Cách xuất hóa đơn – Hóa đơn GTGT là một trong những loại hóa đơn quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp thuộc ngành thương mại, dịch vụ, xây lắp, xây dựng,… Loại hóa đơn này đòi hỏi tính chính xác cao và những nguyên tắc nhất định khi viết, nhằm đảm bảo phù hợp, không làm trái quy định Bộ tài chính. Vậy cách xuất hóa đơn GTGT như thế nào? Bài viết ngày hôm nay Kế toán Việt Hưng sẽ cùng các bạn tìm hiểu về chi tiết cách xuất hóa đơn chứng từ đúng quy trình.
1. Quy định về việc lập hóa đơn GTGT
Tại Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định về việc lập hóa đơn GTGT cụ thể như sau.
Khi lập hóa đơn GTGT phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định trên hoá đơn. Trên hoá đơn GTGT phải:
– Ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế.
– Đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Không được tẩy xóa, sửa chữa;
– Phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ;
– Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).
– Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
– Hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn (cách xuất hóa đơn)
2. Thời điểm lập hóa đơn GTGT
Tại Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định rõ về thời điểm lập hóa đơn tài chính khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như sau:
– Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền…
– Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng…
– Ngày lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan (cách xuất hóa đơn)
3. Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn GTGT
3.1 Cách viết ngày, tháng, năm
– Chính là thời điểm lập hóa đơn đã nêu ở trên
3.2 Thông tin người bán hàng
– Không phải viết vì đã được in sẵn ở trên hóa đơn
3.3 Thông tin người mua hàng
– “Họ tên người mua hàng”: Là người trực tiếp đến mua và giao dịch với công ty bán. Trong trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn thì ghi là: “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”
– “Tên đơn vị”: là tên công ty của bên mua đúng như tên giấy phép ĐKKD
– “ Địa chỉ”: là địa chỉ công ty của bên mua đúng như tên giấy phép ĐKKD. Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp
– “Mã số thuế”: Là mã số thuế của bên mua được cấp theo giấy chứng nhận ĐKKD, đăng ký thuế (cách xuất hóa đơn)
– “Hình thức thanh toán”:
+ Nếu thanh toán bằng tiền mặt ghi: TM
+ Nếu thanh toán bằng chuyển khoản ghi: CK
+ Nếu chưa xác định được phương thức thanh toán ghi: TM/CK
3.4 Viết bảng kê khai chi tiết hàng hóa bán ra
– Cột số thứ tự: Ghi lần lượt số thứ tự các loại hàng hóa mà người mua hàng đến mua
– Cột Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi chi tiết, cụ thể tên hàng hóa mà bạn bán ra (tên, mã, ký hiệu của hàng hóa)
Lưu ý:
+ Nếu có quy định mã hàng hoá, dịch vụ để quản lý thì phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá
+ Các loại hàng hoá cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hoá đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hoá mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu
+ Các trường hợp là hoá đơn điều chỉnh: Thì phải ghi rõ điều chỉnh sai sót, tăng, giảm của hoá đơn số bao nhiêu, ký hiệu, ngày tháng năm
– Cột đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa mà mình bán ra (cách xuất hóa đơn)
Lưu ý: Trường hợp kinh doanh dịch vụ trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”
– Cột số lượng: Ghi rõ số lượng hàng hóa bán ra
– Cột đơn giá: Ghi rõ đơn giá của một đơn vị hàng hóa (giá chưa VAT)
– Thành tiền: Là số tiền mà người mua phải trả bằng đơn giá nhân với số lượng của hàng hóa đó (= cột số 4 x cột số 5)
Lưu ý:
+ Sau khi viết hoàn thiện, gạch chéo phần bỏ trống trong bảng (nếu có), bắt đầu từ trái qua phải
+ Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.
3.5 Phần tổng cộng
– Cộng tiền hàng: Là tổng số tiền ở cột thành tiền .
– Thuế suất thuế GTGT: Ghi mức thuế suất của hàng hóa dịch vụ (hiện tại có 3 mức là: 0%, 5%, 10%,). Nếu là hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, được miễn thuế GTGT thì chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất thuế GTGT không ghi và gạch bỏ (\). Nếu là hàng thuế suất 0% thì viết là “0”
– Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của dòng “Cộng tiền hàng” và “Tiền thuế GTGT”
– Số tiền viết bằng chữ: Viết chính xác số tiền bằng chữ ở dòng “Tổng cộng tiền thanh toán” (cách xuất hóa đơn)
Lưu ý:
+ Không được làm tròn số tiền lẻ trên hóa đơn GTGT
+ Đồng tiền trên hóa đơn là đồng tiền Việt Nam. Trường hợp thu ngoại tệ, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.
+ Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá
3.6 Ký tên
– Người mua hàng: Người đi mua hàng kí tên
+ Đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên. Nhưng người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX (cách xuất hóa đơn)
– Người bán hàng: người lập hóa đơn ký tên
– Thủ trưởng đơn vị: Thủ trưởng đơn vị là Giám đốc, yêu cầu: Ký sống, đóng dấu, ghi rõ họ tên
Lưu ý: Nếu giám đốc đi vắng thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu treo vào góc trên bên trái của 3 liên.
Trên đây là toàn bộ bài viết về chủ đề Chi tiết cách xuất hóa đơn chứng từ đúng quy trình. Hãy đến Việt Hưng để tham gia các Khoá học kế toán online uy tín tại Trung tâm!