Các bước thiết lập file quản lý kho vật tư bằng Excel

File quản lý kho vật tư bằng excel – Việc quản lý kho vật tư không hề đơn giản đối với các thủ kho, bởi số lượng vật tư nhiều, đôi khi rất khó kiểm soát cùng khá nhiều thông tin phức tạp đi kèm như chủng loại, kích thước… Do đó, Kế toán kho yêu cầu sự kết hợp của nhiều nghiệp vụ, từ sắp xếp vật tư, phân loại vật tư, đến kiểm soát lượng vật tự xuất nhập tồn tại kho, để đưa ra hiệu mức tồn kho hiệu quả nhất.

Tuy nhiên, nếu bạn biết sử dụng công cụ đắc lực Excel vào việc quản lý kho, thì đó là công cụ hiệu quả nhất quản lý kho một cách đơn giản, nhanh chóng và chính xác. Hãy cùng Kế Toán Việt Hưng thiết lập file quản lý kho vật tư bằng Excel trong bài viết này nhé!

XEM THÊM:

Hướng dẫn mẫu dự toán xây dựng bằng Excel chính xác

Chỉ dẫn cách tạo lập bảng tính thuế nhà thầu Excel

1. Quản lý kho vật tư bằng Excel là giải pháp tối ưu nhất

– Bạn có thể làm được rất nhiều báo cáo, chỉ tiêu phục vụ mục đích quản lý của bạn khi dùng Excel. Không giống như các phần mềm dựng sẵn, bạn bị bó buộc bởi các tính năng mà công ty phần mềm/ chuyên gia xây dựng sẵn.

– File Excel là công cụ đắc lực và đơn giản nhất, bất kỳ ai cũng dễ dàng thao tác và làm việc tại Excel.

– Bạn không phải trả bất kỳ chi phí nào khi bạn có thể tự lập được 1 file quản lý kho, bán hàng đơn giản trên excel. Bởi vì Excel là công cụ hỗ trợ hoàn toàn Free.

– Thông qua một vài công thức tính toán đơn giản trong excel để tính tổng doanh số, tổng lợi nhuận, sắp xếp hàng tồn kho dựa trên số lượng sản phẩm bán nhiều nhất.

– Bạn có thể thao tác trực tiếp trên database để sửa lại các giao dịch nhập xuất, thông tin hàng hóa, khách hàng… Hoặc có thể tạo thêm báo cáo theo nhu cầu thực tế tại từng thời điểm.

Có thể share cho nhiều người dùng.

2. Các bước thiết lập file quản lý kho vật tư bằng Excel

Bước 1: Lập danh mục vật tư hàng hóa | File quản lý kho vật tư bằng Excel

– Đây là nơi đầu tiên bạn cần phải làm, hay chính là database dùng để lấy dữ liệu sang các sheet nhập xuất và tổng hợp báo cáo, đảm bảo độ chính xác và nhanh chóng.

– Danh mục vật tư thường bao gồm các cột thông tin: STT, Mã VT, Tên vật tư, Đơn vị. Tùy vào yêu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp sẽ theo dõi thêm những thông tin khác.

– Định dạng bảng biểu :

+ Kẻ bảng (đường kẻ) cho các bảng biểu. Phần đường kẻ bao ngoài nên là nét liền, đường kẻ giữa các dòng có thể dùng đường kẻ đứt và màu xám trông sẽ đẹp hơn.

+ Bôi đậm cho dòng tiêu đề

+ Cố định dòng tiêu đề

Bước 2: Thiết lập sheet Nhập – Xuất | File quản lý kho vật tư bằng Excel

– Tại sheet Nhập Xuất, bạn sẽ nhập các thông tin sau: Số chứng từ, Ngày tháng, Tài khoản ( nếu có), Diễn giải, Mã vật tư, Tên vật tư, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá, Thành tiền như bảng sau:

– Tại đây, dựa vào phiếu xuất kho và nhập kho, bạn nhập dữ liệu liên tục vào từng cột thông tin tương ứng.

– Do bạn đã tạo được danh mục hàng hóa với đầy đủ thông tin về hàng hóa như: Mã, Tên, ĐVT, Nhóm,…

– Khi bạn nhập xuất, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi chỉ việc chọn/ nhập mã hàng. Các thông tin còn lại sẽ do hàm vlookup tìm kiếm tự động theo mã hàng bạn nhập.

