu xác định khối lượng công việc hoàn thành. Trong thời hạn 10 ngày kế toán lập hoá đơn GTGT xuất trả cho chủ đầu tư.

Nếu nghiệm thu rồi mà không xuất hoá đơn ngay theo quy định của thông tư 39/2014/TT-BTC /2014

– Trường hợp 2: Xuất hoá đơn nhiều lần cho một công trình

– Căn cứ vào biên bản nghiệm của mỗi công trình từng lần với nội dung ghi trên hoá đơn: Hoàn thành công trình ABC giai đoạn 1 theo hợp đồng.

Tương tự như vậy kế toán sẽ xuất hoá đơn cho đến giai đoạn cuối cùng của mỗi công trình

Cuối cùng: Khi kết thúc hoàn toàn công trình rồi bạn nên cộng lại giá trị sau thuế của mỗi giai đoạn rồi so sánh với tổng giá trị thanh toán trên dự toán cũng như hợp đồng xem đã khớp số tiền chưa. Và kiểm tra lại công nợ phải thu xem chủ đầu tư còn nợ bao nhiêu của công trình này và có kế hoạch đòi nợ cũng như báo cáo với xếp.

4. Sắp xếp hồ sơ trong công ty xây dựng

Hồ sơ trong công ty xây dựng sẽ nhiều hơn, phức tạp hơn trong công ty thương mại, sản xuất. Do đó kế toán cần phải có cách sắp xếp hóa đơn chứng từ sao cho hợp lý khoa học dễ tìm nhất khi cần thiết.

Mỗi một bộ chứng từ đầy đủ của một công trình bạn nên sắp xếp theo thứ tự như sau

– Hợp đồng xây dựng, thanh lý hợp đồng, biên bản xác nhận khối lượng

– Dự toán thi công

– Biên bản nghiệm thu

– Hoá đơn hoàn thành công trình theo giai đoạn hoặc 1 lần

– Phiếu nhập kho vật tư liên quan đến công trình này

– Phiếu xuất kho vật tư liên quan

– Phiếu thu , phiếu chi liên quan đến công trình

– Tờ khai thuế GTGT vãng lai – ngoại tỉnh có liên quan đến từng công trình

5. Hồ sơ nhân công

– Với các công trình cần chi phí lương nhiều, mà doanh nghiệp hầu như không đóng bảo hiểm cho nhân công. Đối với nhân công trực tiếp thi công nên làm hợp đồng dưới 3 tháng- Hợp đồng thời vụ để tránh về luật BH xã hội quy định.

– Với những nhân công có ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng hoặc không ký hợp đồng lao động đều phải khấu trừ 10 PT tại nguồn do đó muốn không phải khấu trừ tiền thuế này bạn cần lập mẫu số 23/TNCN – cam kết mức thu nhập nhỏ hơn 108 triệu/ 1 năm. Tính từ năm 2014. Còn với năm 2013 thì cam kết nhỏ hơn 78 triệu, còn các năm trước năm 2013 thì nhỏ hơn 48 triệu đồng.

– Khi tập hợp được một nhóm nhân công bạn nên đăng ký ngay MST cho họ( tránh trường hợp cuối năm dồn nhiều việc và nghẽn mạng khó đăng ký).

– Hồ sơ lương phải đầy đủ gồm:

+ Hợp đồng lao động thời vụ ( dành cho nhân công ký hợp đồng dưới 3 tháng)

+ Lập danh sách nhân công có đầy đủ các thông tin: Họ tên, năm sinh, Số CMTND, quê quán

+ Nội dung thuê hợp đồng nhân công theo từng công trình

+ Biên bản nghiệm thu và thanh toán khối lượng công việc

+ Bảng thanh toán tiền lương nhân công, lưu ý có mỗi nhân công ký nhận, tránh trường hợp cùng 1 nhân công mà ký nhiều chữ ký khác nhau.

Kinh nghiệm làm kế toán tổng hợp

Kinh nghiệm làm kế toán xây dựng