Phiếu thu chi Excel – Sổ quỹ tiền mặt là sổ được thủ quỹ và kế toán sử dụng để phản ánh tình hình thu, chi quỹ tiền mặt của đơn vị theo các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Tuy nhiên, nếu bạn không biết cách quản lý tiền quỹ một cách hiệu quả, cẩn thận thì rất dễ rơi vào tình trạng âm quỹ, thiếu hụt và đền bù rủi ro không đáng có.
Kế Toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn các bạn lập phiếu thu chi tự động trên Excel đơn giản, giúp cho công việc của Kế toán, thủ quỹ được hiệu quả, giảm bớt đáng kể công việc thủ công ghi bằng tay.
1. Lợi ích khi sử dụng phiếu thu chi tự động bằng Excel
– Giải quyết nhanh chóng số lượng nghiệp vụ thu chi lớn hàng ngày.
– Không cần thiết phải sử dụng phần mềm kế toán, thuận tiện sử dụng bất cứ đâu, bất cứ lúc nào.
– In phiếu từ excel thay vì viết tay. Giúp tăng tốc gấp nhiều lần viết tay. Không cần chuẩn bị giấy than mà vẫn có 2 hoặc nhiều liên 1 lúc.
– Hạn chế sai sót do sử dụng hàm excel triệt để đến 90%.
– File được thiết kế từ Excel nên đây là ứng dụng phổ biến mà bất cứ doanh nghiệp, cá nhân nào cũng có thể dùng được. Kế toán có thể chỉnh sửa tùy ý (nếu muốn) để phù hợp với quy định không công ty.
– File excel đơn giản, tiện ích những vẫn theo dõi được toàn bộ sổ quỹ, kiểm tra chính xác kịp thời tiền quỹ tại công ty. Giúp kế toán giảm tải đáng kể công việc.
– Mẫu phiếu được tạo chuẩn theo quy định của Bộ tài chính.
– Toàn bộ nội dung phiếu đều được chạy hoàn toàn tự động.
– Phiếu thu – chi in cùng trong 1 sheet, tự động thay đổi phiếu thu chi – người nộp -người nhận để phù hợp với nội dung của từng loại phiếu.
– Tự định khoản nợ – có
– Tự tổng cộng các chứng từ có cùng 1 phiếu chi.
2. Cách tạo phiếu thu chi tự động bằng Excel
Bước 1: Tạo Form dữ liệu “Sổ quỹ chi tiết”
Để tạo thành công phiếu thu chi tự động bằng Excel thì đầu tiên bạn sẽ phải tạo 1 sheet Sổ quỹ tiền mặt để nhập thông tin, nhập dữ liệu, và từ những dữ liệu trong sheet Sổ quỹ tiền mặt này -> bạn sẽ sử dụng hàm Vlookup để đẩy dữ liệu từ sheet này sang sheet Phiếu thu và Phiếu chi.
Lưu ý: Bạn có thể chỉnh sửa form “ Sổ quỹ phát sinh chi tiết” để phù hợp, dễ dàng hơn trong việc kiểm soát sổ quỹ tại doanh nghiệp bạn.
Bước 2: Mẫu phiếu thu và phiếu chi
Về cơ bản thì phiếu thu và phiếu chi sẽ giống nhau, chỉ có một số điểm khác biệt. Nên thay vì làm ra 2 Form cho 2 phiếu thì ta chỉ cần làm trên 1 Form cho cả 2 phiếu này và dùng hàm IF để biện luận, Khi là phiếu thu thì sẽ hiện ra các chỉ tiêu về phiếu thu, ngược lại với phiếu chi thì sẽ hiện ra các chi tiêu về phiếu chi.
