Hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT) là một trong những loại hóa đơn đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế. Đây là loại hóa đơn đòi hỏi tính chính xác cao và những nguyên tắc nhất định khi viết, với mục đích đảm bảo phù hợp với các quy định của Bộ Tài chính. Với bài viết này, Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn Cách viết hóa đơn giá trị gia tăng mới nhất năm 2019.
1. Tổng quan về hóa đơn GTGT là gì?
1.1 Khái niệm
Hóa đơn giá trị gia tăng hay còn gọi là hóa đơn đỏ, là hóa đơn chính thức do Bộ Tài chính Việt Nam ban hành áp dụng cho các tổ chức cá nhân kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động: Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa; Hoạt động vận tải quốc tế; Xuất khẩu, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài; Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
Ngoài ra, với một số doanh nghiệp đảm bảo những điều kiện nhất định về vốn điều lệ có thể tự in hóa đơn GTGT dựa trên hệ thống phần mềm đã tạo lập sẵn và được quản lý, xác nhận trực tiếp bởi cơ quan thuế.
Các thông tin được trình bày trên Hóa đơn GTGT gồm có:
– Thời gian thực hiện giao dịch;
– Thông tin của nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
– Thông tin của khách hàng;
– Danh mục các loại hàng hóa, dịch vụ;
– Tổng giá trị hàng hóa dịch vụ, giá trị tính thuế GTGT, thuế suất GTGT và giá trị thuế GTGT.
– Phần ký tên xác nhận của người mua và người bán.
1.2 Một số quy định về việc lập hóa đơn GTGT
– Trên hoá đơn GTGT phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định giá bán, các khoản phụ phí (nếu có), thuế GTGT và tổng giá thanh toán đã bao gồm thuế; đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
– Không được tẩy xóa, sửa chữa trên Hóa đơn;
– Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên và lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
– Sử dụng cùng màu mực, loại mực không phai và không được dùng mực đỏ để viết hóa đơn.
– Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên
chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).
2. Hướng dẫn chi tiết cách viết hóa đơn GTGT
a, Viết ngày tháng năm
Mục ngày… tháng… năm thể hiện thời điểm lập hóa đơn.
– Đối với hóa đơn lần đầu: thời gian thể hiện trên hóa đơn là ngày chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
– Với hóa đơn điều chỉnh, hàng bán bị trả lại… thì ngày ghi trên hóa đơn sẽ là ngày hiện tại. Thông thường, thời gian sẽ trùng với ngày lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai hay là ngày trả lại hàng hóa.
b. Viết thông tin người mua hàng
Đây là phần cung cấp thông tin cụ thể của người mua hàng, bao gồm có họ tên người mua, tên đơn vị, địa chỉ và Mã số thuế của người mua hàng. Phần này được viết như sau:
– Dòng “Họ tên người mua hàng”: bạn cần ghi đầy đủ, chính xác họ và tên người mua. Nếu như khách hàng không lấy hóa đơn, bạn cần ghi là: “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”
– Dòng “Tên đơn vị”: ở phần này bạn cần ghi tên công ty của khách hàng theo đúng như tên giấy phép đăng ký kinh doanh.
– Dòng “Mã số thuế”: đây chính là mã số thuế của công ty đó được cấp theo giấy chứng nhận ĐKKD, đăng ký thuế.
– Dòng “Địa chỉ”: đây là địa chỉ của công ty mua hàng, bạn cần thể hiện đúng như trên đăng ký kinh doanh.
– Hình thức thanh toán: Có 2 hình thức thanh toán là bằng Tiền mặt (TM) hoặc qua Chuyển khoản (CK), trong trường hợp chưa xác định được hình thức thanh toán thì bạn có thể ghi là TM/CK.
c. Cách viết hóa đơn giá trị gia tăng Bảng kê khai chi tiết hàng hóa bán ra
– Bạn cần ghi lần lượt số thứ tự các loại hàng hóa mà người mua hàng đến mua vào Cột Số thứ tự.
– Ở Cột Tên hàng hóa, dịch vụ: ghi chi tiết, cụ thể tên hàng hóa mà bạn bán ra (bao gồm có: tên, mã, ký hiệu của hàng hóa).
– Các trường hợp là hoá đơn điều chỉnh: khi đó bạn cần phải ghi rõ điều chỉnh sai sót, tăng, giảm của hóa đơn số bao nhiêu, ký hiệu, thời gian.
– Cột Đơn vị tính: ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa mà mình bán ra, ví dụ như các đơn vị thường gặp như: kg, cái, chiếc, m,… Đối với hóa đơn cung cấp dịch vụ kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”
– Cột Số lượng: cột này bạn cần thể hiện số lượng hàng hóa bán ra
– Ở Cột Đơn giá: bạn ghi rõ đơn giá của một đơn vị hàng hóa (giá chưa gồm thuế GTGT )
– Thành tiền: đây chính là số tiền mà người mua phải trả, được tính bằng đơn giá nhân với số lượng của hàng hóa đó (= cột số 4 x cột số 5)
Khi bạn đã hoàn tất các nội dung phía trên, hãy gạch chéo phần bỏ trống trong bảng (nếu có).
d. Thể hiện phần tổng cộng cách viết hóa đơn giá trị gia tăng
Ở phần này thể hiện giá trị của hàng hóa dịch vụ, thuế và giá thanh toán mà người mua phải trả.
– Với cột Cộng tiền hàng, bạn cần ghi rõ tổng số tiền ở cột thành tiền .
– Mục Thuế suất thuế GTGT: ghi mức thuế suất của hàng hóa dịch vụ, ví dụ các mức hiện hành là 0%, 5% hay 10%.
Đối với các hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, được miễn thuế GTGT thì chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất thuế GTGT không ghi và gạch bỏ (\).
– Nếu trường hợp hàng hóa, dịch vụ chịu thuế suất 0% thì viết là “0”
– Tổng cộng tiền thanh toán: đây chính là tổng của dòng “Cộng tiền hàng” và “Tiền thuế GTGT”.
– Số tiền viết bằng chữ: bạn cần viết chính xác số tiền bằng chữ ở dòng “Tổng cộng tiền thanh toán”. Bạn cần nhớ là không được phép làm tròn số tiền lẻ trên hóa đơn GTGT.
Đồng tiền trên hóa đơn là đồng tiền Việt Nam. Trường hợp thu ngoại tệ, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt. Còn trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.
e. Hoàn thiện phần ký tên cách viết hóa đơn giá trị gia tăng
– Người mua hàng: Người đi mua hàng ký tên. Trong trường hợp mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên. Nhưng người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
– Người bán hàng: người lập hóa đơn ký tên
– Thủ trưởng đơn vị: Thủ trưởng đơn vị là Giám đốc, yêu cầu cần phải ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên.
Nếu giám đốc đi vắng thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu treo vào góc trên bên trái của 3 liên.
Như vậy là các bạn vừa đọc bài viết hướng dẫn cách viết Hóa đơn GTGT mới nhất năm 2019. Hy vọng bài viết giúp ích cho bạn trong công việc hàng ngày, cụ thể là cách viết hóa đơn giá trị gia tăng. Hẹn gặp lại các bạn ở những bài viết sắp tới!