– Có thể bạn cần kết hợp vlookup với if để thiết lập công thức tìm thông tin hàng hóa cho tất cả các dòng trống của bên nhập xuất.

– Sử dụng hàm If  mục đích để file nhìn gọn gàng và sạch sẽ hơn. (không phải nhìn đâu cũng thấy lỗi #NA)

– Công thức  =IF($G10=””,””,VLOOKUP($G10,’Mã vật tư’!$B:$D,2,0))

Bước 3: Báo cáo Xuất – Nhập – Tồn | File quản lý kho vật tư bằng Excel

– Đây là báo cáo cho phép bạn xem được số tồn đầu, tồn cuối và lượng nhập/ xuất trong kỳ chi tiết từng mã vật tư. Bao gồm các cột : Mã vật tư, tên vật tư, đơn vị, Số Lượng Thành tiền của ( Tồn đầu, nhập trong kỳ, và tồn cuối kỳ.

– Đây là một báo cáo tự động, được lấy dữ liệu từ bảng kê nhập xuất.

– Bạn chỉ cần copy mã vật tư vào cột vật tư ( Lưu ý: Mỗi vật tư chỉ copy 1 lần , không trùng lặp )

– Tên vật tư và Đơn vị : Bạn cũng dùng hàm Vlookup để lấy dữ liệu từ danh mục vật tư đã lập ở sheet 1.

– Tại cột số lượng , thành tiền của Nhập trong kỳ và Xuất trong kỳ bạn dùng đến hàm Sumif để lấy tổng dữ liệu từ bảng kê nhập xuất tồn.

– Hàm Sumif : là hàm quan trọng nhất trong quản lý kho vật tư bằng Excel, đó là hàm tính tổng với điều kiện. Sẽ giúp ta tính được tổng số lượng nhập/ xuất của 1 mã hàng từ danh sách rất nhiều lần nhập/ xuất khác nhau.

– Công thức: =SUMIF(‘Nhập xuất’!$G$7:$G$5003,’Nhập xuất tồn’!$A5,’Nhập xuất’!$J$7:$J$5003)

– Tại cột Tồn cuối kỳ : bạn chỉ cần nhớ công thức

 Số lượng tồn = Số lượng nhập – Số lượng bán

=>Như vậy, với một vài thao tác đơn giản như trên, bạn đã tự thiết kế cho mình một file quản lý kho vật tư thật hiệu quả và nhanh chóng.

3. Một số hạn chế khi quản lý kho vật tư bằng Excel

– Không có tính bảo mật, độ an toàn cho dữ liệu kém do đây là phần mềm offline, mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên một máy tính. Hơn nữa, nếu trong quá trình làm việc, máy tính gặp trục trặc hoặc người dùng sơ ý thì việc mất dữ liệu hoàn toàn có thể xảy ra.

– Các hàm trong excel khá phức tạp, do vậy người dùng phải thực sự hiểu về các hàm này mới có thể sử dụng tốt. Đây là hạn chế khá lớn vì không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ nhân viên giỏi đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ.

– Khi quản lý nhập xuất hàng hóa bằng Excel, nhân viên sẽ phải nhập liệu thủ công trên file. Điều này rất dễ dẫn đến sai sót hoặc nhầm lẫn đặc biệt khi số lượng hàng hóa quá lớn.

Nếu doanh nghiệp cần một công cụ hỗ trợ linh hoạt trong thống kê xem xét dữ liệu ngay cả khi lượng hàng hóa quá lớn và đa dạng về mẫu mã thì thật tiếc, excel không làm tốt việc này.

– Cập nhật thông tin không kịp thời. Tuy file Excel quản lý kho đơn giản nhưng nó lại không hỗ trợ việc cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác. Khi có sự thay đổi về hàng hóa trong kho, nhân viên kho sẽ phải kiểm kho mới có được số lượng chính xác để báo với các bộ phận khác.

– Nếu doanh nghiệp có các thiết bị ngoại vi hỗ trợ công tác quản lý kho vật tư thì excel sẽ không hỗ trợ kết nối với chúng.

THAM KHẢO: Các khóa học kế toán Doanh nghiệp chuyên sâu

Hy vọng, với bài viết này các bạn có thể tự xây dựng cho mình một file Excel trong công việc quản lý kho vật tư hiệu quả đơn giản nhất! Kế Toán Việt Hưng sẵn sàng chia sẻ mọi kiến thức đến các bạn đọc trên trang Ketoanviethung.com.vn!

Chúc các bạn thành công!