Một số điểm khác biệt giữa phiếu thu và phiếu chi để biện luận công thức:
Mẫu phiếu thu khi bạn mở:
Mẫu phiếu chi khi bạn mở:
Bước 3: Biện luận công thức tự động vào file quản lý thu chi
Căn cứ vào số phiếu (cột bôi màu xanh lá cây) để lấy ra các thông tin tương ứng. Cụ thể Kế Toán Việt Hưng xin làm mẫu một số chỉ tiêu như sau:
+ Công thức tính tồn cuối kỳ trong sheet “Sổ quỹ chi tiết”
Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Thu – Chi
+ Công thức tên phiếu “Phiếu thu” hoặc “Phiếu chi”
=IF(LEFT($K$1,2)=”PT”,”PHIẾU THU”,”PHIẾU CHI”)
+ Công thức ngày tháng năm trên phiếu
=IFERROR(VLOOKUP($K$1,’Sổ quỹ chi tiết’!$A:$O,2,0),””)
Chú ý: Định dạng dd/mm/yyyy trên cột ngày tháng như sau: Format Cells ( ctrl + 1 ) -> Custom -> định dạng như hình sau:
+ Với các trường thông tin khác như: Người nộp (nhận) tiên, địa chỉ, lý do,….bạn thực hiện tương tự (bạn chỉ cần thay đổi column_num (đối số thứ 3 của hàm Vlookup) để lấy ra tương ứng.
+ Công thức ô “Số tiền”
=IFERROR(VLOOKUP($K$1,’Sổ quỹ chi tiết’!$A$9:$O$2800,IF(LEFT(‘Phieu thu chi’!K1,2)=”PT”,7,8),0),””)
+ Phần số tiền bằng chữ : Bạn download Acchelper và Addin vào Excel tùy theo phiên bản excel bạn sử dụng.
File -> Excel options -> Add –ins – > Go -> chọn Acchelper đã download về
Trên đây là bài chia sẻ của Kế Toán Việt Hưng về cách tạo mẫu phiếu thu chi tự động cùng với file Excel đơn giản và dễ sử dụng nhất. Hy vọng bạn đã biết cách tạo ra được 1 Form chung cho cả phiếu thu và phiếu chi cũng như cách để lấy ra được các thông tin tương ứng của mỗi phiếu khi thay đổi số phiếu. Theo dõi chúng tôi để nhận thêm nhiều bài viết hữu ích khác.
Chúc các bạn thành công!
Mình ngu eXcel lắm, có cách nào làm nhanh hơn không?
Mình làm kế toán ở trương mầm non, mỗi lần gửi phiếu thu cho 200 phụ huynh mất nửa ngày. Hơi bị mệt, bạn nào có tool gì khác excel không?
Để gửi phiếu thu cho 200 phụ huynh một cách hiệu quả hơn mà không phải mất nhiều thời gian, bạn có thể sử dụng các công cụ và phần mềm quản lý giáo dục hoặc phần mềm gửi email tự động. Dưới đây là một số gợi ý:
1. Phần mềm quản lý trường học:
– EduPage: Cung cấp các tính năng quản lý học sinh, phiếu thu, và liên lạc với phụ huynh.
– MISA QLTH: Đây là phần mềm của MISA dành cho quản lý trường học, bao gồm cả việc gửi phiếu thu tự động qua email.
2. Phần mềm gửi email tự động:
– Mail Merge trong Microsoft Word: Bạn có thể sử dụng tính năng trộn thư (Mail Merge) của Microsoft Word kết hợp với Microsoft Outlook để gửi email hàng loạt. Chỉ cần một file Excel chứa thông tin phụ huynh, bạn có thể tạo email cá nhân hóa cho từng người.
– Google Sheets và Gmail: Sử dụng tiện ích Add-on như Yet Another Mail Merge để gửi email hàng loạt từ Google Sheets. Bạn cần tạo một bảng tính chứa thông tin phụ huynh và phiếu thu, sau đó dùng add-on để gửi email.
3. Phần mềm quản lý tài chính kế toán:
– MISA AMIS: Phần mềm này không chỉ giúp quản lý tài chính kế toán mà còn có thể gửi email thông báo thu phí cho phụ huynh.
– FAST Accounting: Phần mềm kế toán FAST cũng hỗ trợ việc gửi email thông báo cho khách hàng hoặc phụ huynh.
4. Ứng dụng gửi tin nhắn:
– Zalo Business: Sử dụng Zalo để gửi tin nhắn hàng loạt tới phụ huynh thông qua tính năng Zalo Business.
Các bước cơ bản sử dụng Mail Merge trong Microsoft Word và Outlook:
1. Chuẩn bị một file Excel chứa danh sách phụ huynh và thông tin cần thiết.
2. Mở Microsoft Word, chọn Mailings > Start Mail Merge > E-Mail Messages.
3. Chọn Select Recipients > Use an Existing List, sau đó chọn file Excel của bạn.
4. Soạn thảo email mẫu trong Word, chèn các trường thông tin từ file Excel.
5. Chọn Finish & Merge > Send E-Mail Messages và cấu hình các thiết lập email.
Các bước cơ bản sử dụng Yet Another Mail Merge trong Google Sheets:
1. Chuẩn bị một Google Sheet chứa thông tin phụ huynh và phiếu thu.
2. Cài đặt add-on Yet Another Mail Merge từ Google Workspace Marketplace.
3. Soạn thảo email mẫu trong Gmail.
S4. ử dụng add-on trong Google Sheets để kết nối và gửi email hàng loạt.
Các công cụ này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi gửi phiếu thu cho phụ huynh một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Để lập phiếu thu nhanh nhất mà không cần dùng Excel, bạn có thể làm theo các bước sau đây. Chúng ta sẽ tạo phiếu thu bằng cách sử dụng các công cụ văn bản cơ bản hoặc bằng tay.
1. Chuẩn bị các thông tin cần thiết
Trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn bạn đã có đầy đủ các thông tin sau:
Ngày lập phiếu
Số phiếu thu
Họ tên người nộp tiền
Địa chỉ của người nộp tiền
Lý do thu tiền
Số tiền thu
Chữ ký của người nộp tiền và người lập phiếu
2. Lập phiếu thu bằng tay hoặc sử dụng công cụ văn bản (Word, Google Docs)
– Cách 1: Lập phiếu thu bằng tay
Sử dụng một tờ giấy trắng hoặc giấy mẫu phiếu thu có sẵn.
Viết các thông tin theo thứ tự và bố cục của một phiếu thu chuẩn.
Đảm bảo rằng các thông tin cần thiết đều được ghi rõ ràng và chính xác.
Ký và xin chữ ký của người nộp tiền.
– Cách 2: Sử dụng công cụ văn bản (Word, Google Docs)
Mở công cụ văn bản:
Mở Microsoft Word hoặc Google Docs.
Tạo bảng biểu:
Chèn một bảng với số cột và hàng phù hợp để chứa các thông tin cần thiết.
Nhập thông tin:
Điền các thông tin theo bố cục của phiếu thu. Ví dụ:
Công Ty XYZ
Địa Chỉ: [Địa chỉ công ty]
——————————-
PHIẾU THU
Số: [Số phiếu]
Ngày: [Ngày lập phiếu]
——————————-
Họ tên người nộp: [Tên người nộp tiền]
Địa chỉ: [Địa chỉ người nộp tiền]
Lý do thu: [Lý do thu tiền]
Số tiền: [Số tiền thu]
——————————-
Ký tên
Người nộp: ____________________
Người lập phiếu: _______________
– Cách 3 sử dụng phần mềm kế toán
+ Mở phần mềm kế toán mà bạn đang sử dụng (ví dụ: MISA, Fast Accounting, QuickBooks, SAP).
+ Tìm kiếm menu hoặc module liên quan đến “Phiếu thu” hoặc “Thu tiền” (Thường thì các phần mềm kế toán sẽ có một mục “Thu/Chi” hoặc “Tiền mặt/Ngân hàng”).
+ Chọn tùy chọn để tạo phiếu thu mới.
+ Nhập thông tin phiếu thu
+ Nhấn nút “Lưu” hoặc “Ghi sổ” để lưu phiếu thu vào hệ thống.
-> Bạn có thể vào mục “Báo cáo” hoặc “Sổ sách” để xem các phiếu thu đã lập, xuất báo cáo hoặc tra cứu khi cần.
Cảm ơn ad, cho mình xin thêm công thức Nợ/Có nữa với ạ! Và nếu làm sheet phiếu thu phiếu chi riêng thì cần rút gọn công thức như nào ạ?